23 november 2007 

In de afgelopen tien jaar heeft het gebruik van geografi­sche informatiesystemen bij waterbeherende overheids­in­stel­lingen als het waterschap Zeeuwse Eilanden een hoge vlucht genomen. Het Geografisch Informatie Sys­teem (GIS) neemt binnen de informatievoorziening van deze organisaties een steeds meer centrale positie in. Het gevolg hiervan is dat het GIS in toenemende mate procesgebonden informatie bevat, die een belangrijke rol kan spelen in zowel de eigen bedrijfsvoering als de poli­tieke en juridische verantwoording. Dit artikel richt zich voornamelijk op het vinden van een oplossing voor het toegankelijk houden van digitale geografische infor­matie ten behoeve van een derde belangengroep, die van de toekomstige historisch onderzoekers.Aan de hand van twee voorbeelden uit de dagelijkse prak­tijk van het waterschap wordt de werking en duur­zaamheidsproblematiek van het GIS onderzocht, name­lijk de bodemkwaliteitskaarten en het project ‘Zeekoe’. In beide gevallen blijkt dat zowel het be­drijfsvoerings- als verantwoordingsbelang beter ge­waar­borgd zijn dan het cultuur-historisch belang. Er wordt een tweetal oplossingsrichtingen onderzocht: enerzijds het met periodieke intervallen bevriezen van de database en anderzijds het toegankelijk houden van de digitale geografische bestanden binnen het netwerk van de archiefvormer, eventueel in combinatie met de toe­passing van waardering en selectie. Waardering en selectie kunnen worden toegepast door middel van het gebruik van metadata. Door het koppe­len van de juiste metadata aan geografische bestanden kunnen deze al aan de bron, dat wil zeggen bij het ont­staan, worden gekenmerkt als ‘te bewaren’ of ‘te vernie­ti­gen’ Bestanden die voor openbaarmaking in aanmerking ko­men kunnen toegankelijk worden gemaakt met behulp van internettechnologie. Samenwerkingsverbanden tus­sen de Nederlandse overheden als Nederlandse Over­heid Referentie Architectuur (NORA) en Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) scheppen hiervoor het juiste klimaat. Een belangrijk recent initiatief van het Waterschapshuis is WaterschapsNet, dat als doel heeft de elektronische dienstverlening aan de burger te verbe­te­ren. Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een cluster geografie, waarin (historische) geografische informatie van de waterschappen kan worden geraadpleegd. De toe­komstige beheerders van de geografische informatie, waaronder regionaal historische centra zoals het Zeeuws Archief, dienen te worden betrokken in het be­pa­len van de content van dergelijke clusters. Hoe de duurzaamheid, ofwel de authenticiteit, toeganke­lijkheid en leesbaarheid op de lange termijn kan worden gewaarborgd is echter nog onvoldoende duidelijk. Het toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden nog steeds de enige bruikbare methode.

15 oktober 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel iedere twee maanden een achtergrondartikel op Livre. Open, Vrij en Duurzaam. Livre biedt een een frisse kijk op open, vrije en duurzame ICT innovatie met thema's als open standaarden en open source software, Software as Service (SaS), open content, open access, Web 2.0, Voice over IP en Internet. Livre fungeert als podium voor nieuws, achtergronden, columns en opinies. Livre, in juni 2004 begonnen als OpenMagazine, is volledig onafhankelijk en vaart haar eigen koers. Livre is ook een interactief kennisplatform. Bij alle verhalen die worden gepubliceerd, bestaat de mogelijkheid om te reageren. Bovendien zijn gerelateerde verhalen met elkaar verbonden aan de hand van tags (te vinden onderaan iedere pagina). Het forum van Livre biedt de mogelijkheid om kennis en ervaringen te delen. Daarnaast is er een uitgebreide pool van documenten (onderzoeksrapporten, scripties et cetera) aanwezig die gratis zijn te downloaden. We nemen hier een link op naar de publicaties op de Livre-site.

3 augustus 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel onregelmatig columns op DocumentWereld.nl. Deze site wil een ontmoetingsplaats zijn voor professionals in de document managementwereld, met vele columns, nieuws, vacatures, opleidingen, productbeschrijvingen en verwijzingen. De columns die hier worden gepubliceerd zijn ook als artikel of column verschenen op onze eigen site, maar er kunnen kleine wijzigingen in zijn aangebracht. 

Een reeks artikelen over content als driver van performance

3 mei 2007

In 1995 startte ik samen met Ferdinand Ector een onderzoek naar het effect van content op de performance van organisaties. In 2006 beëindigden we onze laatste praktijkcasus en besloten we onze bevindingen in definitieve vorm vast te gaan leggen. Uiteraard zijn een aantal publicaties in de afgelopen jaren voortgevloeid uit dit onderzoek. Enkele artikelen zijn op vbds.nl gepubliceerd, zoals 'Building the record keeping system'. In dit artikel hebben wij de gist van ons concept vastgelegd. In de reeks artikelen die onder 'Op zoek naar de herinnering...' zal verschijnen zullen wij ons concept tot in detail uitwerken en onderbouwen op basis van wetenschappelijke literatuur en uitgevoerde praktijkcasussen. De kern van onze stelling is dat performance van bedrijfsprocessen slechts te bereiken is als twee prestatiedoelstellingen worden gerealiseerd: doelmatigheid en rechtmatigheid. Beide prestatiedoelstellingen representeren zich middels de informatie- en de verantwoordingsfunctie van de informatiehuishouding van een organisatie. Dat laatste wordt de laatste jaren ook 'compliance' genoemd. Wij denken dat rechtmatigheid slechts kan worden bereikt indien een verantwoordingssysteem (ook wel 'record keeping system' genoemd) binnen de organisatie wordt geïmplementeerd, dat de kwaliteit van de content, gebruikt voor bewijs- en verantwoordingsdoeleinden, garandeert. Dit verantwoordingssysteem richt zich met name op die content die rechtstreeks gebonden is aan de bedrijfsprocessen waarin ze een rol speelt, en de metadata die betekenis geven aan deze content. In 'Op zoek naar de herinnering...' wordt aandacht besteed aan 'organizational memory' en 'content auditing' als middelen om de verantwoordingsfunctie van iedere organisatie te realiseren. In het verantwoordingssysteem worden context, kwaliteit, waardering, behoud en logistiek van content gewaarborgd. In 2007 en 2008 zullen de overige bijdragen aan 'Op zoek naar de herinnering...' verschijnen.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector