De selectie van informatie: het fenomeen

6 januari 2006

Het functioneren van de Westerse samenleving is in de laatste decennia afhankelijker geworden van de exponentieel groeiende hoeveelheid beschikbare gegevens en de informatie die eraan ontleend wordt. Diverse onderzoeken die naar de groei van de informatiemassa zijn ingesteld komen uit op een groeicijfer in de jaren na 1950 van om en nabij de 10 % per jaar. Bij veel van de geproduceerde informatie past de vraag in hoeverre die bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Veel van de aangeboden gegevens zijn nauwelijks bruikbaar. De informatieconsumptie, de kennisneming van alle aangeboden informatie en het gebruik ervan, blijft ver bij die groei achter. Geconfronteerd met deze enorme informatiestroom is de gebruiker niet meer in staat de herkomst, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van die informatie vast te stellen. Daarnaast: het handelen van mensen en instellingen blijkt – na een bepaalde grens – zeer informatie-ongevoelig te zijn. De verbetering van de kwaliteit van de besluiten is verwaarloosbaar klein in vergelijking tot de hoeveelheid informatie die daarvoor wordt gebruikt. Dat heeft te maken met het feit dat de bruikbaarheid in belangrijke mate wordt bepaald door de context van de verkregen gegevens. Verder bleek dat deze grote informatiemassa enorme eisen stelde aan opslag, beheer en toegankelijkheid. Via het inzetten van innovatieve computersystemen en speciaal ontwikkelde database- en document-managementsoftware (DMS) werd ernaar gestreefd zowel het opslagprobleem de baas te worden als alle niveaus van de organisatie tijdig van relevante, correcte en noodzakelijke informatie te voorzien. Belangrijk zowel voor opslag als voor informatievoorziening is het fenomeen informatieselectie, dat de basis vormt voor een verantwoorde keuze van relevante gegevens uit de informatiemassa die de huidige samenleving produceert. Het maken van een verantwoorde keuze impliceert ook de onontkoombare vernietiging van irrelevante informatie.

Geert-Jan van Bussel


Het begrip
Informatieselectie houdt de keuze in van relevante gegevens ter bevordering van sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen (primair, secundair en tertiair) en impliceert de continue vernietiging van niet-relevante gegevens, rekening houdend met wettelijke voorschriften en regels.
Selectie van gegevens, in de zin van zoeken en verwerven van basisgegevens voor de uitvoering, beoordeling en marketing van bedrijfsprocessen, dient toegepast te worden op informatiebronnen die zowel buiten als binnen de organisatie aanwezig zijn. Toepassing van informatieselectie is voor iedere organisaties van belang aangezien succes en concurrentievermogen in toenemende mate afhankelijk zijn van het vermogen van een organisatie om de meest relevante informatie te selecteren, om te zetten in de juiste acties en vervolgens zo te beheren dat iedere medewerker binnen ieder proces op aanvraag zo snel mogelijk kan beschikken over de bewaarde informatie.
Toepassen van informatieselectie zal binnen ieder proces leiden tot een analyse van de documentenproduktie. De geëiste performance maakt het noodzakelijk te bepalen welke documenten wel en welke niet bijdragen aan het functioneren van de organisatie. Formulieren zullen worden samengevoegd, opnieuw ontwikkeld of verwijderd. In het selectieproces zal de waarde van informatiebestanden worden bepaald en op grond daarvan worden vastgesteld of ze moeten worden bewaard of niet. Een dergelijke operatie werkt naar twee kanten: met terugwerkende kracht voor reeds bestaande informatiebestanden, met vooruitwerkende kracht voor nog te vormen informatiebestanden.

De drie stadia
Informatieselectie bestaat uit drie stadia, die op iedere organisatie van toepassing zijn. Elk van de stadia is essentieel voor besturing en beheersing van de informatievoorziening. Er zijn op dit moment weinig organisaties waar deze stadia van informatieselectie systematisch worden toegepast. Ondanks het verschil in aard van de selectie in de verschillende stadia is de implicatie ervan in elk stadium identiek: alle gegevens die irrelevant zijn of worden omdat ze geen specifieke rol (gaan) spelen in de betreffende bedrijfsprocessen dienen te worden vernietigd, afhankelijk van bestaande regelgeving en eventuele cultureel-historische waarde. In alle andere gevallen komen de gegevens terecht in (statische) digitale of niet-digitale archieven. Vanaf dat moment is enkel de in stadium 3 plaatsvindende selectie van gearchiveerde procesgebonden informatie van toepassing.
De drie stadia zijn:

• De selectie van relevante basisgegevens, zowel extern als intern. De selectie is er op gericht die gegevens te verzamelen die relevant bijdragen aan de bevrediging van de informatiebehoeften die binnen een organisatie bestaan.

• De selectie en distributie van gegevens benodigd voor specifieke bedrijfsprocessen en aansluitend bij de daaruit voortvloeiende informatiebehoeften van medewerkers (processelectie). De selectie richt zich er op om uit de in de voorgaande fase verzamelde basisgegevens per proces (en daarbinnen per processtap) de benodigde gegevens te selecteren en deze vervolgens te distribueren naar die processen toe.

• De selectie van voor vernietiging in aanmerking komende informatie uit bestaande informatiebestanden (= archieven), op basis van interne en externe regelgeving (archiefselectie). Het resultaat van dit stadium is de fysieke vernietiging van de informatie die zijn nut voor de organisatie heeft verloren.

Informatieselectie zal de logistiek van informatie verbeteren en zal dientengevolge in een betere beheersbaarheid en besturing van de informatievoorziening resulteren.

Stadium 1: het extern en intern selecteren van relevante basisgegevens.
Bij het bepalen van de informatiebehoeften zal het primaire bedrijfsproces een belangrijke plaats innemen. Onder het primair proces verstaan we die bedrijfsactiviteiten die ter bereiking van de gestelde bedrijfsdoelen moeten plaatsvinden, voor zover die activiteiten:

• Niet het gevolg zijn van de bestaande arbeidsverdeling;

• Niet bestaan uit oordeelsvorming, besluitvorming en controle, tenzij deze operationeel van karakter zijn;

• Niet bestaan uit activiteiten die informatievoorzienend van karakter zijn, tenzij deze activiteiten het produktieproces vormen van de betreffende organisatie.

De verzameling en selectie van basisgegevens zullen zich echter niet tot dit soort gegevens alleen kunnen beperken. Er bestaat binnen elke organisatie behoefte aan gegevens voor het nemen van strategische en tactische beslissingen en het formuleren van beleid. Deze gegevens kunnen ook als basisgegevens worden beschouwd en zullen onderdeel moeten zijn van het selectieproces zoals dat in dit stadium tot uitvoering zal komen.
Het selecteren van basisgegevens is een door organisaties bewust en actief ondernomen activiteit, al dan niet met informatie- en communicatietechnologische middelen, tot verwerving van externe, actuele informatie die van belang is voor het vervullen van taken en het bereiken van doelstellingen. De laatste jaren speelt het internet hierbij een zeer belangrijke rol.
De in kaart gebrachte informatiebehoeften zijn richtsnoer voor de selectie van de gezochte basisgegevens. De selectie dient afgestemd te zijn op het sturen, beheersen en doen functioneren van het primaire bedrijfsproces en gericht op relevante gegevens daarvoor. Als het selectieproces zich niet beperkt tot relevante aspecten en relevante gegevens is het gevaar van redundantie aanwezig. Het effect van de geselecteerde informatie op de te nemen beslissingen zal dan minder groot zijn dan dat met gedoseerde informatieverstrekking had kunnen worden bereikt.
Het opsporen en selecteren van wat als relevant moet worden aangemerkt is allerminst een eenvoudige aangelegenheid, waarvoor goed getrainde, goed in de organisatie ingevoerde ‘selecteurs’ verantwoordelijk moeten zijn. Regelmatige gesprekken met alle bij de bedrijfsprocessen betrokken functionarissen zijn voor het functioneren van de met informatieselectie belaste medewerkers van groot belang. Deze gesprekken dienen de wijzigingen zoals die in de functioneel vastgestelde informatiebehoeften regelmatig zullen optreden aan het licht te brengen, op basis waarvan selectie van externe basisgegevens kan worden gespecificeerd. Het probleem is vaak dat het moeilijk is te bepalen welke gegevens van belang zijn. Soms moeten selectie-activiteiten ook worden beëindigd, omdat men de gezochte informatie niet kan traceren.

Selectie van informatie richt zich op onderwerpen als:

• Het gedrag van (potentiële) klanten ten opzichte van de aangeboden (toekomstige) produkten en diensten;

• De (toekomstige) activiteiten van concurrenten en de branche-ontwikkelingen;

• Het (wereldwijde) gedrag van overheden;

• De visies en gedragingen van (potentiële) investeerders

• Ontwikkelingen in de samenleving op economisch, sociaal, technologisch, fiscaal, juridisch vlak;

• (Mogelijke) risico’s;

• De effectiviteit en efficiency van de medewerkers en de mogelijke verbeteringen daarin;

• De bijdrage van de afzonderlijke processen binnen de organisatie aan de resultaten en het functioneren van de organisatie als geheel;

• de mate waarin vroegere vooronderstellingen zijn uitgekomen, zodat inzicht van het management kan worden vergroot.

Oordeelsvorming op operationeel niveau heeft betrekking op aspecten die de dagelijkse gang van zaken regelen. Informatieselectie zal zich hier dan ook richten op gegevens die inzicht geven in de verwachte beschikbaarheid van mensen en middelen in een komende termijn, de verwachte en ondertussen geplaatste orders, de benodigde, aangevraagde en binnengekomen grondstoffen, het ziekteverzuim en de verwachtingen daaromtrent, de bestaande wachttijden, de voortgang van bepaalde werkzaamheden e.d. Een groot deel van deze informatie is afkomstig uit interne informatiebronnen en registraties.
De kosten van het online selectieproces in externe databanken zijn sterk afhankelijk van de tijd die het raadplegen en het selecteren van benodigde gegevens in beslag neemt. Aangezien deze kosten over het algemeen snel oplopen is het van belang de selectiewerkzaamheden zo snel en zo goed mogelijk uit te voeren. Alleen het kostenaspect vereist eigenlijk al de inzetbaarheid van zeer goed opgeleid en gekwalificeerd personeel. Gegevens die nodig zijn voor beslissingen op operationeel niveau en voor het uitvoeren van werkzaamheden kenmerken zich veelal door een ondubbelzinnige identificatie, waardoor de selectie van deze gegevens een vrij eenvoudige aangelegenheid is.
Naast de bewust ondernomen selectie-activiteit in externe bronnen is de selectie van relevante en irrelevante binnenkomende post (inclusief email) eveneens een belangrijke activiteit. Ook hier is de selectie gericht op de voor bedrijfsprocessen relevante informatie; heel vaak gaat het om impuls-informatie, informatie of gegevens die bepaalde activiteiten (of processen) opstart.

In de informatiebehoeften naar interne basisgegevens die zich continu doen gevoelen zal in de selectie door vaste formele procedures worden voorzien. Het handelt hierbij voornamelijk om informatievoorziening met betrekking tot de uitvoering van het primaire bedrijfsproces. Gegevens worden verkregen en geselecteerd uit:

• Geregistreerde wilsbesluiten (zoals besluitenlijsten). Aangezien beslissingen acties ten gevolge hebben dienen deze vanuit het oogpunt van controle te worden geregistreerd;

• Communicatiedocumenten (zoals loopbrieven) kunnen eveneens acties ten gevolge hebben. Het is dan ook noodzakelijk ook bij deze documenten de volledigheid van de registratie te waarborgen.

• Primaire verantwoordingsverslagen zijn verslagen die door medewerkers in een uitvoerende functie worden opgesteld van hun handelen. Uit deze verslagen kunnen belangrijke primaire gegevens worden geselecteerd, waarbij als vooronderstelling moet worden aangenomen dat de gegevens niet betrouwbaar hoeven te zijn. De opstellers kunnen er alle belang bij hebben om bepaalde gegevens iets anders voor te stellen dan in werkelijkheid het geval is;

• Gegevens kunnen ook afkomstig zijn uit verslagen van personen die vanuit hun functie bepaalde waarnemingen kunnen doen, zoals kwaliteitscontroleurs, portiers en voorraadcontroleurs. Deze verslagen bieden een extra controlemiddel voor primaire verantwoordingsverslagen, omdat ze de juistheid en volledigheid daarvan kunnen ondersteunen.

Stadium 2: Processelectie: selecteren en distribueren van gegevens benodigd voor specifieke processen
Om de processelectie en de daaruit volgende verspreiding van de geselecteerde gegevens op een effectieve wijze te kunnen toepassen zullen vooraf alle bedrijfsprocessen en de zich daarbinnen afspelende processtappen in kaart gebracht moeten zijn. Vervolgens zullen de aan deze processen gekoppelde informatiebehoeften en -stromen op systematische wijze geanalyseerd moeten worden. Deze analyse dient dynamisch en continu te zijn, aangezien informatiebehoeften, althans op strategisch niveau, zich wijzigen naar gelang de omstandigheden. Processelectie moet ervoor zorgen dat voor elk proces de benodigde informatie ter dekking van de geconstateerde informatiebehoeften wordt geselecteerd.
Voor de distributie van de per proces geselecteerde gegevens wordt gebruik gemaakt van de bestaande communicatie- of informatie-infrastructuur, een zowel geautomatiseerd als niet-geautomatiseerd netwerk. Intern volgt deze infrastructuur veelal de structuur van de interne organisatie. Deels echter volgen de informatiestromen ook ‘niet-gebaande’ paden, zodat een gecompliceerd geheel ontstaat. Zo volgen vele informatiestromen hiërarchische proceslijnen: stromen van ‘boven’ (de leiding) naar ‘beneden’ (de uitvoerenden) en omgekeerd. Bij stromen naar ‘beneden’ moeten we denken aan opdrachten, machtigingen en verzoeken; bij stromen naar ‘boven’ aan verantwoordingsverslagen, rapporteringen, adviezen en meldingen. Naast hiërarchische informatiestromen kunnen we ook horizontale en diagonale informatiestromen onderscheiden. Bij horizontale stromen stroomt de informatie tussen medewerkers van gelijk niveau. Het betreft voornamelijk gegevens betreffende het produktie- en waardenkringloopproces. Zonder de horizontale informatiestromen zou de organisatie niet kunnen functioneren. Diagonale informatiestromen ontstaan doordat er binnen organisaties een functionele hiërarchische verhouding is terwijl de gegevensverwerking op een of enkele plaatsen plaatsvindt. Er ontstaan dan informatiestromen naar deze gegevensbewerkende afdelingen, zoals bijvoorbeeld de financiële administratie, die vervolgens op hun beurt informatie verstrekken aan talloze medewerkers. Twee patronen van informatiebewerking doen zich voor:

• Achtereenvolgende bewerking / raadpleging (in serie): de gegevens worden achtereenvolgens doorgegeven aan alle medewerkers die bij de uitvoering van het betreffende proces zijn betrokken. De informatie (vaak verzameld in een dossier) dient de som te zijn van de door ieder van deze medewerkers te gebruiken informatie. Meestal worden tijdens de bewerking nog tal van gegevens toegevoegd. Als de laatste processtap is afgerond dient het betreffende dossier in het archief te worden opgenomen. Iedere procesmedewerker moet de garantie hebben dat deze informatie (in de vorm van dossiers) op aanvraag verkrijgbaar is.

• Gelijktijdige bewerking / raadpleging (parallel): iedere medewerker ontvangt een kopie van een formulier dat alle benodigde gegevens over de betrokken zaak bevat. Die gegevens die voor de betrokken medewerker van belang zijn worden op het formulier benadrukt. Het voordeel van de parallelle methode is dat de doorloopsnelheid van het proces kan worden verhoogd; er zullen minder wachttijden optreden omdat elke bewerker in het bezit is van de benodigde basisgegevens.

Procesregistratie ondersteunt de procesbeheersing van de primaire processen en maakt de processelectie eenvoudiger. Bij de procesregistratie wordt ten behoeve van de procesbeheersing en de -selectie een combinatie gemaakt tussen registratie voor procesbeheersing en die voor informatiebeheersing. Procesregistratie leidt tot duidelijke identificatie per proces, goede ontsluiting door middel van procesomschrijvingen, goede beheersing (verblijfplaats, voortgangscontrole) en effectief beheer. Gegevens worden zodanig vastgelegd dat de relevante informatie snel kan worden teruggevonden. Met name is toepassing van procesregistratie geschikt voor (beleids-) uitvoerende processen, aangezien deze volgens een min of meer vaststaande procedure verlopen. Bij strategische en tactische processen zal gepoogd moeten worden tot een grotere standaardisatie te komen; dat kan de processelectie aanzienlijk vereenvoudigen. Het succes van de procesregistratie (alsmede de in stadium 3 plaatsvindende archiefselectie) is gebaseerd op een procesprotocol, waarin exact staat aangegeven waaruit de afhandeling van het proces bestaat en op basis van welke zoekelementen informatie kan worden gezocht. Het protocol is een standaardformulier, dat bij elke procesgang moet worden gebruikt, uiteraard afhankelijk van procestype. Het protocol bestaat uit drie verschillende soorten gegevens:

• Gegevens voor het totale proces, zoals het procestype, het betreffende protocol, welke medewerker voor het verloop van het proces verantwoordelijk is, wat de mogelijke resultaten van het proces (of de afzonderlijke processtappen) zijn en wat, afhankelijk van de resultaten, de bewaartermijnen zijn van de input- en output-documenten binnen het proces. De gegevens voor het gehele proces vormen het kader voor alle onderdelen ervan;

• Gegevens per processtap, zoals een exacte vermelding van de input aan documenten, de uitgevoerde bewerking, de output (= input plus geproduceerde documenten), de behandelaar en de geplande en de werkelijke doorlooptijd.

• Gegevens voor het informatiebeheer, zoals de standaard ordening van de betreffende informatie (alfabetisch, per factuurnummer, per aankoop etc.), de plaats waar de betreffende informatie zal worden opgeborgen.opgeslagen en wanneer ze mag worden vernietigd en eventuele uitleengegevens. Om deze procesinformatie direct beschikbaar en toegankelijk te houden zal het dynamisch informatiebeheer dicht bij de diverse bedrijfsprocessen moeten worden opgezet. Dat betekent dat procesmanagers verantwoordelijk worden voor het dynamisch informatiebeheer. Deze informatiebestanden zijn nodig voor de bedrijfsvoering van deze processen; zonder verantwoordelijkheid voor de dynamische informatie kan de verantwoordelijkheid voor de toegewezen taken niet ten volle worden gedragen. De lijnmanagers dienen de betreffende informatiebestanden in toegankelijke en geordende staat te (laten) brengen en/of te houden.

Stadium 3: Archiefselectie: de continue selectie van voor vernietiging in aanmerking komende informatie
Archiefselectie is het lichten van alle niet meer actuele informatie uit de dynamische bestanden en de continue selectie van voor vernietiging in aanmerking komende informatie uit bestaande informatiebestanden. Informatie die zijn functie heeft verloren en geen enkel concreet doel meer dient wordt door middel van archiefselectie uit de informatiebestanden verwijderd en, eventueel na verloop van bewaartermijnen, vernietigd. De in de organisatie verspreide kopieën zijn te allen tijde direct vernietigbaar (behalve als zij in de plaats van het origineel getreden zijn). Archiefselectie dient plaats te vinden op grond van bestaande wettelijke en/of interne criteria en richtlijnen en eventueel met gebruikmaking van bestaande of op maat gesneden selectielijsten. Op basis van deze overzichten kan ook in de eerste twee fasen van informatieselectie vernietiging van documenten worden toegepast. Het resterende, te bewaren deel van de archieven wordt geïnventariseerd, materieel verzorgd en op een centrale plaats binnen de organisatie gedeponeerd c.q. in een archiefserver opgeslagen. Tot de digitale inventarissen dient via online verbindingen toegang te zijn; iedere medewerker die informatie uit het archief benodigd dient deze zo snel mogelijk te kunnen inzien. Digitale informatie moet direct toegankelijk zijn; fysieke dossiers worden per omgaande ter beschikking gesteld. Afhankelijk van de gebruiksintensiteit kunnen analoge informatiebestanden worden gedigitaliseerd om zodoende de toegankelijkheid en de beschikbaarheid te verhogen. Het management van zowel publieke als particuliere organisaties wordt gezien de gigantische informatiemassa steeds meer geconfronteerd met het feit dat een selectie van wat te bewaren en wat te vernietigen en op wat voor termijn dat laatste noodzakelijk is, belangrijk is, al was het alleen maar om de opslagkosten in de hand te houden. Het wordt steeds duidelijker dat alleen gestructureerde en continue toepassing van archiefselectie op basis van een waardering zowel van processen als van documenten, de redundantie aan gegevens kan bestrijden. Er kan pas voor optimale toegankelijkheid worden gezorgd als de hoeveelheid (tijdelijk) te bewaren gegevens overzichtelijk geworden is. Die toegankelijkheid is een belang dat voor elke organisatie gelijk is: toegankelijkheid tot bewaarde informatie is noodzakelijk voor een snelle informatievoorziening binnen de bedrijfsprocessen. Het is objectief vaststelbaar op welk niveau binnen één organisatie informatie die binnen die organisatie meervoudig voorkomt, dient te worden bewaard: het beslissende niveau veelal. Wat daarmee nog niet vaststaat is de termijn waarbinnen documenten administratieve en juridische betekenis hebben; de termijn waarbinnen de betreffende documenten voor het orgaan zelf van wezenlijk belang zijn. Indien deze termijn verstreken is dan is elke beslissing daarna omtrent bewaring of vernietiging subjectief, omdat de informatieve waarde van de betreffende bestanden voor iedereen anders is. Dit geldt in principe voor zowel publieke als particuliere organisaties. Massale bestanden met een aan termijnen gebonden administratief-juridische waarde als cliëntendossiers van de sociale dienst, patiëntendossiers, personeelsdossiers, persoonsdossiers van veiligheidsdiensten en politie en talrijke series financiële bescheiden hebben op zich slechts een beperkte informatieve waarde, zelfs al worden ze vergezeld van alle contextuele informatie benodigd om de informatie op juiste waarde te kunnen schatten. Indien ze niet meer op bedrijfseconomische en bewijstechnische gronden bewaard hoeven te blijven wordt de selectiebeslissing subjectief, als niet de wet de beslissing tot vernietiging afdwingt. Essentieel voor archiefselectie is de taak- en processtructuur van een organisatie: de taken en bedrijfsprocessen die de informatiebestanden hebben gevormd, zijn richtsnoer. Door het bewaren van informatie van permanente waarde moet het mogelijk zijn een beeld te vormen van de doelstellingen, de richtingen en de ontwikkelingen in het beleid. Het uitgangspunt van de selectie is het takenpakket van de organisatie en de verhouding daarvan tot andere organisaties. Deze benadering uit zich in drie methoden:

• macro-selectie: selectie op basis van het al dan niet bewaren van de gehele neerslag van het handelen van een organisatie. Een dergelijke selectie vereist een grondig onderzoek naar:

(a) De plaats van de organisatie;

(b) De bevoegdheden van de organisatie;

(c) De mate waarin de organisatie beslissingsvrijheid heeft;

(d) De mate waarin de organisatie verantwoordingsplichtig is;

(e) De mate van uniciteit van de taakstelling van het orgaan.

• meso-selectie: selectie op basis van het wel of niet bewaren van de neerslag van de specifieke taken en bedrijfsprocessen van een organisatie. Voorwaarden voor het toepassen van deze vorm van selectie is de analyse van het takenpakket van de organisatie en de diverse processen die bij het realiseren van de taken daarbij een rol spelen; vervolgens zullen de taken en processen aan een waardeoordeel moeten worden onderworpen op basis waarvan bepaald kan worden of moet worden vernietigd of bewaard.

• micro-selectie: selectie op basis van het wel of niet bewaren van specifieke informatiebestanden binnen voor bewaring aangemerkte taken en bedrijfsprocessen. Ook binnen taken en bedrijfsprocessen die voor langdurige bewaring in aanmerking komen worden documenten en gegevens geproduceerd die van geringe waarde zijn. Uitzuivering van deze informatie is van belang om de transparantie binnen het informatiebeheer te behouden. Micro-selectie is van groot belang om de eerste twee stadia van informatieselectie te kunnen doen slagen.

Conclusie
Wil een doelmatige en doeltreffende informatieselectie kunnen ontstaan dan is een goede voorbereiding noodzakelijk. Analyse van informatiebehoeften, informatiestromen, bestaande processen e.d. is daarvoor even nodig als ervoor zorgen dat de bestaande informatiebestanden op de nieuwe manier van informatievoorziening zijn ingesteld. Dit wil zeggen dat de bestaande bestanden geschoond moeten zijn van alle niet-relevante informatie danwel afgesloten en vervangen door ‘nieuwe’ bestanden, zodat de toegankelijkheid ertoe in alle opzichten is te waarborgen. Twee manieren van aanpak zijn mogelijk:

• Afsluiten van de bestaande informatiebestanden en starten vanuit een nieuwe situatie. Het complete informatiebestand wordt afgesloten. Deze optie gaat uit van een volledig nieuw begin. Slechts de lopende zaken worden in het dynamische archief of informatiebestand achtergelaten. De ‘oude’ informatie wordt geschoond, eventueel verspreid over meerdere jaren. De nieuwe situatie vereist het bestaan van nieuwe procedures, voortvloeiende uit de toepassing van informatieselectie in de eerste twee stadia.

• De schoning van alle bestaande informatiebestanden van te vernietigen informatie door middel van archiefselectie. Op deze wijze ontstaat als beginsituatie een betrouwbaar, up-to-date en een volledig toegankelijk informatiebestand. Archiefselectie, normaal gesproken binnen organisaties altijd het laatste stadium van informatieselectie, wordt op deze manier eenmalig toegepast om de informatiebestanden uit het verleden voor te bereiden op een informatievoorziening gebaseerd op informatielogistiek en -selectie. Overheidsinstellingen en -bedrijven hebben gezien het maatschappelijke belang van hun archieven vaak slechts deze mogelijkheid als optie.

Het Documentair Structuurplan kan bij de implementatie van informatieselectie in alle stadia een belangrijk hulpmiddel vormen.

Share This:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *