28 januari 2009

Digitaal werken, digitaal opslaan, digitaal waarderen, digitaal selecteren. Zomaar een paar termen die in onze huidige informatiemaatschappij niet meer weg te denken zijn. Termen die vanzelfsprekend klinken, maar een wereld aan betekenis met zich mee dragen. Vooral voor de informatiespecialist en archivaris zijn deze termen van groot belang. Van traditionele papieren stukken en bescheiden is geen sprake meer. De tastbaarheid van papier heeft plaatsgemaakt voor het ongrijpbare en vluchtige van digitale informatie. Hoe zorg je als informatiespecialist en archivaris dat ook deze informatie tijdig gewaardeerd, geselecteerd en duurzaam bewaard blijft voor het nageslacht? Een uitdaging die al geruime tijd aan de horizon heeft gespeeld en waar nu geen weg meer voor terug is. In deze tijd moeten alle mogelijkheden gegrepen worden om digitale informatie en alles wat daarbij komt kijken, zowel voor het heden als de toekomst, beschikbaar te maken en te houden. In mijn dagelijkse praktijk bij de rijksoverheid zie ik ontwikkelingen richting het samen oppakken van bijvoorbeeld archiefachterstanden. Men denkt hierbij met name aan een organisatievorm (shared service center) waarbij de samenwerkende partijen hun capaciteiten en kennis op dit gebied bundelen om tot een resultaat te komen.De afgelopen decennia heeft het uitbesteden van voornamelijk ondersteunende diensten en processen buiten de kernorganisatie steeds meer aandacht gekregen. Het bedrijfsleven nam hierin het voortouw met de nieuwe organisatievorm, shared service center (ssc). Het doel van een shared service center is om zoveel mogelijk klanten te bedienen door middel van een gemeenschappelijke dienst, tegen een vooraf bepaalde prijs. Door schaalvergroting en bundeling van gelijksoortige activiteiten is het mogelijk om kostenbesparend te werken. Mijn interesse hierin werd gewekt toen het duidelijk werd dat de papieren achterstanden wel opgelost zullen worden, maar hoe staat het met de digitale achterstanden? Dit in combinatie met het shared service gedachte is onderwerp van mijn scriptie. Charlene Mac Donald studeerdeop deze scriptie af aan de Univeristeit van Amsterdam met de specialisatie Archiefwetenschap. Charlene werkt nu als hoofd documentaire informatievoorziening van het eiland Sin-Maarten.

Continue reading →