12 juli 2008
Een voorgestelde wet om de digitale archivering van het Witte Huis te verbeteren ligt onder vuur vanuit de regering, ondanks een rapport van het Government Accountability Office 'that takes federal agencies to task over e-mail management and recommends a comprehensive overhaul of digital document preservation practices'. The Electronics Communications Preservation Act zou de Nationale Archivaris opdragen om nieuwe regels te ontwikkelen voor de opslag van electronische communicatie, na te zien op de compliance en daarover te rapporteren aan het Congres. De wetsvoorstel, ingediend door de republikein Henry Waxman, de voorzitter van het House Oversight and Government Reform Committee, werd al in april ingediend en is afgelopen woensdag door het Huis van Afgevaardigden goedgekeurd. Het voorstel ligt nu bij het Senate Committee on Homeland Security and Government Affairs en bij goedkeuring daar kan het voor stemming in de Senaat worden gebracht. De wetgeving is een antwoord op het e-mail schandaal wat al een jaar lang de gemoederen bezig houdt en waarover wij in het verleden al hebben bericht. Het Witte Huis heeft, middels een woordvoerder, al duidelijk gemaakt 'to veto the bill as it encroaches on presidential constitutional rights in regard to electronic document archiving. 'The proposed bill would set rules for establishing standards for presidential management records, and give the Archivist power to determine the amount and type of records in the President's archival depository and evaluate whether proper management controls were being met', zo zegt Waxman. Niets op tegen, toch ?
Hoewel het Witte Huis akkoord gaat met regels die archivering vereisen voor federale organen, heeft het niet veel zin om de voorgestelde richtlijnen over archivering uit te voeren. 'The bill would amend the Presidential Records Act (PRA) in fundamental ways that would upset the delicate separation of powers balance that Congress established in 1978 and require the Archivist to intrude, in an excessive and inappropriate manner, into the activities of an incumbent President and his or her staff', zo liet het Executive Office of the President weten. Het gelooft ook dat het voorstel 'has the potential to impose substantial costs and reduce the efficiency of records management across the Executive Branch'. In aanvulling daarop gaf het Office te kennen dat 'the bill would thwart technology use as future solutions could prove more effective. While electronic records management systems as defined by the bill could be one method for managing electronic message records, there are likely to be a variety of solutions, especially in future years, that could be more appropriate and effective'. Meredith Fuchs van het National Security Archive merkte op dat 'the law would not impact the Archive's pending legal action, as it would establish rules for the future. The law is needed to move the federal government out of a paper-based world and into the digital world. The government has to pick up the pace and find better ways to manage digital documents and messaging. Het rapport van het GAO stelt dat 'the National Archives and Records Administration (NARA) must provide stronger oversight and direction of electronic email as part of its federal record management responsibilities'. Het GAO concludeerde dat 'NARA has not conducted agency record inspections since 2000, and has failed to consistently report issues with recordkeeping efforts'. De GAO stelt dat het NARA een duidelijk inspectiekader en -mechanisme moet ontwikkelen. Vier federale organen die het GAO heeft onderzocht 'managed email using paper-based processes (storing hard copy printouts) instead of electronic practices though two are moving to an electronic process'. En zo gaat het rapport verder: 'Without periodic evaluations of recordkeeping practices or other controls to ensure that staff are trained and carry out their responsibilities, agencies have little assurance that e-mail records are properly identified, stored, and preserved'. Dat het Witte Huis dit ook niet wil is logisch: God weet wat er boven tafel komt over zaken die de Amerikaanse burger helemaal niet aangaan…..
