Tag Archives: Functionele Eisen

Honderd functionele eisen voor document (record) managementsystemen.

23 december 2005

Ontwikkeldatum:
26 juli 2005

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:
Versie 1.1.

Versiedatum:
23 december 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright.

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Bron:
Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004 (maart 2004).

Model:
Van Bussel Document Services V.O.F. heeft een model ontwikkeld waarin wordt aangegeven waaraan, rekening houdend met het voorgaande, document (record) managementsystemen moeten voldoen om een ‘gecontroleerde omgeving’ te kunnen realiseren voor de archiefdocumenten zoals die in deze systemen worden opgenomen. Dit model laat de gebruikte applicatie voor document (record) management voldoen aan de eisen die door wet- en regelgeving worden gesteld aan documentverwerking en –beheer. De applicatie maakt het vervolgens de organisatie mogelijk om compliance te realiseren. Dit model biedt zowel een richtlijn voor de inrichting van een gecontroleerd document (record) managementsysteem als een kader voor de toetsing daarvan.

Model-onderdelen:
1. Classificatie
2. Toegangscontrole, beveiliging en audit trail
3. Selectie- en bewaartermijnen, overbrengen, exporteren en vernietigen
4. Opnemen van archiefdocumenten
5. Identificatie
6. Zoeken, ter beschikking stellen en weergeven (presenteren)
7. Eisen voor het beheer van registratiegegevens
8. Overige functionaliteiten
9. Niet-functionele eisen.

Korte introductie:
Mede door de voortdringende digitalisering is records management zeer complex geworden. Aangevuld met strengere eisen vanuit wet- en regelgeving (Archiefwet, Archiefbesluit 1995; Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) worden de eisen die aan records management worden gesteld hoger. Standaarden en richtlijnen (NEN-ISO 15489-1, Informatie- en Archiefmanagement; Code voor Informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 17799:2002)) leggen in navolging van wet- en regelgeving expliciet nadruk op ‘information compliance’, de noodzaak voor een organisatie om zich te verantwoorden inzake de uitvoering en handhaving van wet- en regelgeving. Dit alles vereist een adequate organisatie, een goed gestructureerde en gedocumenteerde informatiehuishouding, een functionerend document management c.q. record management systeem (archiveringssysteem), een gedocumenteerde documentgeneratie en –afhandeling en duidelijke en vastgelegde verantwoordelijkheden die zeer expliciet zijn toegewezen. Deze aldus gerealiseerde omgeving dient voortdurend gecontroleerd te zijn, zodat compliance en rechtmatigheid verzekerd zijn. Records Management richt zich op procesgebonden informatie, dit wil zeggen al die informatie die gegenereerd wordt in bedrijfsprocessen van een organisatie. In principe behelst dit alle informatie die binnen een organisatie wordt gegenereerd. Een zeer belangrijk onderdeel van Records Management is Storage and Retrieval, de technologie die opslag en representatie van de opgeslagen informatie mogelijk maakt. Records Management richt zich dus op informatie die betrekking heeft op de functies, taken en processen van een organisatie. Als zodanig is Records Management een bedrijfskritische activiteit. Document management/ Records management applicaties hebben dan ook een bedrijfskritisch karakter: uitvallen ervan kan de bedrijfsvoering ernstig verstoren. Records Management is dan ook een zeer serieus te nemen thema, waarbij het inrichten van een gecontroleerde omgeving betreffende document management essentieel is.

Download tool.

Share This:

Lijst van software functionaliteiten voor een DMS met RMA functionaliteit

22 december 2005

Ontwikkeldatum:
27 mei 2004

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services

Status:
Versie 4.1.

Versiedatum:
25 januari 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
Voor RMA-systemen zijn uitgebreide overzichten van functionele eisen beschikbaar. Het wordt wat moeilijker als Document Managment Systemen worden bekeken op hun records management-mogelijkheden. De onderstaande tool geeft snel inzicht in de mate waarop de betreffende applicatie voldoet aan een aantal basis-functionaliteiten voor archivering. De tool kan zijn diensten bewijzen tijdens demonstraties in het kader van aanbestedingstrajecten.

Download tool.

Share This:

ReMANO 2004. Een referentiemodel voor RMA-software.

1 juni 2005

ReMANO staat voor Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid. Het is bedoeld als een overzicht van specificaties die aan Record Management Applicaties (voortaan: RMA) moeten (c.q. mogen) worden gesteld. ReMANO kan als richtlijn worden gebruikt bij de aanschaf van dit soort applicaties door Nederlandse overheidsinstellingen en bedrijven. RMA’s zijn primair bedoeld om in een geautomatiseerde omgeving archiefbeheer mogelijk te maken, zowel van digitale als niet-digitale bestanden. Digitale bestanden worden in de RMA opgenomen op een wijze die de controle ervan enkel aan de RMA toestaat. Niet-digitale bestanden worden in de RMA enkel opgenomen door middel van hun registratiegegevens; het beheer ervan vereist nog steeds actieve handelingen van de mens. Een goed ingerichte RMA kan voor de digitaal daarin opgenomen archiefbestanden een groot deel van de beheershandelingen zelf verrichten, zonder dat de mens daarop hoeft in te grijpen. Uiteraard kan de organisatie die een RMA gebruikt zelf bepalen in hoeverre de RMA deze handelingen automatisch mag uitvoeren. Een RMA kan bijvoorbeeld op basis van de ingegeven selectielijsten en de daaraan gekoppelde bewaartermijnen automatisch een vernietigingshandeling uitvoeren; in de praktijk zal het wenselijk zijn de applicatie deze handeling niet automatisch te laten uitvoeren, maar eerst menselijke controlehandelingen uit te voeren.

Drs G.J. van Bussel MBA

Continue reading

Share This:

Archiefschool organiseert Workshop ReMANO

30 april 2005

De Archiefschool organiseert op 18 en 25 mei 2005 een workshop over ReMANO 2004.

Continue reading

Share This: