Archivering van email is moeilijk, zegt Intel.

11 maart 2007

Intel heeft wat juridische problemen gekregen in haar al twee jaar lang lopende gerechterlijke gevecht met haar belangrijkste concurrent: AMD, grotendeels omdat haar eigen interne email-archiveringssysteem en -organisatie niet goed hun werk doen. Een federale rechter gaf op 7 maart de grootste chips-fabrikant ter wereld 30 dagen de tijd om te proberen ongeveer 1000 verloren gegane emails terug te vinden, die het verplicht was te bewaren voor een antitrustzaak, aangespannen door AMD in 2005. Rechter Joseph Farnan van het US District Court in Delaware verwees de hele email-zaak naar de zgn. 'special master', een functionaris van het gerechtshof die dit soort zaken voor de rechter uitzoekt en begeleidt. Intel moet van de rechter tevens een gedetailleerd rapport samenstellen over de wijze waarop het het verloren gegane email-bewijsmateriaal wil reconstrueren. En bestaande prakrijk en regelgeving in de Verenigde Staten maken proactieve planning voor email-archivering essentieel; de nieuwe U.S. Federal Court Rules, van 1 december 2006, vereisen van ieder bedrijf dergelijke data snel op te leveren, indien gevraagd door het gerechtshof. Intel, met bijna 100.000 werknemers wereldwijd, heeft problemen inzake de controle op de emailarchivering, tot verbazing van haar tegenstander en het gerechtshof. De emails die verloren zijn gegaan discussiëren waarschijnlijk details, die van belang zijn voor de antitrust rechtszaak.

De meeste van de ontbrekende emails werden geschreven nadat AMD de betreffende antitrustzaak tegen Intel had aangespannen op 27 juni 2005. In een verklaring aan het gerechtshof schrijft AMD: 'Through what appears to be a combination of gross communication failures, an ill-conceived plan of document retention and lackluster oversight by outside counsel, Intel has apparently allowed evidence to be destroyed. Intel executives at the highest level failed to receive or to heed instructions essential for the preservation of their records, and Intel counsel failed to institute and police a reliable backup system as a failsafe against human error'. Intel is open en transparant over de problemen met het beheer en de toegang tot de oude email-archieven. 'I can just imagine the look on the face of the [storage] guy at Intel—or at any company—when he's asked, 'We have to get this [particular] e-mail out of the [tape] archives, and we have to get it fast], zo zegt Matt Smith, oprichter en directeur van email-archivaris LiveOffice in Torrance, Californië. 'It's a real needle in a haystack. There's always a mountain of backup data involving tape cassettes, especially for a company the size of Intel. First, you have to find the right tapes; then, to find specific e-mails on those tapes is a real chore'. Een typische Microsoft Exchange omgeving, zoals Intel gebruikt, vertrouwt veelal op individuele backup, zo zegt Alan Armstrong, vice-president van Fortiva, leverancier van email archiveringssoftware. 'Backup is expensive, to do it right. If you don't have a system in place, you have to rely on your users to back up their own documents in good faith and good practice in an organized behavior. But whenever there's trust involved, you're taking a risk. You don't trust all your users to sign checks, do you? Yet [many] companies trust their employees to backup their own documents'. Volgens Eric Goodwin, Chief Executive Officer van Fortiva, heeft Intel de funcamentele fout gemaakt email-archivering niet als kerncompetentie te beschouwen. 'I'm not nasty toward Intel at all', zegt Goodwin. 'I empathize with them. But let's face it: E-mail archiving is a third-class application; it's not the CRM [customer relationship management] or ERP [enterprise resource planning] app that is more exciting for IT guys to work on, and which are considered core to a business that relies on SAAS [software as a service]. So companies put their second-tier IT guys on e-mail archiving. It's like, 'When we get some extra time, then we'll do the e-mail.'' LiveOffice's Smith is het daarmee van harte eens. 'With the new [FRCP] guidelines, they [Intel] had to tell the court, 'We just don't have access to these certain e-mails … our system was not designed to retain it'', zegt Smith. 'You throw in human error into the mix, there's just no way for them to find those e-mails. If you don't have a proactive system in place, taking the e-mails as they come in so that there's no chance to have human error, and then placing them into a redundant archive … then you'll have the same issues Intel now has'. Intel heeft in een brief aan AMD en rechter Farnam van 6 maart uitgelegd dat 'despite a companywide effort to comply with AMD's requests for evidentiary documents—including tape backups of more than 1,000 of its employees' correspondence documents—our company has to admit there were inadvertent mistakes in the implementation of its preservation process'. Bijvoorbeeld: 'some employees obeyed the request to save their e-mails to a backup hard drive but did not save their 'sent' e-mail folders—only the 'incoming' mail folder. As a result, those 'sent' e-mails were purged as part of our regular maintenance program'. In de brief geeft Intel ook toe dat een aantal werknemers de richtlijnen helemaal niet opvolgde omdat zij dachten dat de ICT afdeling zelfstandig alle email archiveerde. Intel stelt dat het haar archiveringspraktijk herziet omdat er 'may be some lapses'. 'We have been very transparent all along in this process', zegt Chuck Mulloy, voorlichter van Intel. 'We know we have some issues, but we've explained it all very clearly and are going to rectify the situation as quickly as possible'. Goodwin stelt tot slot: 'This is bringing a lot of attention to the importance of e-mail archiving. If one of the most respected, powerful IT companies in the world can have this problem, what about all the rest of us?' Tja, zullen we het daar maar niet over hebben…..?

Share This:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *