NEN stelt norm voor archiveringsfunctionaliteiten vast

24 juni 2008

De NEN-normcommissie Informatie- en Archiefmanagement heeft een eerste norm gepubliceerd, namelijk NEN 2082 Eisen voor functionaliteit van Informatie- en Archiefmanagement in programmatuur. De norm moet de uitwisselbaarheid van metagegevens en archiefcontent bevorderen tussen applicaties en organisaties. Alles wat geautomatiseerd plaatsvindt, moet ook automatisch door de software kunnen worden geregistreerd, zodat altijd reconstrueerbaar is wat er wanneer door wie gedaan is. De norm is van belang voor bedrijven en overheden. NEN 2082 beschrijft de eisen waaraan programmatuur moet voldoen. Het doel is gebeurtenissen in een organisatie accuraat vast te leggen. In de norm zijn de eisen verwerkt uit NEN ISO 15489:2001 Informatie- en archiefmanagement en NEN ISO 23081:2006 Processen voor informatie- en archiefmanagement – Meta-gegevens voor archiefbescheiden.


NEN 2082 is gebaseerd op zowel ReMANO 2004 als op het Kernmodel versie 1 uit 2003 van interLAB, een samenwerkingsverband op het gebied van documentaire informatievoorziening van zes ministeries. De norm sluit aan op de visie dat digitale informatievoorziening integraal moet worden benaderd door de vele spelers op dit gebied. De nieuwe norm heeft een breder bereik dan ReMANO en het Kernmodel. Deze bevatten namelijk eisen voor applicaties die specifiek op recordmanagement zijn gericht, terwijl NEN 2082 zich daarnaast richt op de eisen die vanuit recordmanagement zijn te stellen aan alle mogelijke applicaties die primaire bedrijfsprocessen ondersteunen. Organisaties kunnen deze eisen gebruiken bij aanbestedingen van het bouwen of aanschaffen van softwareapplicaties. De norm biedt verder een basis voor auditing en certificering. De bedoeling van NEN 2082 is dat, ongeacht de manier van implementeren, bedrijfsactiviteiten en -transacties worden gedocumenteerd, zodat een juiste interpretatie en reconstructie mogelijk is en verantwoording kan worden afgelegd. Het norm kan samen of in aanvulling op NEN-ISO 15489 worden gebruikt. Door de opzet van de verzameling eisen beoogt de norm modulaire en flexibele toepassing ervan in de praktijk mogelijk te maken. De verzameling eisen heeft betrekking zowel op tekstdocumenten, als op elk ander type informatieobjecten, zoals databases, websites, geografische informatiesystemen, CAD-systemen of multimediadocumenten. De definitieve norm wijkt op onderdelen af van de concept-norm zoals die in november is gepubliceerd, maar is niet essentieel gewijzigd. Een definitieve norm maakt het ook mogelijk om te certificeren. Op basis van de conceptnorm zijn door het European Certification Bureau (ECB) al een aantal pilot-audits uitgevoerd op verschillende applicaties, vooral om te toetsen in hoeverre de samengestelde norm toetsbaar is. Bij ECB zijn een aantal aanvragen ingediend om tot certificatie van de applicatie over te gaan. Van Bussel Document Servies heeft samen met ECB een certificatieschema ontwikkeld op basis waarvan de NEN 2082 kan worden getoetst.

Share This:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *