Een reeks artikelen over content als driver van performance
3 mei 2007
In 1995 startte ik samen met Ferdinand Ector een onderzoek naar het effect van content op de performance van organisaties. In 2006 beëindigden we onze laatste praktijkcasus en besloten we onze bevindingen in definitieve vorm vast te gaan leggen. Uiteraard zijn een aantal publicaties in de afgelopen jaren voortgevloeid uit dit onderzoek. Enkele artikelen zijn op vbds.nl gepubliceerd, zoals ‘Building the record keeping system’. In dit artikel hebben wij de gist van ons concept vastgelegd. In de reeks artikelen die onder ‘Op zoek naar de herinnering…’ zal verschijnen zullen wij ons concept tot in detail uitwerken en onderbouwen op basis van wetenschappelijke literatuur en uitgevoerde praktijkcasussen. De kern van onze stelling is dat performance van bedrijfsprocessen slechts te bereiken is als twee prestatiedoelstellingen worden gerealiseerd: doelmatigheid en rechtmatigheid. Beide prestatiedoelstellingen representeren zich middels de informatie- en de verantwoordingsfunctie van de informatiehuishouding van een organisatie. Dat laatste wordt de laatste jaren ook ‘compliance’ genoemd. Wij denken dat rechtmatigheid slechts kan worden bereikt indien een verantwoordingssysteem (ook wel ‘record keeping system’ genoemd) binnen de organisatie wordt geïmplementeerd, dat de kwaliteit van de content, gebruikt voor bewijs- en verantwoordingsdoeleinden, garandeert. Dit verantwoordingssysteem richt zich met name op die content die rechtstreeks gebonden is aan de bedrijfsprocessen waarin ze een rol speelt, en de metadata die betekenis geven aan deze content. In ‘Op zoek naar de herinnering…’ wordt aandacht besteed aan ‘organizational memory’ en ‘content auditing’ als middelen om de verantwoordingsfunctie van iedere organisatie te realiseren. In het verantwoordingssysteem worden context, kwaliteit, waardering, behoud en logistiek van content gewaarborgd. In 2007 en 2008 zullen de overige bijdragen aan ‘Op zoek naar de herinnering…’ verschijnen.
Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector
3 mei 2007
I. ‘Organisational Memory’ en ‘Content Auditing’: de relatie en de noodzaak
De informatiehuishouding van een organisatie kent twee functies, de informatie- en de verantwoordingsfunctie. Met behulp van enkele ‘real-life’ casussen tonen we het belang van deze functies aan voor het bereiken van performance van bedrijfsprocessen. In deze casussen wordt duidelijk dat om deze functies te kunnen realiseren een ‘organizational memory’ nodig is. Om de kwaliteit van dit ‘memory’ te waarborgen is, zo zullen wij laten zien, content auditing essentieel.
