Category Archives: Records Management

Informatievoorziening, onzekerheid en de ‘wetten van Finagle en Cook’.

15 juli 2005

Reeds een aantal jaren worden de ‘grenzen’ van de informatievoorziening aangege­ven door twee ‘wetten’, namelijk die van Finagle en Cook. Beide ‘informatica-wetten’ zijn in Ne­derland niet zo bekend als die van Murphy (‘Als er iets fout kan gaan, dan gaat het ook fout’) en Brooks (‘Murphy is een optimist’) (1), maar zijn evenals deze van belang bij de ontwik­keling en inrichting van een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening. Beide wetten leggen er de nadruk op dat ondanks of dankzij de hoeveelheid gegevens of informatie de onzekerheids-factor (erg) groot blijft (2). De beide wetten bevestigen steeds op­nieuw dat management zal blijven wat het altijd geweest is: doelbewust omgaan met onzekerheid en ‘onzekere’ informatie. Ma­nagement kan immers beschouwd worden als geobjectiveerde subjec­tiviteit, waarbij getracht wordt op grond van gegevens / informatie subjectieve omgevingsfacto­ren door middel van geobjectiveerde beslissin­gen te beïnvloeden.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading

Share This:

Vakblindheid

Vakblindheid
Wat mij in de afgelopen jaren zo vaak is opgevallen is hoe breed ons vakgebied is. Informatiebeheer en informatieverwerking zijn domeinoverstijgend. Informatievoorziening is binnen organisaties onontkoombaar. Iedere medewerker heeft er mee te maken, is het niet om oude dossiers op te sporen dan toch wel om een ingewikkelde zoekactie via Internet uit te voeren of een documentenbase te bouwen. Informatici, bedrijfs- en bestuurskundigen, archivarissen, documentair informatieverzorgers, informatie-architecten: allen houden zich bezig met de organisatie van de informatievoorziening. En geen enkele organisatie heeft geen archief, geen databeheer, geen informatiestromen, geen informatie-architectuur.


Continue reading

Share This:

‘Fixed content’, context en SOX.

1 juni 2005

Documenten zijn ‘fixed content’. De vorm, structuur en inhoud van de opgenomen data liggen vast. Het is niet de bedoeling dat daarin wijzigingen worden aangebracht. Gebeurt dat wel, en wijzigt een document dan ontstaat in principe een nieuwe versie ervan. Die nieuwe versie heeft een andere status, speelt een andere rol binnen het verwerkingsproces van de data en is eigenlijk een nieuw document. Een document echter dat nauw verbonden is met het document waaruit het voortkomt. Het kan niet zo zijn dat de data die in een document zijn opgenomen ‘on the fly’ veranderen en dat automatisch enkel en alleen de laatste, meest actuele versie beschikbaar is. Dat kan alleen als daartoe bewust door de maker ervan wordt besloten. En als de reden waarom dat gebeurt bekend is.

Geert-Jan van Bussel


Continue reading

Share This:

ReMANO 2004. Een referentiemodel voor RMA-software.

1 juni 2005

ReMANO staat voor Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid. Het is bedoeld als een overzicht van specificaties die aan Record Management Applicaties (voortaan: RMA) moeten (c.q. mogen) worden gesteld. ReMANO kan als richtlijn worden gebruikt bij de aanschaf van dit soort applicaties door Nederlandse overheidsinstellingen en bedrijven. RMA’s zijn primair bedoeld om in een geautomatiseerde omgeving archiefbeheer mogelijk te maken, zowel van digitale als niet-digitale bestanden. Digitale bestanden worden in de RMA opgenomen op een wijze die de controle ervan enkel aan de RMA toestaat. Niet-digitale bestanden worden in de RMA enkel opgenomen door middel van hun registratiegegevens; het beheer ervan vereist nog steeds actieve handelingen van de mens. Een goed ingerichte RMA kan voor de digitaal daarin opgenomen archiefbestanden een groot deel van de beheershandelingen zelf verrichten, zonder dat de mens daarop hoeft in te grijpen. Uiteraard kan de organisatie die een RMA gebruikt zelf bepalen in hoeverre de RMA deze handelingen automatisch mag uitvoeren. Een RMA kan bijvoorbeeld op basis van de ingegeven selectielijsten en de daaraan gekoppelde bewaartermijnen automatisch een vernietigingshandeling uitvoeren; in de praktijk zal het wenselijk zijn de applicatie deze handeling niet automatisch te laten uitvoeren, maar eerst menselijke controlehandelingen uit te voeren.

Drs G.J. van Bussel MBA

Continue reading

Share This:

Twente loopt voorop met elektronisch dossier

31 mei 2005

Vier ziekenhuizen en circa 75 apotheken in Twente en de Achterhoek
werken vanaf oktober 2005 met een elektronisch medicatiedossier.
Daarmee lopen deze regio’s voorop met de landelijke invoering in 2007
van de digitale uitwisseling van medicinale gegevens.


Continue reading

Share This:

Rechtmatigheid van handelen in het geding ?

3 mei 2005

De Nederlandse regering beziet de mogelijkheden om het optreden van
overheden onder het strafrecht te brengen. Sinds geruime tijd kunnen
Nederlandse overheidsorganen niet strafrechterlijk worden vervolgd voor
hun handelen. Uiteraard kan vastgesteld worden dat – in het ergste
geval – er sprake is van ‘onbehoorlijk handelen’ of ‘onbehoorlijk
bestuur. Uiteraard toetst de Algemene Rekenkamer voor de Rijksoverheid
en de Gemeentelijke Rekenkamer voor de gemeentelijke overheid in
hoeverre er sprake is van onrechtmatig en ondoelmatig handelen.
Strafrechterlijke sancties waren (en zijn) evenwel niet mogelijk.
Burgers kunnen uiteraard in bezwaar en beroep, de Nationale Ombudsman
kan worden ingeschakeld, maar de gang naar de rechter is een moeilijke
aangelegenheid als het een overheidsorgaan betreft.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading

Share This:

Archivering van databases.

3 mei 2005

Het archiveren van databases is in de discussies over digitale archivering over het algemeen een redelijk vergeten hoofdstuk. Over het algemeen komen de opvattingen er op neer dat de database in zijn geheel moet worden bewaard ofwel in het oorspronkelijke format, inclusief het databasemanagement programma dat de database heeft gegenereerd ofwel als een ASCII-bestand met veldscheiding en een uitgebreide beschrijving van de organisatorische en technische context van de database. De Uitvoeringsregeling van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 is wat dat betreft zelfs zeer specifiek: ‘Het oorspronkelijke opslagformaat of ASCII (flatfile, met veldscheidingstekens), vergezeld van documentatie bij voorkeur in XML-DTD over de structuur van de database (tenminste omvattende een compleet logisch datamodel met beschrijving van entiteiten); queries dienen in de vraagtaal SQL (SQL2) te worden vastgelegd’. Buiten het feit dat niet is vastgelegd welke ASCII-variant gebruikt moet worden, wordt er hierbij vanuit gegaan dat de gehele database wordt gearchiveerd. De vraag is of dat wel een juiste veronderstelling is.
Geert-Jan van Bussel

Continue reading

Share This:

Het einde van de .pst-bestanden

1 mei 2005

Voor systeembeheerders die een dagtaak hebben aan het archiveren van overvolle mailboxen is er hoop: E-mail Archiving On Demand.


Continue reading

Share This:

Archiefschool organiseert Workshop ReMANO

30 april 2005

De Archiefschool organiseert op 18 en 25 mei 2005 een workshop over ReMANO 2004.

Continue reading

Share This:

ReMANO wordt ontwikkeld tot Nederlandse norm

30 april 2005

ReMANO 2004 wordt door het NEN in bewerking genomen om tot een
Nederlandse norm voor record management applicaties te worden
ontwikkeld. De Stichting Certificatie ReMANO, organisator van een
certificatieproces voor ReMANO 2004, zal dit proces zowel
organisatorisch als financieel, ondersteunen.

Share This: