Toetsen

6a010537097f24970b0120a8935a3f970b
Van Bussel Document Services voert toetsen uit op organisaties en applicaties volgens de normen en richtlijnen NEN ISO 15489, NEN 2082, ISO 16175, RODIN en ED3. Elke toets levert een toetsingsportfolio op, waarin zijn opgenomen een overzicht van de doorlopen procedure, de credentials van de toetser, een toetsingsrapport, een samenvattend auditrapport en een verklaring van compliance.

Er zijn in Nederland geen bedrijven die door de Raad voor Accreditatie geaccrediteerd zijn om op deze normen te toetsen. Wij zijn dat dus ook niet. Wij hebben ook niet de intentie om een dergelijke accreditatie te verwerven. Deze richt zich immers meer op de bureaucratische inrichting van het toetsingsproces dan op de inhoudelijke deskundigheid van de toetser. Onze toetsen zijn onafhankelijk en, gezien onze grote ervaring met het uitvoeren van zowel ReMANO-, NEN 2082 en NEN 15489-toetsen, betrouwbaar.

NEN ISO 15489

NEN ISO 15489 is bedoeld om informatiebeheer binnen het raamwerk van het kwaliteitsmanagement, de ISO-standaarden 9001, 9002 en 14001, te brengen. De standaard vormt een algemeen kader voor het informatie- en archiefmanagement in een organisatie. Het is een norm die de totale informatiehuishouding van een organisatie omvat, en gaat over alle systemen waarin gegevens worden beheerd die dienen voor bewijs en verantwoording.

NEN 2082

NEN 2082 geeft algemene eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur en geldt als de minimale verzameling die van toepassing is op elk systeem dat archiefstukken beheert. De verzameling eisen is dus niet uitsluitend gericht op RMA’s, maar ook op RM-functionaliteiten in bedrijfsapplicaties en kantoorautomatisering. Organisaties kunnen de verzameling eisen als basis gebruiken en naar eigen behoefte specifieke eisen toevoegen. Door de opzet van de verzameling eisen beoogt deze norm modulaire en flexibele toepassing ervan in de praktijk mogelijk te maken. De verzameling eisen heeft betrekking zowel op (tekst)documenten, als op elk ander type informatieobjecten, zoals databases, websites, geografische informatiesystemen (GIS), CAD-systemen of multimediadocumenten.

ISO 16175

De introductie tot deze norm omschrijft de functie van deze norm als volgt:

‘ISO 16175-2:2011 articulates a set of functional requirements for digital records management systems. These requirements apply to records irrespective of the media in which they were created and/or stored. The requirements are intended to:

  • define the processes and requirements for identifying and managing records in digital records management systems;
  • define the records management functionality to be included in a design specification when building, upgrading or purchasing digital records management systems software;
  • inform records management functional requirements in the selection of commercially available digital records management systems; and
  • review the records management functionality of, or assess the compliance of, an existing digital records management system’.

KIDO

De handreiking belicht het informatiebeheer op strategisch, tactisch en operationeel niveau, waarbij de kernfuncties van het informatiebeheer centraal staan. Door de bestaande wet- en regelgeving en normenkaders aan deze functies toe te voegen, ontstaat een integraal model dat gericht is op het duurzaam beheer van digitale en analoge informatie. Organisaties kunnen de handreiking gebruiken als: een referentiekader voor de inrichting van een primair proces en de informatiebeheerprocessen zelf, als toetssteen om verbetermogelijkheden te identificeren en verbeteracties te bepalen en als een hulpmiddel om prestatie-eisen en normen vast te stellen, gericht op het continu verbeteren van de kwaliteit van het informatiebeheer.

RODIN

RODIN is nadrukkelijk niet bedoeld als een nieuwe set met eisen, maar als een handzame, begrijpelijke samenvatting van alle relevante wetten regelgeving, normen en standaards. Het biedt een handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een (in ontwikkeling zijnde) digitale beheeromgeving, waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Het kan worden gebruikt door informatiemanagers, adviseurs DIV en interne auditors, maar ook door archiefinspecteurs en externe auditors. RODIN kan gebruikt worden als checklist en daarmee dienen als instrument voor good governance (adequate sturing, beheersing, verantwoording en toezicht) en inzicht geven in de mate waarin de organisatie op dit gebied ‘in control’ is.

ED3

Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Een richtlijn voor de inrichting van organisaties die archieven voor lange tijd archiveren en bedoeld om de integriteit en de authenticiteit van deze archieven te waarborgen.

 

VBDS Pre-Audit Verklaringen

Pre-Audits leiden tot Pre-Audit Verklaringen, waarin Van Bussel Document Services verklaart dat een software ontwerp, een organisatorische inrichting, een ontwikkelversie, e.d. de functionaliteiten van een norm opgenomen heeft in het ontwikkel- c.q. verandertraject en verwacht mag worden dat deze ook in het uiteindelijke resultaat aanwezig zullen zijn. Een dergelijke Pre-Audit Verklaring heeft slechts een geldigheid van een (1) jaar of tot het moment waarop het definitieve resultaat van het ontwikkelproces (een applicatie, software platform of organisatorische inrichting) getoetst is op de specifieke norm.

NEN 2082

Circle Software, Djuma®-platform. Pre-Audit verklaring, afgegeven op 28 mei 2015. Deze pre-auditverklaring is vervallen.

 

VBDS Verklaringen van Compliance

ISO 16175

SER Solutions International GmbH, Doxis4, versie 3, Verklaring van Compliance, afgegeven op 24 november 2016. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2019.

 

NEN 2082

Brein Informatisering, Midoffice Suite InProces, release 2, versie 2.8, Verklaring van Compliance, afgegeven op 15 januari 2016. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 31 december 2018.

Decos Information Solutions, Decos D5, versie D5.1 (hertoets), Verklaring van Compliance. Deze toets is uitgevoerd op grond van de rapportages en de documentatie, zoals die in 2008 zijn gegenereerd bij de primaire toets op compliance aan de norm, aangevuld met een overzicht van de functionele wijzigingen sinds dat moment. Deze verklaring is bij het aflopen van de geldigheid van de verklaring niet verlengd.

Decos Information Solutions, Decos D5, versie D5.2, Verklaring van Compliance. Deze verklaring is bij het aflopen van de geldigheid niet verlengd.

Decos Information Solutions. JOIN Zaak & Document, versie 6.0.1., Verklaring van Compliance, afgegeven op 12 januari 2015. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 31 januari 2018.

De Ree Archiefsystemen, MAIS-Flexis, versie 7, Verklaring van Compliance (gelijktijdige audit met versie 8), afgegeven op 28 mei 2015. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2018.

De Ree Archiefsystemen, MAIS-Flexis, versie 8, Verklaring van Compliance (gelijktijdige audit met versie 7), afgegeven op 1 juni 2015. Deze verklaring van Compliance is geldig tot 1 juni 2018.

Exxellence, Exxellence Suite, versie 6.00.00, Build 369 (2016), Verklaring van Compliance, afgegeven op 5 juli 2016. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 augustus 2019.

Gemeente Bussum, Zaaksysteem.nl, versie 3.0. Verklaring van Compliance. Deze verklaring is bij het aflopen van de geldigheid niet verlengd.

Gemeente Doetinchem, gecombineerd zaaksysteem/DMS/RMA OneGov, Verklaring van Compliance, afgegeven op 6 november 2015. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2018.

Gemeente Hoorn, gecombineerd zaaksysteem/DMS/RMA (gebaseerd op PerfectView 4.0., Sharepoint Server 2010), Verklaring van Compliance, afgegeven op 22 juli 2014. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 augustus 2017.

Gemeente Leiden, BARS, versiedatum 8 maart 2016, Verklaring van Compliance, afgegeven op 8 maart 2016. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 april 2019.

Genetics BVPowerBrowser e-suite/PowerZIS met Sharepoint 2013, versie 14, Verklaring van Compliance, afgegeven op 17 juli 2015. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 augustus 2018.

Mintlab BV, Zaaksysteem.nl, versie 3.16, Verklaring van Compliance, afgegeven op 16 april 2014. Deze verklaring is bij het aflopen van de geldigheid niet verlengd.

Mintlab BV, Zaaksysteem.nl, versie NEN 2082 2017.03.0, Verklaring van Compliance, afgegeven op 29 maart 2017. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 april 2020.

Mozard BV, Mozard Suite, versie 2016.1, Verklaring van Compliance, afgegeven op 20 januari 2017. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 februari 2020.

Pink Roccade Local Government BV, CZA 1.33, in combinatie met Makelaarsuite en iDocumenten, Verklaring van Compliance, afgegeven op 6 december 2016. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 januari 2020.

Pink Roccade Local Government BV, iZaaksuite 7.5., in combinatie met Makelaarsuite en iDocumenten, Verklaring van Compliance, afgegeven op 6 december 2016. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 januari 2020.

SER Solutions International GmbH, Doxis4, versie 3, Verklaring van Compliance, afgegeven op 24 november 2016. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2019.

Split~Vision, SinglePoint for All SharePoint, release september 2015, Verklaring van Compliance, afgegeven op 1 oktober 2015. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 november 2018.

Stadsbeheer, SBA, versie 4.14.99 (releasedatum 22 juli 2015), Verklaring van Compliance afgegeven op 21 december 2015. Deze Verklaring van Compliance is geldig tot 1 januari 2019.

 

RODIN

Gemeente Tiel, Inrichting gemeentelijke archiveringsomgeving, Verklaring van Compliance. Deze verklaring is vervallen. Een nieuw audittraject is ingezet dat naar verwachting in de loop van 2017 wordt afgerond.

Gemeente Doetinchem, Inrichting gemeentelijke archiveringsomgeving, Verklaring van Compliance, afgegeven op 6 november 2015. Deze verklaring van Compliance is geldig tot 1 december 2018.

 

 

 

Bewaren

Share This:

One thought on “Toetsen

  1. Pingback: eric burger document management | NEN2082 – en DoD5015.2 certificering voor recordsmanagement applicaties

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *