Tool 7
Ontwikkeldatum
3 mei 2006
Ontwikkeld door
Van Bussel Document Services
Status
Versie 1.0
Versiedatum
3 mei 2006
Verspreiding
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright
Copyright
Van Bussel Document Services V.O.F.
Korte introductie
Artikel 7 van de Archiefwet geeft iedere zorgdrager in principe de mogelijkheid om archiefdocumenten te vervangen door reproducties, waarbij de te vervangen documenten vernietigd kunnen worden. Dit wordt in de wet substitutie genoemd. Voor substitutie is een machtiging nodig van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of van Gedeputeerde Staten, daar waar het gemeenten en waterschappen betreft. Na substitutie nemen de reproducties de plaats in van de oorspronkelijke documenten; ze worden daarmee archiefdocumenten in de zin van de Archiefwet.
Substitutie kan enkel en alleen plaatsvinden als er sprake is van juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefdocumenten voorkomende gegevens. Substitutie wordt toegepast als op papier geplaatste archiefdocumenten digitaal worden gemaakt of omgekeerd. Als daarnaast blijvend te bewaren archiefdocumenten onvoldoende duurzaamheid hebben om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn dan is de zorgdrager verplicht tot substitutie.
Juist die termijn van ‘honderd jaar’ is een probleem; zonder organisatorische waarborgen is geen enkele gebruikte informatietechnologie in staat om aan die eis te voldoen. De enige uitzondering hier is wellicht microfilm, alhoewel vraagtekens gesteld kunnen worden bij ‘raadpleegbaarheid’. De volledige context van de archiefdocumenten gaat bij microverfilming immers verloren. Sommige papiersoorten zullen de genoemde periode ook kunnen doorstaan, maar dat geldt niet altijd voor de toners van de laserprinters of de inkt van de inktjetprinters die gebruikt worden om dat papier te bedrukken. De digitalisering heeft andere, welbekende duurzaamheidsproblemen.
De duurzaamheidsproblemen van microfilm en papier zijn in ieder geval minder dan die veroorzaakt door de digitalisering. Desondanks vindt substitutie van digitaal naar papier (formeel) niet plaats. Uiteraard worden in de praktijk voortdurend electronisch gegenereerde documenten gemigreerd naar papier (ook de uiteindelijk te bewaren documenten), maar er is nog nooit een machtiging daarvoor aangevraagd. Of er sprake is van juiste en volledige weergave van de opgenomen gegevens valt te betwijfelen. De originele archiefdocumenten worden echter vervangen door papieren exemplaren, die vervolgens als de archiefexemplaren worden beschouwd. Er is dus ontegenzeggelijk sprake van substitutie. In sommige gevallen wordt deze substitutie zelfs gestimuleerd, bijvoorbeeld daar waar de e-mail-strategie gericht is op het afdrukken van de oorspronkelijke mails. Hoewel er voor deze substituties in principe machtigingen nodig zijn, deze evenwel nooit worden aangevraagd, zou actie van de Rijks- en Provinciale archiefinspectie noodzakelijk zijn. Deze blijft echter uit.
Substitutie-aanvragen worden in de praktijk met name aangevraagd voor migraties van (grote) papieren bestanden naar digitale documentenbestanden (bijvoorbeeld bouwvergunningen). Over deze aanvragen wordt over het algemeen negatief beschikt. Hoewel bij het scannen van papieren bestanden en het maken van een image (een afspiegeling) van elk papieren document over het algemeen sprake is van juiste en volledige weergave van de opgenomen gegevens bestaat er te weinig vertrouwen in de electronische beheersomgevingen en te veel vertrouwen in de traditionele technologie van microfilm en papier om deze substituties toe te staan. Er bestaat dus een zekere inconsistentie in het omgaan met substitutie: aan de ene kant gebeurt het continue, zonder machtiging en zonder actie daartegen, aan de andere kant worden machtigingen tot substitutie niet ingewilligd, omdat er geen vertrouwen bestaat in de beheerssituatie na vervanging. Aan de ene kant voortdurende vervanging zonder machtiging, waarbij de authenticiteit van de archiefdocumenten zeer problematisch is; aan de andere kant de authenticiteit van papieren documenten voorop stellen om substitutie naar een digitale vorm tegen te houden.
Zoals eerder opgemerkt is er geen enkele gebruikte informatietechnologie die de absolute garantie kan bieden dat na honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang in raadpleging is te constateren. Dat betekent dat substitutie alleen dan kan plaatsvinden als de nodige maatregelen genomen worden om de raadpleging van de archiefdocumenten te waarborgen. Die maatregelen zijn voor een deel informatietechnologisch van aard, maar voor het belangrijkste deel organisatorisch van karakter. Om substitutie (en eigenlijk iedere operatie waarbij archiefdocumenten worden vervangen door eenzelfde exemplaar op een ander medium) mogelijk te maken zal een ‘gecontroleerde omgeving’ moeten worden ingericht.
Vervanging kan in principe enkel worden toegepast als de kwaliteitskenmerken van de archiefdocumenten worden gewaarborgd. Dit betekent dat authenticiteit, integriteit, controleerbaarheid en historiciteit ingevuld worden op een manier die vorm, structuur en inhoud van de vervangen archiefdocumenten behoudt. Wij hebben een wijze van aanpak ontwikkeld op basis waarvan substitutie kan worden uitgevoerd, met in acht neming van de bestaande wet- en regelgeving. Deze wijze van aanpak dient op ieder te substitueren bestand te worden toegepast.
Download bestand
 managementsystemen.){kind=link}
