12 augustus 2008
Het vinden en opsnorren van documenten en anderssoortige informatie, zoals emails, messages e.d., kan een gigantische hoeveelheid tijd kosten, zelfs al worden er records management en document management softwarepakketten ingezet. IBM heeft nu de eDiscovery Manager geïntroduceerd, een softwareprogramma dat bedrijven in staat stelt electronische informatie te managen zodanig dat het eenvoudig kan worden gevonden als een juridische procedure het e-discovery-stadium ingaat. E-discovery is een fase in het Amerikaanse burgerlijk recht die van de partijen in een geschil een volledige openbaarheid van digitale informatie eist. Uiteraard is de eDiscovery Manager ook nuttig als dat niet aan de hand is. Amerikaanse bedrijven worden steeds meer gedwongen tot het aanschaffen van oplossingen die het mogelijk maken om digitale informatie snel ter beschikking te hebben, vooral nu in december aanpassingen zijn aangebracht in de Federal Rules of Civil Procedure, die vereist dat bedrijven electronische informatie bewaren en produceren als er een juridische procedure is. eDiscovery Manager is onderdeel van de Enterprise Content Management-suite van IBM en het integreert met de auto-classificatiie- en records managementtechnologie van IBM en de contentcentrische Business Process Management-functionaliteiten van de ECM-suite.
‘The eDiscovery Manager uses IBM's e-mail archiving solutions, leverages the vendor's ECM repositories, and supports an easy-to-use interface. It controls information at its source when it is created’, zo vertelt Aaron Brown, programmadirecteur van IBM Content Discovery. ‘We let you handle capture, retention, archiving and content management to manage your content proactively because the information has already been retained, classified and managed’, zo gaat hij verder. ‘Many other e-discovery vendors offer point solutions or outsourced third-party solutions that companies put in place when litigation comes in’. En hoewel deze ‘third party’-oplossingen werken, ‘they are expensive, because organizations often have to expand them to deal with other cases, and typically these solutions don't address the bigger problem of information retention. We want e-discovery to be part of the basic daily process rather than having you run around putting out fires’. IBM is een van de weinige leveranciers die een dergelijke oplossing kan bieden, ingebed in een bedrijfsbreed ECM. Rob Enderle, analist bij de Enderle Group, stelt dat ‘Nobody has the breadth anymore to cover all databases, all repositories; it requires a very large set of capabilities and IBM Global Services and EDS are among the few entities that folks love to help solve that kind of complex problem’. EDS is nu onderdeel van HP, die dat bedrijf in mei voor 13,9 miljard dollar overnam. IBM eDiscovery Manager is een integraal onderdeel van IBM Compliance Warehouse for Legal Control, een combinatie van software, hardware en diensten die bedrijven in staat stellen om compliance te bereiken, onderhouden en bewijzen. Het product ondersteunt ook IBM’s bredere Information Governance strategie, die klanten in staat stelt om beleid te definieren, af te dwingen en te toetsen wat gerelateerd is aan de kwaliteit van informatie. Het programma werkt onder Windows en AIX, IBM’s versie van Unix. IBM gaat AIX als open source neer zetten. Als iemand informatie nodig heeft dan kunnen de zoekparameters (onderwerp, data en trefwoorden) worden ingevoerd in de zoekinterface van het programma. De relevante informatie wordt verzameld en bevriest het, waardoor de informatie niet vernietigd kan worden, ook al zegt de bewaartermijn dat dat wel zou moeten. ‘A very important part of the eDiscovery process is that the tools you use must respect things like deletion policies and keep accurate logs of access and searches’, zo zegt Brown said. ‘Once the search is complete, the IT department checks the information gathered and exports the result to the legal team. This is not the end application for the legal team, we're just focused on proactive management and collecting and identifying the information’, zo legt hij uit.
