Van Bussel Document Services

Toegankelijkheid van een e-depot

25 september 2010

Frank van Meir schreef voor de afsluiting van zijn masteropleiding Archiefwetenschap een scriptie over de toegankelijkheid van een e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. De focus ligt op de elementen beleid, processen en procedures en personeel van het e-depot. Begrippen (zoals archief, metadata en context) die in dit kader relevant zijn worden verduidelijkt in relatie tot duurzame toegankelijkheid. Van Meir gaat in op de ontwikkelingen in de archief- en DIV wereld die betrekking hebben op duurzame toegankelijkheid van ‘born digital’ archiefdocumenten. Zijn uitdaging hierbij was om een brug te slaan tussen archief- en DIV wereld. Op basis van literatuuronderzoek zijn bouwstenen verzameld of geformuleerd om een model (representatiemodel) te ontwikkelen dat bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid van een e-depot. Het ontwikkelde model heeft de contextbenadering van een digitaal archief als uitgangspunt. De nadruk ligt op representaties en metadata, die niet alleen betrekking hebben op het archiefdocument, maar vooral op de interne en externe omgevingscontext van het archiefdocument. Dat houdt ook in dat gekeken is naar de wijze waarop archiefdocument en contextinformatie worden gemodelleerd. De toepasbaarheid van het representa-tiemodel is getoetst aan een gemeentelijk archief. Met het representatiemodel is een poging gedaan om antwoorden te vinden op de vooraf gestelde onderzoeksvragen. Met als hoofdvraag: Hoe is de toegankelijkheid van ‘born digital’ archiefdocumenten te borgen en te verzorgen voor een e-depot? Dit is een bewerkte versie, van de originele scriptie van mei 2010. In de originele versie is een verslag opgenomen van de toets van het representatiemodel. Deze is hier weggelaten waardoor de nadruk meer komt te liggen op het ontwikkelde model.

Frank van Meir

Share This:

Kwaliteitszorg bij archieven. Een vergelijkende studie naar kwaliteitszorg binnen erfgoedsector

25 september 2010

Kwaliteitszorg is in de archiefsector nog een relatief onbekend begrip, in tegenstelling tot andere erfgoedsectoren zoals bibliotheken en musea. Wordt door bibliothecarissen en museummedewerkers begin jaren negentig al uitgebreid gediscussieerd over het onderwerp kwaliteitszorg, bij archieven krijgt dit onderwerp pas sinds eind jaren negentig wat meer aandacht. Om die reden heeft één van de archivarissen van het Regionaal Archief Nijmegen, Hella Timmermans-Brandt, haar masterscriptie voor de studie Archiefwetenschap aan de Universiteit van AMsterdam, gewijd aan het onderwerp kwaliteitszorg. H et begrip kwaliteitszorg definieert zij in haar scriptie als het aansturen van een continu verbeterproces om zo aan de kwaliteitseisen te kunnen voldoen. In basis is kwaliteitszorg dus niets meer als het continue willen verbeteren van je product of dienst; een uitgangspunt dat elke archiefinstelling zal aanspreken. In deze scriptie wordt een introductie gegeven op het concept kwaliteitszorg. Vervolgens wordt op basis van vergelijkend onderzoek bij bibliotheken en musea een totaalvisie gepresenteerd op de wijze waarop kwaliteitszorg binnen de archiefsector vormgegeven kan worden. Hiermee vormt deze scriptie niet alleen een goede start voor elke archivaris die iets meer wil weten over kwaliteitszorg maar kan deze scriptie ook als uitgangspunt dienen bij bestuurders die kwaliteitszorg willen toepassen in het archiefbestel of in hun eigen organisatie.

Hella Timmermans-Brandt

Share This:

Selectie Sharen

28 januari 2009

Digitaal werken, digitaal opslaan, digitaal waarderen, digitaal selecteren. Zomaar een paar termen die in onze huidige informatiemaatschappij niet meer weg te denken zijn. Termen die vanzelfsprekend klinken, maar een wereld aan betekenis met zich mee dragen. Vooral voor de informatiespecialist en archivaris zijn deze termen van groot belang. Van traditionele papieren stukken en bescheiden is geen sprake meer. De tastbaarheid van papier heeft plaatsgemaakt voor het ongrijpbare en vluchtige van digitale informatie. Hoe zorg je als informatiespecialist en archivaris dat ook deze informatie tijdig gewaardeerd, geselecteerd en duurzaam bewaard blijft voor het nageslacht? Een uitdaging die al geruime tijd aan de horizon heeft gespeeld en waar nu geen weg meer voor terug is. In deze tijd moeten alle mogelijkheden gegrepen worden om digitale informatie en alles wat daarbij komt kijken, zowel voor het heden als de toekomst, beschikbaar te maken en te houden. In mijn dagelijkse praktijk bij de rijksoverheid zie ik ontwikkelingen richting het samen oppakken van bijvoorbeeld archiefachterstanden. Men denkt hierbij met name aan een organisatievorm (shared service center) waarbij de samenwerkende partijen hun capaciteiten en kennis op dit gebied bundelen om tot een resultaat te komen.De afgelopen decennia heeft het uitbesteden van voornamelijk ondersteunende diensten en processen buiten de kernorganisatie steeds meer aandacht gekregen. Het bedrijfsleven nam hierin het voortouw met de nieuwe organisatievorm, shared service center (ssc). Het doel van een shared service center is om zoveel mogelijk klanten te bedienen door middel van een gemeenschappelijke dienst, tegen een vooraf bepaalde prijs. Door schaalvergroting en bundeling van gelijksoortige activiteiten is het mogelijk om kostenbesparend te werken. Mijn interesse hierin werd gewekt toen het duidelijk werd dat de papieren achterstanden wel opgelost zullen worden, maar hoe staat het met de digitale achterstanden? Dit in combinatie met het shared service gedachte is onderwerp van mijn scriptie. Charlene Mac Donald studeerdeop deze scriptie af aan de Univeristeit van Amsterdam met de specialisatie Archiefwetenschap. Charlene werkt nu als hoofd documentaire informatievoorziening van het eiland Sin-Maarten.

Share This:

Documenten onder controle. Optimaliseer uw informatievoorziening

11 oktober 2009

Dit boek geeft inzicht in de wondere wereld van document management. Het is geschreven voor iedere professional die met documenten, document management en elektronische documentenverwerking in software in aanraking komt en die in zijn werkzaamheden moet bepalen wat de waarde, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid zijn van de informatie die in de geraadpleegde documenten is of wordt opgenomen. Document management raakt alle medewerkers in organisaties die opdrachten verwerken, zaken afhandelen, contractonderhandelingen voeren of beleid ontwikkelen. Of er alleen met papieren documenten wordt gewerkt, met elektronische documenten of met beide, maakt geen verschil. Document management heeft vele verschillende dimensies, kan vanuit vele verschillende gezichtspunten worden benaderd, maar dient voor iedereen te leiden tot een effectievere, efficiëntere en meer uniforme wijze van omgaan met documenten in de organisatie. De lezer krijgt allereerst uitleg over de hoofdprocessen van document management, dat wil zeggen over de selectie, de logistiek en het beheer van documenten. Het gaat om de wijze waarop de juiste documenten, op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomen. Het gaat over de kwetsbaarheid van elektronische documenten, over de problemen van digitale duurzaamheid en over de pragmatische oplossingen daarvoor. Het boek biedt inzicht in bewijs en compliance en biedt een aantal praktische tools om in de eigen organisatie te implementeren. Geert-Jan van Bussel schreef voor de Praktijkreeks Administratie van uitgeverij Kluwer een overzicht van wat documentaire informatievoorziening is.

Share This:

Het Nederlandse archiefbestel in ontwikkeling. Randvoorwaarden voor een nieuw bestel

10 juni 2008

Het Nederlandse archiefbestel is al een aantal jaren in beweging, maar niemand weet echt waarheen. Voor de redactie van het Archievenblad werd ik gevraagd een kort overzicht te geven van mijn ideeën over de ontwikkeling van dit bestel. Dat artikel is het waard eveneens op deze plek te worden gepubliceerd, aangezien het onderwerp van belang is voor een grotere lezersgroep dan enkel die van het genoemde tijdschrift. De steeds digitaler wordende informatiehuishouding binnen organisaties (in principe is bijna ieder archiefdocument dat vandaag de dag wordt gegenereerd ‘born digital’) gaat mijns inziens grote gevolgen hebben voor de manier waarop de zorg en het beheer van cultureel erfgoed wordt georganiseerd.

Share This:

Bewaren en Bewijzen: de update

2 april 2007

De hoeveelheid gegevens binnen een organisatie is enorm. Naast papieren informatiestromen spelen elektronische informatiestromen steeds vaker een rol. Op papier georiënteerde processen, alsmede complete papieren administraties worden in snel tempo gedigitaliseerd. Nieuwe authenticatiemethoden, zoals de elektronische handtekening, maken elektronische transacties (op afstand) mogelijk. Waar voorheen een fysiek document voorzien van een handtekening nodig was om authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid te waarborgen, kunnen nu met één druk op de knop over grote afstanden overeenkomsten rechtsgeldig tot stand komen. Het doel van deze brochure is helderheid verschaffen in de beleidsmatige en juridische eisen en aanbevelingen voor de (digitale) opslag van gegevens en de bewijskracht van deze gegevens. Daarnaast worden praktische en organisatorische handvatten gegeven hoe u risico’s kunt ondervangen en gegevens veilig en betrouwbaar kunt bewaren zodat de bewijskracht gewaarborgd blijft. Hiermee kunt u de bewijskracht van opgeslagen (digitale) gegevens binnen en van uw organisatie verhogen. In deze brochure krijgt u antwoord op de vragen:

  • • Welke gegevens moet ik bewaren en voor hoe lang?
  • • Welke processen horen er bij (digitale) opslag van gegevens en waarom?
  • • Hoe kan ik de antwoorden op bovenstaande vragen praktisch organisatorisch implementeren?

Buiten de scope van de brochure Bewaren en Bewijzen vallen technische implementatie en sectorspecifieke gegevens. De brochure is een update van de in 1998 door NEN/EDIforum uitgegeven eerste versie. De brochure is deze maal tot stand gekomen op initiatief van ECP.nl met medewerking van een werkgroep specialisten, onder voorzitterschap van Geert-Jan van Bussel. De hoofdredactie van de brochure was in handen van Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté. Marjolijn Durinck en Inge Aarts (beide werkzaam bij ECP.nl) voerden de eindredactie.

Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté

Share This:

Records Management: een onmisbare compliance- en performance resource ?

22 december 2006

Records Management heeft de afgelopen jaren, met name in de Verenigde Staten, grote aandacht gekregen, vooral voor wat betreft de rol die het kan spelen in het kader van compliance en het bereiken daarvan. Toch blijkt het problematisch om het management te overtuigen van het belang van records management, niet alleen voor compliance, maar ook voor het bereiken van kostenvoordelen, betere procesperformance en een betere informatievoorziening en -infrastructuur. We hebben hier een viertal white papers opgenomen die vanuit verschillend gezichtspunt het belang van records management benadrukken. De eerste white paper probeert vanuit het gezichtspunt van EMC aan te geven waarom een bedrijf records management moet implementeren, wat de voordelen zijn en op welke wijze het methodisch kan worden gerealiseerd. De tweede paper is van Xerox en richt zich met name op de integratie van ‘electronic records management’ binnen document management; als voorbeeld wordt Xerox’ eigen product DocuShare gebruikt. De derde publicatie is een uitgebreide studie van Cohasset Associates op basis van FileNet Records Manager naar de kostenvoordelen die op basis van records management kunnen worde gerealiseerd. Het is een interessante studie, die ook voor Nederlandse implementatietrajecten, en niet alleen van FileNet producten, erg nuttig is, omdat er zich geboden wordt op baten van records management. In de kosten-baten analyses zijn de baten van records management vaak moeilijk te concretiseren. Deze studie kan hierbij van groot nut zijn. De laatste publicatie hier richt zich op het door Cohasset ontwikkelde concept van ‘Assured Records Management’. In opdracht van EMC indroduceert Cohasset hier een ‘structured methodology to significantly improve the retention and disposition of valued electronic information assets. De paper sluit af met een ‘self assessment’, waarbij als afsluiting wordt aangegeven dat ‘organizations that fail this self assessment are at substantial risk and need to get moving on the road to Assured Records Management’. Mijn evaluatie van deze vragenlijst leidt tot de conclusie dat voor vele Nederlandse organisaties deze afsluiting zeer toepasselijk is….

Share This:

Information Lifecycle Management en Archivering: de visie van SUN Microsystems

3 augustus 2006

Information Lifecycle Management (ILM) is de laatste jaren binnen de opslagwereld een hot item geworden. ILM richt zich op het management van de lifecycle van informatie, met name door het gebruik van diverse opslagsystemen, die de kosten van oplsag op de wat langere termijn in de hand houden. ILM richt zich sterk op een hardware-omgeving; dit is ook niet verwonderlijk aangezien de grote voorstanders van ILM hardwareleveranciers zijn van grote ‘storage en retrieval’-systemen. SUN Microsystems heeft een aantal white papers gepubliceerd die ILM en archivering op langere termijn met elkaar verbinden. Deze zes white papers (verspreid uitgebracht) zijn door ons verzameld en in een logische volgorde geplaatst. Deze white papers zijn vooral voor DIV-ers en archivarissen erg nuttig om te zien hoe een vooraanstaande leverancier van opslagsystemen tegen archivering aankijkt. De white papers geven inzicht in de visie en de argumenten van leveranciers van opslag-hardware. Dit is erg nuttig in de discussies met automatiseerders en leveranciers van soft- en hardware en maakt het makkelijker implementatietrajecten van ILM te beoordelen.

 

Share This:

Documentbeheer: een onvermoede goudmijn !

24 mei 2006

Het implementeren van document management kost veel tijd en energie. Is document management wel rendabel ? En hoe pak je het proces aan om er zeker van te zijn dat de voordelen worden benut ? Universitair docent Document Management aan de Open Universiteit en vakredacteur van Facto Magazine Maarten van Veen aan tafel met drie directeuren in het werkveld van documentbeheer.

Dennis Mensink

Share This:

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management

Begin oktober vond in het World Trade Center in Rotterdam ECMPlaza 2005 plaats. Dit congres concentreert zich op Enterprise Content Management en het werd drukbezocht door vooral content managers van overheden en bedrijven. Enterprise Content Management is voortgekomen uit het Web Content Management op het moment dat bleek dat binnen vele organisaties zoveel websites werden geconstrueerd en gepubliceerd dat het overzicht daarover en de structuur ervan totaal verdween. Het bleek nodig om daar veel meer lijn in te brengen. Maar Enterprise Content Management groeit uit tot veel meer dan alleen coördinatie van vele websites.

Share This:

Encryptie en archief: hoe staat het met de toegankelijkheid ?

12 november 2005

Veel bedrijven en organisaties voelen zich onder druk van allerlei wettelijke regels en allerlei beveiligingsproblemen genoodzaakt om hun documenten, e-mail en andere archiefbestanden via encryptie te beschermen. De vraag is of deze bedrijven in staat zijn om de berichten en documenten te ontsleutelen op het moment dat ze nodig zijn. Op het moment dat zo’n bericht nodig is en het bericht is niet te ontsleutelen dan dient op dat moment de eindgebruiker te worden gelocaliseerd die er encryptie op heeft toegepast en moet gehoopt worden dat:
a. deze nog de beschikking heeft over de decryptie-sleutel; en
b. de sleutel voor de decryptie nog geldig is. Het toepassen van encryptie op digitale archiefbestanden is geen normale praktijk maar komt wel steeds dichterbij, nu allerlei compliance-vraagstukken bedrijven ertoe brengen om het archiveren van e-mail, document-bestanden en databases opnieuw te bekijken.

Geert-Jan van Bussel

Share This:

Het Panopticum van Bentham, ofwel: wordt het archief tot het alziende oog ? ?

Het Panopticum van Bentham, ofwel: wordt het archief tot het alziende oog ?

De Engelse filosoof en politieke radicaal Jeremy Bentham (1746-1832) is een van de grondleggers van het Utilitarianisme. Dit is de overtuiging dat het geluk van iedereen belangrijker is dan het geluk van een individu. Alle keuzes van handelingen moeten dan ook worden gemaakt in het licht van het ‘ gemiddelde’ geluk van iedereen. Het consequent en continue toepassen van deze principes geeft uiteindelijk een rechtvaardiging voor sociale, politieke en andere maatschappelijke instellingen. Invloed tijdens zijn leven had hij nauwelijks, maar John Stuart Mill en John Austin zijn sterk door hem beïnvloed. Bentham is nog steeds onder ons: gemummificeerd woont hij de vergaderingen van het college van bestuur van London University bij. Het gevolg van een wat letterlijke interpretatie van een schenking, waarin hij zijn vermogen aan de universiteit naliet op voorwaarde dat hij alle vergaderingen mocht bijwonen.

Share This:

‘Fixed content’, context en SOX.

1 juni 2005

Documenten zijn ‘fixed content’. De vorm, structuur en inhoud van de opgenomen data liggen vast. Het is niet de bedoeling dat daarin wijzigingen worden aangebracht. Gebeurt dat wel, en wijzigt een document dan ontstaat in principe een nieuwe versie ervan. Die nieuwe versie heeft een andere status, speelt een andere rol binnen het verwerkingsproces van de data en is eigenlijk een nieuw document. Een document echter dat nauw verbonden is met het document waaruit het voortkomt. Het kan niet zo zijn dat de data die in een document zijn opgenomen ‘on the fly’ veranderen en dat automatisch enkel en alleen de laatste, meest actuele versie beschikbaar is. Dat kan alleen als daartoe bewust door de maker ervan wordt besloten. En als de reden waarom dat gebeurt bekend is.

Geert-Jan van Bussel

Share This:

Archiefschool organiseert Workshop ReMANO

30 april 2005

De Archiefschool organiseert op 18 en 25 mei 2005 een workshop over ReMANO 2004.

Share This: