 De white papers, artikelen, essays en rapporten uit 2006. Al deze items bieden U een nieuwe kijk op het betreffende item, soms traditioneel, soms modern, soms provocerend.... Klik op het item en neem er kennis van.
|
|
|
Documenten onder controle. Optimaliseer uw informatievoorziening |
|
|
|
|
11 oktober 2009 Dit boek geeft inzicht in de wondere wereld van document management. Het is geschreven voor iedere professional die met documenten, document management en elektronische documentenverwerking in software in aanraking komt en die in zijn werkzaamheden moet bepalen wat de waarde, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid zijn van de informatie die in de geraadpleegde documenten is of wordt opgenomen. Document management raakt alle medewerkers in organisaties die opdrachten verwerken, zaken afhandelen, contractonderhandelingen voeren of beleid ontwikkelen. Of er alleen met papieren documenten wordt gewerkt, met elektronische documenten of met beide, maakt geen verschil. Document management heeft vele verschillende dimensies, kan vanuit vele verschillende gezichtspunten worden benaderd, maar dient voor iedereen te leiden tot een effectievere, efficiëntere en meer uniforme wijze van omgaan met documenten in de organisatie. De lezer krijgt allereerst uitleg over de hoofdprocessen van document management, dat wil zeggen over de selectie, de logistiek en het beheer van documenten. Het gaat om de wijze waarop de juiste documenten, op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomen. Het gaat over de kwetsbaarheid van elektronische documenten, over de problemen van digitale duurzaamheid en over de pragmatische oplossingen daarvoor. Het boek biedt inzicht in bewijs en compliance en biedt een aantal praktische tools om in de eigen organisatie te implementeren. Geert-Jan van Bussel schreef voor de Praktijkreeks Administratie van uitgeverij Kluwer een overzicht van wat documentaire informatievoorziening is.
|
|
Lees meer...
|
|
|
Orde in de digitale chaos ! |
|
|
|
|
12 juli 2008 Zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven is digitalisering een veelbesproken onderwerp. Veel gehoorde kreten hierbij zijn onder andere ‘digitaliseren van het archief’ en ‘digitaliseren van de werkprocessen’. Vaak wordt gesproken over digitalisering als iets wat men van plan is in de (al dan niet nabije) toekomst te gaan doen. Naar mijn mening is dit een foute voorstelling van zaken, om de simpele reden dat het proces van digitalisering al lang gaande is. Zo is er bijna geen document meer te verzinnen dat niet digitaal gecreëerd wordt. Wat in mijn optiek dan ook het onderwerp van gesprek zou moeten zijn, is niet zozeer digitalisering, maar digitaal informatiebeheer. Het gaat daarbij om de vraag hoe we de aanwezige digitale informatie zodanig kunnen organiseren dat zij optimaal wordt gebruikt om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. In dit verband wordt vaak Enterprise Content Management genoemd als dé oplossing voor het beheer van digitale informatie. ‘Enterprise Content Management is de totaaloplossing voor het beheren van alle ongestructureerde informatie (content) in uw gehele organisatie. Deze informatie is aanwezig in vele verschillende formaten: tekstdocumenten, technische tekeningen, XMLbestanden, beeldmateriaal, PDF bestanden etc. Met Enterprise Content Management is uw organisatie in staat al deze bestanden te beheren’. Vanuit mijn werk voor de Gemeente Amsterdam ben ik een ander initiatief tegengekomen voor het beheer van digitale informatie, namelijk het Handboek Architectuur. Dit handboek van de Gemeente Amsterdam is een door het college van B&W vastgestelde blauwdruk voor de gemeentelijke informatievoorziening. In de architectuur wordt op hoofdlijnen weergegeven hoe de verschillende componenten en initiatieven in de organisatie en de informatievoorziening in elkaar grijpen, zowel functioneel als technisch. Het handboek architectuur vormt hiermee het bestemmingsplan voor de toekomstige organisatie en informatievoorziening van Amsterdam. Niels Postma bestudeerde op basis van deze blauwdruk Enterprise Content Management en de wijze waarop hierdoor 'orde in de digitale chaos' kon worden gebracht. Op grond van deze scriptie wist hij zijn studie Documentaire Informatiewetenschap op een goede wijze te beeindigen.
|
|
Lees meer...
|
|
|
Digitaal archiveren en kerkelijke archieven |
|
|
|
|
12 juni 2008 Het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) in Kampen heeft een voorlichtende taak ten aanzien van archiefvormers en archiefbeheerders in de Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) op het terrein van archiefbeheer. Op vragen rond het archiveren van digitale archiefdocumenten is de beantwoording in het standaarddocument, de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten, niet bij de tijd. Archiefvormers wordt geadviseerd digitale documenten te printen en vervolgens te bewaren. In mijn onderzoek ben ik nagegaan welke mogelijkheden archiefvormers en archiefbeheerders ter beschikking staan voor het beheren van digitale archiefdocumenten. Door de beperkte grootte van de meeste kerkelijke gemeenten lijkt een investering in grote informatiesystemen niet opportuun. Daarom beveel ik het ADC aan om te onderzoeken of er gecentraliseerd kan worden gewerkt met een informatiesysteem. Daarnaast geef ik een advies aan het ADC om de Richtlijnen aan te passen op korte termijn en daarin een paragraaf over digitaal archiveren op te nemen. Ik stel voor om digitaal aangeleverde archiefdocumenten digitaal op te slaan – volgens een bepaalde structuur – op de computer van de archiefvormer. De archiefvormer zorgt voor frequente overbrenging van digitale archiefdocumenten naar de archiefbeheerder die in dezelfde structuur werkt. De archiefbeheerder en de archiefvormer maken samen goede afspraken en zorgen voor geregeld overleg over ontwikkelingen en gewaarborgde toegankelijkheid. Marien Geelhoed studeerde af aan de Hogeschool van Amsterdam met deze hoog gewaardeerde scriptie. |
|
Lees meer...
|
|
|
Het Nederlandse archiefbestel in ontwikkeling. Randvoorwaarden voor een nieuw bestel |
|
|
|
|
10 juni 2008 Het Nederlandse archiefbestel is al een aantal jaren in beweging, maar niemand weet echt waarheen. Voor de redactie van het Archievenblad werd ik gevraagd een kort overzicht te geven van mijn ideeën over de ontwikkeling van dit bestel. Dat artikel is het waard eveneens op deze plek te worden gepubliceerd, aangezien het onderwerp van belang is voor een grotere lezersgroep dan enkel die van het genoemde tijdschrift. De steeds digitaler wordende informatiehuishouding binnen organisaties (in principe is bijna ieder archiefdocument dat vandaag de dag wordt gegenereerd 'born digital') gaat mijns inziens grote gevolgen hebben voor de manier waarop de zorg en het beheer van cultureel erfgoed wordt georganiseerd. |
|
Lees meer...
|
|
|
|
Publicaties 2008