9 september 2005
Meer dan 44 procent van de bedrijven heeft geen document- of
informatiemanagementstrategie ontwikkeld. Dat blijkt uit onderzoek op Documation-UK in opdracht van Vignette.
Op Documation-UK werden 119 IT’ers uit Groot Brittani ondervraagd.
Meer dan 50 procent van de ondervraagde bedrijven zegt dat meer dan 60
procent van de bedrijfsinformatie alleen opgeslagen werd op papier. Van
de ondervraagde IT professionals weet 94 procent dat document- en
informatiemanagement belangrijk of erg belangrijk is voor hun bedrijf.
‘Deze cijfers laten zien dat er nog veel gedaan kan worden op het vlak
het stroomlijnen van informatie management en het bewust maken van de
noodzaak ervan,’ aldus directeur van Documation-UK Tamar Beck.
De belangrijkste zorgkindjes in de meeste bedrijven zijn in volgorde van de onderkende prioriteit:
* de snelle retrieval van documenten;
* samenwerking tussen verschillende afdelingen bij gezamenlijke documenten;
* consolidatie van informatiemanagement;
* de beveiliging van informatie.
De IT’ers deden ook uitspraken over hoe de betreffende issues zouden
kunnen worden opgelost. Op zich zijn die uitspraken niet vreemd:
voorbeeld van het management, meer geld (grotere budgetten) en
opleiding van medewerkers. Opvallend (maar niet verrassend) was dat
slechts 42 % van de ondervraagden aangaf op de hoogte te zijn van wet-
en regelgeving inzake informatie en informatiemanagement. Dit is zeer
zorgwekkend, aangezien als belangrijkste informatiebronnen archief,
email, klanteninformatie en facturen werden benoemd, juist die bronnen
waar nogal wat regelgeving op van toepassing is. Bijan Bedroud, lid van
de raad van bestuur van Vignette reageerde als volgt: ‘The survey
highlights that many organisations need to put an information
management strategy in place and fully understand the regulations and
legislations they must meet. Moving to an electronic information
management system allows businesses to store, secure and account for
data, whilst still providing easy access and sharing facilities for the
relevant personnel. Such measures enable organisations to meet
immediate compliance targets, as well as offering long-term business
benefits such as improved customer response times, increased employee
effectiveness and greater operational efficiency.’
