Orde in de digitale chaos !

12 juli 2008

Zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven is digitalisering een veelbesproken onderwerp. Veel gehoorde kreten hierbij zijn onder andere ‘digitaliseren van het archief’ en ‘digitaliseren van de werkprocessen’. Vaak wordt gesproken over digitalisering als iets wat men van plan is in de (al dan niet nabije) toekomst te gaan doen. Naar mijn mening is dit een foute voorstelling van zaken, om de simpele reden dat het proces van digitalisering al lang gaande is. Zo is er bijna geen document meer te verzinnen dat niet digitaal gecreëerd wordt. Wat in mijn optiek dan ook het onderwerp van gesprek zou moeten zijn, is niet zozeer digitalisering, maar digitaal informatiebeheer. Het gaat daarbij om de vraag hoe we de aanwezige digitale informatie zodanig kunnen organiseren dat zij optimaal wordt gebruikt om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. In dit verband wordt vaak Enterprise Content Management genoemd als dé oplossing voor het beheer van digitale informatie. ‘Enterprise Content Management is de totaaloplossing voor het beheren van alle ongestructureerde informatie (content) in uw gehele organisatie. Deze informatie is aanwezig in vele verschillende formaten: tekstdocumenten, technische tekeningen, XMLbestanden, beeldmateriaal, PDF bestanden etc. Met Enterprise Content Management is uw organisatie in staat al deze bestanden te beheren’. Vanuit mijn werk voor de Gemeente Amsterdam ben ik een ander initiatief tegengekomen voor het beheer van digitale informatie, namelijk het Handboek Architectuur. Dit handboek van de Gemeente Amsterdam is een door het college van B&W vastgestelde blauwdruk voor de gemeentelijke informatievoorziening. In de architectuur wordt op hoofdlijnen weergegeven hoe de verschillende componenten en initiatieven in de organisatie en de informatievoorziening in elkaar grijpen, zowel functioneel als technisch. Het handboek architectuur vormt hiermee het bestemmingsplan voor de toekomstige organisatie en informatievoorziening van Amsterdam. Niels Postma bestudeerde op basis van deze blauwdruk Enterprise Content Management en de wijze waarop hierdoor ‘orde in de digitale chaos’ kon worden gebracht. Op grond van deze scriptie wist hij zijn studie Documentaire Informatiewetenschap op een goede wijze te beeindigen.

Orde in de digitale chaos ? Strategieën voor digitaal informatiebeheer. Enterprise Content Management en het Handboek Architectuur van de Gemeente Amsterdam, een vergelijkend onderzoek

Niels Postma

Share This:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *