29 mei 2007
Microsoft heeft een nieuw wapen in de strijd om de gunst van de koper: een van haar vlaggeschepen, de backend server versie van haar collaboration- en document management tool SharePoint, heeft statuur verworven door certificatie door het Amerikaanse Ministerie van Defensie voor de DOD-norm 5015.2. Deze certificatie is door de National Archives and Records Administration (NARA) geaccepteerd als een benchmark voor alle vormers van archieven. De DOD-5015.2-certificatie heeft ook een bredere werking dan enkel de Verenigde Staten, omdat vele overheden in de rest van de wereld deze certificatie accepteren en zien als een noodzakelijk blijk van 'kunnen' van de gecertificeerde applicatie. Dit ongeacht het feit dat de Amerikaanse eisen lang niet altijd toepasbaar zijn in landen buiten de Verenigde Staten en zelfs zo nu en dan tegen de specifieke archiefwetten van deze landen kunnen ingaan. Microsoft komt met deze certificatie in een respectabele lijst van eerder gecertificeerde applicaties terecht en verbetert hiermee onmiskenbaar haar marktpositie in de document management/record management-markt.
Microsoft maakte bekend dat het 'would make add-on packs that will be available free to customers later this year that meets the DOD's 5015.2 criteria, integrate Exchange Server 2007, and extending SharePoint Server 2007's records management capabilities'. De 5015-2-certificatie is in betekenis sterk toegenomen nu overheden wereldwijd de reguleringen rondom informatie en het behoud daarvan aanscherpen. 'While highly regulated industries such as financial services, utilities, and pharmaceuticals have always had records retention requirements, changes in government regulations, such as the U.S. Federal Rules of Civil Procedure, will have an impact on companies across the board as they realize the need to implement records management to address new electronic discovery requirements', zegt Kenneth Chin, onderzoeksdirecteur bij Gartner. '>Gartner recommends that enterprises use the DOD 5015.2 standard as a key requirement when acquiring any records management product, along with consideration of local standards'. En dat is natuurlijk waar het om draait: de locale standaarden voegen de archiveringsvereisten toe die locaal gelden. Office SharePoint Server 2007 is werk-in-uitvoering geweest sinds de introductie in 2001 als de SharePoint Portal Server. Ontwikkeld op de Microsoft Exchange Serverdatabase heeft de document management-tool zich ontwikkeld van een Office-uitbreiding naar een ontwikkelingsplatform, waar bedrijven de mogelijkheid hebben de collaboration-software en toegankelijkheidsregels te personaliseren. De laatste uitbreiding van de functionaliteiten behelzen routering van archiefdocumenten, het afdwingen van informatie- en archiveringsbeleid en de mogelijkheid om archiefbestanden toe te voegen aan een 'hold-list'. 'Other abilities in SharePoint Server include document retrieval with integrated search and a document rights management tool that lets a corporation limit what documents users can take from SharePoint lists or libraries. The feature also limits the rights of the users who are allowed to read files so they cannot take actions such as printing copies of the files or copying text from them'. '>As government regulations around information management and preservation have increased, many organizations have taken a hard look at their records management practices', zo zegt Jeff Teper van Microsoft. 'We made enterprise content management a major focus during the development of Office SharePoint Server 2007, and we are pleased that our customers can now have the confidence of knowing it has been approved through the DoD's rigorous 5015.2 certification process'. Let wel: DOD 5015-2 dient in de Nederlandse situatie te worden aangevuld met ReMANO 2004, het kernmodel van Interlab en, straks, met de nieuwe NEN 2082.
