Author Archives: admin

XML-bestandsformaten voor Office-applicaties: duurzame belofte ?

1 december 2007

Sinds het bestaan van XML wordt het gezien als een middel voor interoperabiliteit van documenten over platformen heen en als een middel voor het duurzame bestaan van documenten, dankzij het feit dat het een ‘open’ standaard is. Dat argument is vooral gangbaar in overheidsorganen waar de duurzame bewaring in de tijd over platformen heen een belangrijk item is, gezien de verantwoordelijkheid van deze organen archieven te vormen voor toekomstig cultuur-historisch onderzoek. Het gebruik van XML zou documenten op lange termijn toegankelijk te houden, mits de afgeleide XML-schema’s voor de gegenereerde bestandsformaten de algemene karaktertrekken van XML blijven behouden. In dit artikel analyseren we de gangbare XML-bestandsformaten voor Office-applicaties juist op die argumenten: zijn ze open, interoperabel en duurzaam,

Continue reading →

GIS en duurzaamheid. De toegankelijkheid van digitale geografische informatie door de tijd

23 november 2007

In de afgelopen tien jaar heeft het gebruik van geografische informatiesystemen bij waterbeherende overheidsinstellingen als het waterschap Zeeuwse Eilanden een hoge vlucht genomen. Het Geografisch Informatie Systeem (GIS) neemt binnen de informatievoorziening van deze organisaties een steeds meer centrale positie in. Het gevolg hiervan is dat het GIS in toenemende mate procesgebonden informatie bevat, die een belangrijke rol kan spelen in zowel de eigen bedrijfsvoering als de politieke en juridische verantwoording. Dit artikel richt zich voornamelijk op het vinden van een oplossing voor het toegankelijk houden van digitale geografische informatie ten behoeve van een derde belangengroep, die van de toekomstige historisch onderzoekers.Aan de hand van twee voorbeelden uit de dagelijkse praktijk van het waterschap wordt de werking en duurzaamheidsproblematiek van het GIS onderzocht, namelijk de bodemkwaliteitskaarten en het project ‘Zeekoe’. In beide gevallen blijkt dat zowel het bedrijfsvoerings- als verantwoordingsbelang beter gewaarborgd zijn dan het cultuur-historisch belang. Er wordt een tweetal oplossingsrichtingen onderzocht: enerzijds het met periodieke intervallen bevriezen van de database en anderzijds het toegankelijk houden van de digitale geografische bestanden binnen het netwerk van de archiefvormer, eventueel in combinatie met de toepassing van waardering en selectie. Waardering en selectie kunnen worden toegepast door middel van het gebruik van metadata. Door het koppelen van de juiste metadata aan geografische bestanden kunnen deze al aan de bron, dat wil zeggen bij het ontstaan, worden gekenmerkt als ‘te bewaren’ of ‘te vernietigen’ Bestanden die voor openbaarmaking in aanmerking komen kunnen toegankelijk worden gemaakt met behulp van internettechnologie. Samenwerkingsverbanden tussen de Nederlandse overheden als Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) scheppen hiervoor het juiste klimaat. Een belangrijk recent initiatief van het Waterschapshuis is WaterschapsNet, dat als doel heeft de elektronische dienstverlening aan de burger te verbeteren. Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een cluster geografie, waarin (historische) geografische informatie van de waterschappen kan worden geraadpleegd. De toekomstige beheerders van de geografische informatie, waaronder regionaal historische centra zoals het Zeeuws Archief, dienen te worden betrokken in het bepalen van de content van dergelijke clusters. Hoe de duurzaamheid, ofwel de authenticiteit, toegankelijkheid en leesbaarheid op de lange termijn kan worden gewaarborgd is echter nog onvoldoende duidelijk. Het toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden nog steeds de enige bruikbare methode.

Continue reading →

20 indicatoren voor de kwaliteit van de Documentaire Informatievoorziening

Tool 8

Ontwikkeldatum:

13 maart 2004

Ontwikkeld door:

Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:

Versie 1.4

Versiedatum:

20 november 2007

Verspreiding:

Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:

Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:

Kwaliteit moet afgemeten worden aan indicatoren, die gezamenlijk een beeld geven van de totale status quo van de documentaire informatiehuishouding van een organisatie. Van Bussel Document Services heeft een tool ontwikkeld, waarin de 20 belangrijkste indicatoren voor kwaliteit van de documentaire informatiehuishouding zijn opgenomen. De indicatoren zijn afkomstig uit een veel grotere tool, met name gericht op de inrichting van governance- en compliance-structuren binnen organisaties.

Download bestand

Livre: bijdragen over document management, innovatie en open source

15 oktober 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel iedere twee maanden een achtergrondartikel op Livre. Open, Vrij en Duurzaam. Livre biedt een een frisse kijk op open, vrije en duurzame ICT innovatie met thema’s als open standaarden en open source software, Software as a Service (SaaS), open content, open acces, Web 2.0, Voice over IP en Internet. Livre fungeert als podium voor nieuws, achtergronden, columns en opinies. Livre, in juni 2004 begonnen als OpenMagazine, is volledig onafhankelijk en vaart haar eigen koers. Livre is ook een interactief kennisplatform. Bij alle verhalen die worden gepubliceerd, bestaat de mogelijkheid om te reageren. Bovendien zijn gerelateerde verhalen met elkaar verbonden aan de hand van tags (te vinden onderaan iedere pagina). Het forum van Livre biedt de mogelijkheid om kennis en ervaringen te delen. Daarnaast is er een uitgebreide pool van documenten (onderzoeksrapporten, scripties et cetera) aanwezig die gratis zijn te downloaden.

Continue reading →

Op zoek naar de herinnering….

Een reeks artikelen over content als driver van performance

3 mei 2007

In 1995 startte ik samen met Ferdinand Ector een onderzoek naar het effect van content op de performance van organisaties. In 2006 beëindigden we onze laatste praktijkcasus en besloten we onze bevindingen in definitieve vorm vast te gaan leggen. Uiteraard zijn een aantal publicaties in de afgelopen jaren voortgevloeid uit dit onderzoek. Enkele artikelen zijn op vbds.nl gepubliceerd, zoals ‘Building the record keeping system’. In dit artikel hebben wij de gist van ons concept vastgelegd. In de reeks artikelen die onder ‘Op zoek naar de herinnering…’ zal verschijnen zullen wij ons concept tot in detail uitwerken en onderbouwen op basis van wetenschappelijke literatuur en uitgevoerde praktijkcasussen. De kern van onze stelling is dat performance van bedrijfsprocessen slechts te bereiken is als twee prestatiedoelstellingen worden gerealiseerd: doelmatigheid en rechtmatigheid. Beide prestatiedoelstellingen representeren zich middels de informatie- en de verantwoordingsfunctie van de informatiehuishouding van een organisatie. Dat laatste wordt de laatste jaren ook ‘compliance’ genoemd. Wij denken dat rechtmatigheid slechts kan worden bereikt indien een verantwoordingssysteem (ook wel ‘record keeping system’ genoemd) binnen de organisatie wordt geïmplementeerd, dat de kwaliteit van de content, gebruikt voor bewijs- en verantwoordingsdoeleinden, garandeert. Dit verantwoordingssysteem richt zich met name op die content die rechtstreeks gebonden is aan de bedrijfsprocessen waarin ze een rol speelt, en de metadata die betekenis geven aan deze content. In ‘Op zoek naar de herinnering…’ wordt aandacht besteed aan ‘organizational memory’ en ‘content auditing’ als middelen om de verantwoordingsfunctie van iedere organisatie te realiseren. In het verantwoordingssysteem worden context, kwaliteit, waardering, behoud en logistiek van content gewaarborgd. In 2007 en 2008 zullen de overige bijdragen aan ‘Op zoek naar de herinnering…’ verschijnen.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector

Continue reading →

Bewaren en Bewijzen: de update

2 april 2007

De hoeveelheid gegevens binnen een organisatie is enorm. Naast papieren informatiestromen spelen elektronische informatiestromen steeds vaker een rol. Op papier georiënteerde processen, alsmede complete papieren administraties worden in snel tempo gedigitaliseerd. Nieuwe authenticatiemethoden, zoals de elektronische handtekening, maken elektronische transacties (op afstand) mogelijk. Waar voorheen een fysiek document voorzien van een handtekening nodig was om authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid te waarborgen, kunnen nu met één druk op de knop over grote afstanden overeenkomsten rechtsgeldig tot stand komen. Het doel van deze brochure is helderheid verschaffen in de beleidsmatige en juridische eisen en aanbevelingen voor de (digitale) opslag van gegevens en de bewijskracht van deze gegevens. Daarnaast worden praktische en organisatorische handvatten gegeven hoe u risico’s kunt ondervangen en gegevens veilig en betrouwbaar kunt bewaren zodat de bewijskracht gewaarborgd blijft. Hiermee kunt u de bewijskracht van opgeslagen (digitale) gegevens binnen en van uw organisatie verhogen. In deze brochure krijgt u antwoord op de vragen:

• Welke gegevens moet ik bewaren en voor hoe lang?
• Welke processen horen er bij (digitale) opslag van gegevens en waarom?
• Hoe kan ik de antwoorden op bovenstaande vragen praktisch organisatorisch implementeren?

Buiten de scope van de brochure Bewaren en Bewijzen vallen technische implementatie en sectorspecifieke gegevens. De brochure is een update van de in 1998 door NEN/EDIforum uitgegeven eerste versie. De brochure is deze maal tot stand gekomen op initiatief van ECP.nl met medewerking van een werkgroep specialisten, onder voorzitterschap van Geert-Jan van Bussel. De hoofdredactie van de brochure was in handen van Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté. Marjolijn Durinck en Inge Aarts (beide werkzaam bij ECP.nl) voerden de eindredactie.

Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté

Continue reading →

Een digitale paradox ? Een onderzoek naar de samenloop van de WOB en de Databankenwet

24 januari 2007
Door de evolutie van digitale technologie neemt het denkbaar bereik van, en de mogelijke toegang tot informatie toe. De komst van het internet en het World Wide Web hebben gezorgd voor optimale informatieproductie, -opslag en –distributie, waarmee burgers in principe maximaal toegang krijgen tot digitale informatie. De overheid bevordert op allerlei manieren digitale ontsluiting en openbaarmaking van overheidsinformatie. Openbaarheid is geen doel op zichzelf maar is onder meer van belang bij het verkrijgen van steun van burgers voor het overheidshandelen. Juist in de huidige tijd is openbaarheid daarom van cruciaal belang. Alom wordt geconstateerd dat de distantie tussen burgers en overheid is vergroot. Overheidshandelen zonder maatschappelijk draagvlak dupeert de democratische verhoudingen. Het is mede daarom dat het belang en de waarde van actieve openbaarheid en maximale transparantie van de overheid volop in de belangstelling staan. Volgens sommigen is actieve openbaarheid zelfs een kerntaak van de overheid. Openbaarheid van overheidsinformatie heeft daarnaast ook historische, culturele en educatieve waarde. De openbaarheid van overheidsinformatie wordt wellicht tenietgedaan middels intellectueel eigendomsrecht. Onder een paradox wordt verstaan ‘een schijnbare tegenstrijdigheid, stelling of uitspraak die schijnbaar ongerijmd is, maar bij nader onderzoek waar blijkt te zijn.’ Er wordt in dit kader wel gesproken van een digitale paradox: door digitalisering is het mogelijke bereik van de overheid naar burgers enorm toegenomen; anderzijds wordt de openbaarheid van informatie mogelijk gefrustreerd door intellectuele eigendomsrechten van belanghebbenden. In dit artikel wordt verslag gedaan van een onderzoek naar de samenhang tussen de Databankenwet en de Wet openbaarheid van bestuur (voortaan: WOB). De vraag is: belemmert de Databankenwet wellicht actieve, online openbaarheid, conform de WOB, van informatie opgenomen in databanken?

Emiel Mettes

Continue reading →

Records Management: een onmisbare compliance- en performance resource ?

22 december 2006

Records Management heeft de afgelopen jaren, met name in de Verenigde Staten, grote aandacht gekregen, vooral voor wat betreft de rol die het kan spelen in het kader van compliance en het bereiken daarvan. Toch blijkt het problematisch om het management te overtuigen van het belang van records management, niet alleen voor compliance, maar ook voor het bereiken van kostenvoordelen, betere procesperformance en een betere informatievoorziening en -infrastructuur. We hebben hier een viertal white papers opgenomen die vanuit verschillend gezichtspunt het belang van records management benadrukken. De eerste white paper probeert vanuit het gezichtspunt van EMC aan te geven waarom een bedrijf records management moet implementeren, wat de voordelen zijn en op welke wijze het methodisch kan worden gerealiseerd. De tweede paper is van Xerox en richt zich met name op de integratie van ‘electronic records management’ binnen document management; als voorbeeld wordt Xerox’ eigen product DocuShare gebruikt. De derde publicatie is een uitgebreide studie van Cohasset Associates op basis van FileNet Records Manager naar de kostenvoordelen die op basis van records management kunnen worde gerealiseerd. Het is een interessante studie, die ook voor Nederlandse implementatietrajecten, en niet alleen van FileNet producten, erg nuttig is, omdat er zich geboden wordt op baten van records management. In de kosten-baten analyses zijn de baten van records management vaak moeilijk te concretiseren. Deze studie kan hierbij van groot nut zijn. De laatste publicatie hier richt zich op het door Cohasset ontwikkelde concept van ‘Assured Records Management’. In opdracht van EMC indroduceert Cohasset hier een ‘structured methodology to significantly improve the retention and disposition of valued electronic information assets. De paper sluit af met een ‘self assessment’, waarbij als afsluiting wordt aangegeven dat ‘organizations that fail this self assessment are at substantial risk and need to get moving on the road to Assured Records Management’. Mijn evaluatie van deze vragenlijst leidt tot de conclusie dat voor vele Nederlandse organisaties deze afsluiting zeer toepasselijk is….

Continue reading →

Information Lifecycle Management en Archivering: de visie van SUN Microsystems

3 augustus 2006

Information Lifecycle Management (ILM) is de laatste jaren binnen de opslagwereld een hot item geworden. ILM richt zich op het management van de lifecycle van informatie, met name door het gebruik van diverse opslagsystemen, die de kosten van oplsag op de wat langere termijn in de hand houden. ILM richt zich sterk op een hardware-omgeving; dit is ook niet verwonderlijk aangezien de grote voorstanders van ILM hardwareleveranciers zijn van grote ‘storage en retrieval’-systemen. SUN Microsystems heeft een aantal white papers gepubliceerd die ILM en archivering op langere termijn met elkaar verbinden. Deze zes white papers (verspreid uitgebracht) zijn door ons verzameld en in een logische volgorde geplaatst. Deze white papers zijn vooral voor DIV-ers en archivarissen erg nuttig om te zien hoe een vooraanstaande leverancier van opslagsystemen tegen archivering aankijkt. De white papers geven inzicht in de visie en de argumenten van leveranciers van opslag-hardware. Dit is erg nuttig in de discussies met automatiseerders en leveranciers van soft- en hardware en maakt het makkelijker implementatietrajecten van ILM te beoordelen.

Continue reading →

De status van ODF: de waarde en de betekenis

27 juni 2006

De ODF Alliance heeft een aantal white papers gepubliceerd over het ODF-formaat, die de moeite waard zijn om te lezen. Deze brochures gaan in op de waarde die het Open Document Formaat heeft voor een organisatie en datgene waarvoor het formaat bij uitstek geschikt is: duurzame bewaring en toegankelijkheid van digitale documentbestanden. De brochures maken helder waarom met name overheden een gestandaardiseerd open bestandsformaat als uitgangspunt dienen te nemen.

ODF Alliance

Continue reading →

Documentbeheer: een onvermoede goudmijn !

24 mei 2006

Het implementeren van document management kost veel tijd en energie. Is document management wel rendabel ? En hoe pak je het proces aan om er zeker van te zijn dat de voordelen worden benut ? Universitair docent Document Management aan de Open Universiteit en vakredacteur van Facto Magazine Maarten van Veen aan tafel met drie directeuren in het werkveld van documentbeheer.

Dennis Mensink

Continue reading →

Substitutie: waarborgen voor een wettelijke regeling

Tool 7

Ontwikkeldatum
3 mei 2006

Ontwikkeld door
Van Bussel Document Services

Status
Versie 1.0

Versiedatum
3 mei 2006

Verspreiding
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie
Artikel 7 van de Archiefwet geeft iedere zorgdrager in principe de mogelijkheid om archiefdocumenten te vervangen door reproducties, waarbij de te vervangen documenten vernietigd kunnen worden. Dit wordt in de wet substitutie genoemd. Voor substitutie is een machtiging nodig van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of van Gedeputeerde Staten, daar waar het gemeenten en waterschappen betreft. Na substitutie nemen de reproducties de plaats in van de oorspronkelijke documenten; ze worden daarmee archiefdocumenten in de zin van de Archiefwet.

Substitutie kan enkel en alleen plaatsvinden als er sprake is van juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefdocumenten voorkomende gegevens. Substitutie wordt toegepast als op papier geplaatste archiefdocumenten digitaal worden gemaakt of omgekeerd. Als daarnaast blijvend te bewaren archiefdocumenten onvoldoende duurzaamheid hebben om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn dan is de zorgdrager verplicht tot substitutie.

Juist die termijn van ‘honderd jaar’ is een probleem; zonder organisatorische waarborgen is geen enkele gebruikte informatietechnologie in staat om aan die eis te voldoen. De enige uitzondering hier is wellicht microfilm, alhoewel vraagtekens gesteld kunnen worden bij ‘raadpleegbaarheid’. De volledige context van de archiefdocumenten gaat bij microverfilming immers verloren. Sommige papiersoorten zullen de genoemde periode ook kunnen doorstaan, maar dat geldt niet altijd voor de toners van de laserprinters of de inkt van de inktjetprinters die gebruikt worden om dat papier te bedrukken. De digitalisering heeft andere, welbekende duurzaamheidsproblemen.

De duurzaamheidsproblemen van microfilm en papier zijn in ieder geval minder dan die veroorzaakt door de digitalisering. Desondanks vindt substitutie van digitaal naar papier (formeel) niet plaats. Uiteraard worden in de praktijk voortdurend electronisch gegenereerde documenten gemigreerd naar papier (ook de uiteindelijk te bewaren documenten), maar er is nog nooit een machtiging daarvoor aangevraagd. Of er sprake is van juiste en volledige weergave van de opgenomen gegevens valt te betwijfelen. De originele archiefdocumenten worden echter vervangen door papieren exemplaren, die vervolgens als de archiefexemplaren worden beschouwd. Er is dus ontegenzeggelijk sprake van substitutie. In sommige gevallen wordt deze substitutie zelfs gestimuleerd, bijvoorbeeld daar waar de e-mail-strategie gericht is op het afdrukken van de oorspronkelijke mails. Hoewel er voor deze substituties in principe machtigingen nodig zijn, deze evenwel nooit worden aangevraagd, zou actie van de Rijks- en Provinciale archiefinspectie noodzakelijk zijn. Deze blijft echter uit.

Substitutie-aanvragen worden in de praktijk met name aangevraagd voor migraties van (grote) papieren bestanden naar digitale documentenbestanden (bijvoorbeeld bouwvergunningen). Over deze aanvragen wordt over het algemeen negatief beschikt. Hoewel bij het scannen van papieren bestanden en het maken van een image (een afspiegeling) van elk papieren document over het algemeen sprake is van juiste en volledige weergave van de opgenomen gegevens bestaat er te weinig vertrouwen in de electronische beheersomgevingen en te veel vertrouwen in de traditionele technologie van microfilm en papier om deze substituties toe te staan. Er bestaat dus een zekere inconsistentie in het omgaan met substitutie: aan de ene kant gebeurt het continue, zonder machtiging en zonder actie daartegen, aan de andere kant worden machtigingen tot substitutie niet ingewilligd, omdat er geen vertrouwen bestaat in de beheerssituatie na vervanging. Aan de ene kant voortdurende vervanging zonder machtiging, waarbij de authenticiteit van de archiefdocumenten zeer problematisch is; aan de andere kant de authenticiteit van papieren documenten voorop stellen om substitutie naar een digitale vorm tegen te houden.

Zoals eerder opgemerkt is er geen enkele gebruikte informatietechnologie die de absolute garantie kan bieden dat na honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang in raadpleging is te constateren. Dat betekent dat substitutie alleen dan kan plaatsvinden als de nodige maatregelen genomen worden om de raadpleging van de archiefdocumenten te waarborgen. Die maatregelen zijn voor een deel informatietechnologisch van aard, maar voor het belangrijkste deel organisatorisch van karakter. Om substitutie (en eigenlijk iedere operatie waarbij archiefdocumenten worden vervangen door eenzelfde exemplaar op een ander medium) mogelijk te maken zal een ‘gecontroleerde omgeving’ moeten worden ingericht.

Vervanging kan in principe enkel worden toegepast als de kwaliteitskenmerken van de archiefdocumenten worden gewaarborgd. Dit betekent dat authenticiteit, integriteit, controleerbaarheid en historiciteit ingevuld worden op een manier die vorm, structuur en inhoud van de vervangen archiefdocumenten behoudt. Wij hebben een wijze van aanpak ontwikkeld op basis waarvan substitutie kan worden uitgevoerd, met in acht neming van de bestaande wet- en regelgeving. Deze wijze van aanpak dient op ieder te substitueren bestand te worden toegepast.

Download bestand

De toekomst van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV)

4 maart 2006

Dit artikel is het resultaat van een onderzoek naar de toekomst van de afdeling DIV binnen organisaties. In de eerste plaats worden de begrippen ‘informatiemanagement’, ‘document management’, ‘records management’ en ‘knowledge management’ tegen elkaar afgezet om de verschillen en relaties duidelijk in kaart te brengen. Vervolgens wordt aandacht besteed aan de geschiedenis van informatiemanagement in organisaties, in het perspectief van zowel de modernistische traditie waarin informatiesystemen ontstaan, als de postmodernistische ‘informatie-explosie’. In het tweede gedeelte van dit artikel wordt expliciet gekeken naar het ontstaan en de taken van de afdeling Documentaire InformatieVoorziening (DIV) als reactie op deze filosofische paradigma’s. Tot slot staat de literatuur speculatie toe over een aantal toekomstige ontwikkelingen binnen de afdeling.

Evert Florijn

Continue reading →

Personeelsgesprekken en personeelsdossiers

Tool 6

Ontwikkeldatum:
12 september 2001

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:
Versie 1.3.

Versiedatum:
17 februari 2006

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
Er zijn drie momenten in de aansturing van een medewerker: het maken van afspraken (con-tracting), het volgen en bijsturen van de uitvoering (functioneren) en het beoordelen van re-sultaten (beoordeling). Deze drie momenten kunnen het beste mondeling plaatsvinden en en de uitkomsten daarvan schriftelijk worden vastgelegd. De wijze waarop personeelsgesprekken worden gevoerd is een handige tool om cyclisch personeelsgesprekken te voeren en een deugdelijk personeelsdossier aan te leggen. In deze tool wordt tevens aangegeven wat in een dergelijk personeelsdossier dient te worden opgenomen.

Building the record keeping system

2 februari 2006.

In 2001 verscheen een artikel waarin wij verslag deden van een onderzoek waarin een organisatiekundige, informatiekundige en archiefkundige invalshoek werden gecombineerd bij het verbeteren van de performance van bedrijfsprocessen. Wij stelden daarin, op basis van uitgebreid onderzoek en diverse casestudies dat het archivistische concept van het ‘record keeping system’ gebruikt kon worden als een instrument om de performance van de documentstromen binnen bedrijfsprocessen te verbeteren, en dus, als gevolg daarvan, ook de performance van de bedrijfsprocessen zelf. Het artikel zelf verscheen in de Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences. Op dit congres is de bijdrage ook gepresenteerd. Het artikel is een samenvatting van de theorie zoals wij die hebben ontwikkeld aangaande de bedrijfskundige betekenis van een archivistisch georiënteerde inrichting van de informatiehuishouding.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector
Gert van der Pijl
Pieter Ribbers

Continue reading →

Procedure voor een software audit

Tool 5

Ontwikkeldatum:
8 mei 2003

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:
Versie 3.7.

Versiedatum:
4 januari 2006

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Taal:
Engels

Korte introductie:
Een diepgaande software-audit wordt slechts sporadisch uitgevoerd, zo merken wij in onze praktijk regelmatig. In 2003 hebben wij daartoe een procedure uitgewerkt om deze audits op een gestructureerde manier uit te voeren. Zeker met de steeds grotere nadruk op compliance is het toetsen van applicaties op hun werking een belangrijke operatie geworden. Ook voor document- en records managementapplicaties is (gezien hun bedrijfskritische betekenis) een periodieke audit noodzakelijk.

De Zaagtand Methodiek

24 december 2005

Ontwikkeldatum:
2002

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services

Status:
Versie 2.1

Versiedatum:
24 december 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
De zaagtand-methodiek is gericht op de verbetering van de productiviteit door op een eenvoudige wijze de effectiviteit van prestaties te kunnen wegen. De methode is vooral gericht op staf- en ondersteunende afdelingen, dus komt voor document management-afdelingen in aanmerking.

Test- en pilot-procedure voor de selectie van software

23 december 2005

Ontwikkeldatum:
16 mei 2003

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services

Status:
Versie 4.2.

Versiedatum:
27 november 2004

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
In onze praktijk merken wij zeer regelmatig dat testen van software slechts in zeer geringe mate worden uitgevoerd. Vaak wordt een test gecombineerd met een pilot. Wij beschouwen een test en een pilot als elkaar opvolgende stadia in het keuzetraject van een applicatie. We hebben een procedure ontwikkeld op basis waarvan het selectieproces van een applicatie effectiever en met grotere kans op succes kan doorlopen worden.

Honderd functionele eisen voor document (record) managementsystemen.

23 december 2005

Ontwikkeldatum:
26 juli 2005

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:
Versie 1.1.

Versiedatum:
23 december 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright.

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Bron:
Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004 (maart 2004).

Model:
Van Bussel Document Services V.O.F. heeft een model ontwikkeld waarin wordt aangegeven waaraan, rekening houdend met het voorgaande, document (record) managementsystemen moeten voldoen om een ‘gecontroleerde omgeving’ te kunnen realiseren voor de archiefdocumenten zoals die in deze systemen worden opgenomen. Dit model laat de gebruikte applicatie voor document (record) management voldoen aan de eisen die door wet- en regelgeving worden gesteld aan documentverwerking en –beheer. De applicatie maakt het vervolgens de organisatie mogelijk om compliance te realiseren. Dit model biedt zowel een richtlijn voor de inrichting van een gecontroleerd document (record) managementsysteem als een kader voor de toetsing daarvan.

Model-onderdelen:
1. Classificatie
2. Toegangscontrole, beveiliging en audit trail
3. Selectie- en bewaartermijnen, overbrengen, exporteren en vernietigen
4. Opnemen van archiefdocumenten
5. Identificatie
6. Zoeken, ter beschikking stellen en weergeven (presenteren)
7. Eisen voor het beheer van registratiegegevens
8. Overige functionaliteiten
9. Niet-functionele eisen.

Korte introductie:
Mede door de voortdringende digitalisering is records management zeer complex geworden. Aangevuld met strengere eisen vanuit wet- en regelgeving (Archiefwet, Archiefbesluit 1995; Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) worden de eisen die aan records management worden gesteld hoger. Standaarden en richtlijnen (NEN-ISO 15489-1, Informatie- en Archiefmanagement; Code voor Informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 17799:2002)) leggen in navolging van wet- en regelgeving expliciet nadruk op ‘information compliance’, de noodzaak voor een organisatie om zich te verantwoorden inzake de uitvoering en handhaving van wet- en regelgeving. Dit alles vereist een adequate organisatie, een goed gestructureerde en gedocumenteerde informatiehuishouding, een functionerend document management c.q. record management systeem (archiveringssysteem), een gedocumenteerde documentgeneratie en –afhandeling en duidelijke en vastgelegde verantwoordelijkheden die zeer expliciet zijn toegewezen. Deze aldus gerealiseerde omgeving dient voortdurend gecontroleerd te zijn, zodat compliance en rechtmatigheid verzekerd zijn. Records Management richt zich op procesgebonden informatie, dit wil zeggen al die informatie die gegenereerd wordt in bedrijfsprocessen van een organisatie. In principe behelst dit alle informatie die binnen een organisatie wordt gegenereerd. Een zeer belangrijk onderdeel van Records Management is Storage and Retrieval, de technologie die opslag en representatie van de opgeslagen informatie mogelijk maakt. Records Management richt zich dus op informatie die betrekking heeft op de functies, taken en processen van een organisatie. Als zodanig is Records Management een bedrijfskritische activiteit. Document management/ Records management applicaties hebben dan ook een bedrijfskritisch karakter: uitvallen ervan kan de bedrijfsvoering ernstig verstoren. Records Management is dan ook een zeer serieus te nemen thema, waarbij het inrichten van een gecontroleerde omgeving betreffende document management essentieel is.

Lijst van software functionaliteiten voor een DMS met RMA functionaliteit

22 december 2005

Ontwikkeldatum:
27 mei 2004

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services

Status:
Versie 4.1.

Versiedatum:
25 januari 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
Voor RMA-systemen zijn uitgebreide overzichten van functionele eisen beschikbaar. Het wordt wat moeilijker als Document Managment Systemen worden bekeken op hun records management-mogelijkheden. De onderstaande tool geeft snel inzicht in de mate waarop de betreffende applicatie voldoet aan een aantal basis-functionaliteiten voor archivering. De tool kan zijn diensten bewijzen tijdens demonstraties in het kader van aanbestedingstrajecten.