Category Archives: Records Management

Bewaren en Bewijzen: de update

2 april 2007

De hoeveelheid gegevens binnen een organisatie is enorm. Naast papieren informatiestromen spelen elektronische informatiestromen steeds vaker een rol. Op papier georiënteerde processen, alsmede complete papieren administraties worden in snel tempo gedigitaliseerd. Nieuwe authenticatiemethoden, zoals de elektronische handtekening, maken elektronische transacties (op afstand) mogelijk. Waar voorheen een fysiek document voorzien van een handtekening nodig was om authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid te waarborgen, kunnen nu met één druk op de knop over grote afstanden overeenkomsten rechtsgeldig tot stand komen. Het doel van deze brochure is helderheid verschaffen in de beleidsmatige en juridische eisen en aanbevelingen voor de (digitale) opslag van gegevens en de bewijskracht van deze gegevens. Daarnaast worden praktische en organisatorische handvatten gegeven hoe u risico’s kunt ondervangen en gegevens veilig en betrouwbaar kunt bewaren zodat de bewijskracht gewaarborgd blijft. Hiermee kunt u de bewijskracht van opgeslagen (digitale) gegevens binnen en van uw organisatie verhogen. In deze brochure krijgt u antwoord op de vragen:

  • • Welke gegevens moet ik bewaren en voor hoe lang?
  • • Welke processen horen er bij (digitale) opslag van gegevens en waarom?
  • • Hoe kan ik de antwoorden op bovenstaande vragen praktisch organisatorisch implementeren?

Buiten de scope van de brochure Bewaren en Bewijzen vallen technische implementatie en sectorspecifieke gegevens. De brochure is een update van de in 1998 door NEN/EDIforum uitgegeven eerste versie. De brochure is deze maal tot stand gekomen op initiatief van ECP.nl met medewerking van een werkgroep specialisten, onder voorzitterschap van Geert-Jan van Bussel. De hoofdredactie van de brochure was in handen van Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté. Marjolijn Durinck en Inge Aarts (beide werkzaam bij ECP.nl) voerden de eindredactie.

Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté

Continue reading

Share This:

Een digitale paradox ? Een onderzoek naar de samenloop van de WOB en de Databankenwet

24 januari 2007
Door de evolutie van digitale technologie neemt het denkbaar bereik van, en de mogelijke toegang tot informatie toe. De komst van het internet en het World Wide Web hebben gezorgd voor optimale informatieproductie, -opslag en –distributie, waarmee burgers in principe maximaal toegang krijgen tot digitale informatie. De overheid bevordert op allerlei manieren digitale ontsluiting en openbaarmaking van overheidsinformatie. Openbaarheid is geen doel op zichzelf maar is onder meer van belang bij het verkrijgen van steun van burgers voor het overheidshandelen. Juist in de huidige tijd is openbaarheid daarom van cruciaal belang. Alom wordt geconstateerd dat de distantie tussen burgers en overheid is vergroot. Overheidshandelen zonder maatschappelijk draagvlak dupeert de democratische verhoudingen. Het is mede daarom dat het belang en de waarde van actieve openbaarheid en maximale transparantie van de overheid volop in de belangstelling staan. Volgens sommigen is actieve openbaarheid zelfs een kerntaak van de overheid. Openbaarheid van overheidsinformatie heeft daarnaast ook historische, culturele en educatieve waarde. De openbaarheid van overheidsinformatie wordt wellicht tenietgedaan middels intellectueel eigendomsrecht. Onder een paradox wordt verstaan ‘een schijnbare tegenstrijdigheid, stelling of uitspraak die schijnbaar ongerijmd is, maar bij nader onderzoek waar blijkt te zijn.’ Er wordt in dit kader wel gesproken van een digitale paradox: door digitalisering is het mogelijke bereik van de overheid naar burgers enorm toegenomen; anderzijds wordt de openbaarheid van informatie mogelijk gefrustreerd door intellectuele eigendomsrechten van belanghebbenden. In dit artikel wordt verslag gedaan van een onderzoek naar de samenhang tussen de Databankenwet en de Wet openbaarheid van bestuur (voortaan: WOB). De vraag is: belemmert de Databankenwet wellicht actieve, online openbaarheid, conform de WOB, van informatie opgenomen in databanken?

Emiel Mettes

Continue reading

Share This:

Records Management: een onmisbare compliance- en performance resource ?

22 december 2006

Records Management heeft de afgelopen jaren, met name in de Verenigde Staten, grote aandacht gekregen, vooral voor wat betreft de rol die het kan spelen in het kader van compliance en het bereiken daarvan. Toch blijkt het problematisch om het management te overtuigen van het belang van records management, niet alleen voor compliance, maar ook voor het bereiken van kostenvoordelen, betere procesperformance en een betere informatievoorziening en -infrastructuur. We hebben hier een viertal white papers opgenomen die vanuit verschillend gezichtspunt het belang van records management benadrukken. De eerste white paper probeert vanuit het gezichtspunt van EMC aan te geven waarom een bedrijf records management moet implementeren, wat de voordelen zijn en op welke wijze het methodisch kan worden gerealiseerd. De tweede paper is van Xerox en richt zich met name op de integratie van ‘electronic records management’ binnen document management; als voorbeeld wordt Xerox’ eigen product DocuShare gebruikt. De derde publicatie is een uitgebreide studie van Cohasset Associates op basis van FileNet Records Manager naar de kostenvoordelen die op basis van records management kunnen worde gerealiseerd. Het is een interessante studie, die ook voor Nederlandse implementatietrajecten, en niet alleen van FileNet producten, erg nuttig is, omdat er zich geboden wordt op baten van records management. In de kosten-baten analyses zijn de baten van records management vaak moeilijk te concretiseren. Deze studie kan hierbij van groot nut zijn. De laatste publicatie hier richt zich op het door Cohasset ontwikkelde concept van ‘Assured Records Management’. In opdracht van EMC indroduceert Cohasset hier een ‘structured methodology to significantly improve the retention and disposition of valued electronic information assets. De paper sluit af met een ‘self assessment’, waarbij als afsluiting wordt aangegeven dat ‘organizations that fail this self assessment are at substantial risk and need to get moving on the road to Assured Records Management’. Mijn evaluatie van deze vragenlijst leidt tot de conclusie dat voor vele Nederlandse organisaties deze afsluiting zeer toepasselijk is….

Continue reading

Share This:

Information Lifecycle Management en Archivering: de visie van SUN Microsystems

3 augustus 2006

Information Lifecycle Management (ILM) is de laatste jaren binnen de opslagwereld een hot item geworden. ILM richt zich op het management van de lifecycle van informatie, met name door het gebruik van diverse opslagsystemen, die de kosten van oplsag op de wat langere termijn in de hand houden. ILM richt zich sterk op een hardware-omgeving; dit is ook niet verwonderlijk aangezien de grote voorstanders van ILM hardwareleveranciers zijn van grote ‘storage en retrieval’-systemen. SUN Microsystems heeft een aantal white papers gepubliceerd die ILM en archivering op langere termijn met elkaar verbinden. Deze zes white papers (verspreid uitgebracht) zijn door ons verzameld en in een logische volgorde geplaatst. Deze white papers zijn vooral voor DIV-ers en archivarissen erg nuttig om te zien hoe een vooraanstaande leverancier van opslagsystemen tegen archivering aankijkt. De white papers geven inzicht in de visie en de argumenten van leveranciers van opslag-hardware. Dit is erg nuttig in de discussies met automatiseerders en leveranciers van soft- en hardware en maakt het makkelijker implementatietrajecten van ILM te beoordelen.

 

Continue reading

Share This:

Substitutie: waarborgen voor een wettelijke regeling

Tool 7

Ontwikkeldatum
3 mei 2006

Ontwikkeld door
Van Bussel Document Services

Status
Versie 1.0

Versiedatum
3 mei 2006

Verspreiding
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie
Artikel 7 van de Archiefwet geeft iedere zorgdrager in principe de mogelijkheid om archiefdocumenten te vervangen door reproducties, waarbij de te vervangen documenten vernietigd kunnen worden. Dit wordt in de wet substitutie genoemd. Voor substitutie is een machtiging nodig van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap of van Gedeputeerde Staten, daar waar het gemeenten en waterschappen betreft. Na substitutie nemen de reproducties de plaats in van de oorspronkelijke documenten; ze worden daarmee archiefdocumenten in de zin van de Archiefwet.

Substitutie kan enkel en alleen plaatsvinden als er sprake is van juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefdocumenten voorkomende gegevens. Substitutie wordt toegepast als op papier geplaatste archiefdocumenten digitaal worden gemaakt of omgekeerd. Als daarnaast blijvend te bewaren archiefdocumenten onvoldoende duurzaamheid hebben om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn dan is de zorgdrager verplicht tot substitutie.

Juist die termijn van ‘honderd jaar’ is een probleem; zonder organisatorische waarborgen is geen enkele gebruikte informatietechnologie in staat om aan die eis te voldoen. De enige uitzondering hier is wellicht microfilm, alhoewel vraagtekens gesteld kunnen worden bij ‘raadpleegbaarheid’. De volledige context van de archiefdocumenten gaat bij microverfilming immers verloren. Sommige papiersoorten zullen de genoemde periode ook kunnen doorstaan, maar dat geldt niet altijd voor de toners van de laserprinters of de inkt van de inktjetprinters die gebruikt worden om dat papier te bedrukken. De digitalisering heeft andere, welbekende duurzaamheidsproblemen.

De duurzaamheidsproblemen van microfilm en papier zijn in ieder geval minder dan die veroorzaakt door de digitalisering. Desondanks vindt substitutie van digitaal naar papier (formeel) niet plaats. Uiteraard worden in de praktijk voortdurend electronisch gegenereerde documenten gemigreerd naar papier (ook de uiteindelijk te bewaren documenten), maar er is nog nooit een machtiging daarvoor aangevraagd. Of er sprake is van juiste en volledige weergave van de opgenomen gegevens valt te betwijfelen. De originele archiefdocumenten worden echter vervangen door papieren exemplaren, die vervolgens als de archiefexemplaren worden beschouwd. Er is dus ontegenzeggelijk sprake van substitutie. In sommige gevallen wordt deze substitutie zelfs gestimuleerd, bijvoorbeeld daar waar de e-mail-strategie gericht is op het afdrukken van de oorspronkelijke mails. Hoewel er voor deze substituties in principe machtigingen nodig zijn, deze evenwel nooit worden aangevraagd, zou actie van de Rijks- en Provinciale archiefinspectie noodzakelijk zijn. Deze blijft echter uit.

Substitutie-aanvragen worden in de praktijk met name aangevraagd voor migraties van (grote) papieren bestanden naar digitale documentenbestanden (bijvoorbeeld bouwvergunningen). Over deze aanvragen wordt over het algemeen negatief beschikt. Hoewel bij het scannen van papieren bestanden en het maken van een image (een afspiegeling) van elk papieren document over het algemeen sprake is van juiste en volledige weergave van de opgenomen gegevens bestaat er te weinig vertrouwen in de electronische beheersomgevingen en te veel vertrouwen in de traditionele technologie van microfilm en papier om deze substituties toe te staan. Er bestaat dus een zekere inconsistentie in het omgaan met substitutie: aan de ene kant gebeurt het continue, zonder machtiging en zonder actie daartegen, aan de andere kant worden machtigingen tot substitutie niet ingewilligd, omdat er geen vertrouwen bestaat in de beheerssituatie na vervanging. Aan de ene kant voortdurende vervanging zonder machtiging, waarbij de authenticiteit van de archiefdocumenten zeer problematisch is; aan de andere kant de authenticiteit van papieren documenten voorop stellen om substitutie naar een digitale vorm tegen te houden.

Zoals eerder opgemerkt is er geen enkele gebruikte informatietechnologie die de absolute garantie kan bieden dat na honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang in raadpleging is te constateren. Dat betekent dat substitutie alleen dan kan plaatsvinden als de nodige maatregelen genomen worden om de raadpleging van de archiefdocumenten te waarborgen. Die maatregelen zijn voor een deel informatietechnologisch van aard, maar voor het belangrijkste deel organisatorisch van karakter. Om substitutie (en eigenlijk iedere operatie waarbij archiefdocumenten worden vervangen door eenzelfde exemplaar op een ander medium) mogelijk te maken zal een ‘gecontroleerde omgeving’ moeten worden ingericht.

Vervanging kan in principe enkel worden toegepast als de kwaliteitskenmerken van de archiefdocumenten worden gewaarborgd. Dit betekent dat authenticiteit, integriteit, controleerbaarheid en historiciteit ingevuld worden op een manier die vorm, structuur en inhoud van de vervangen archiefdocumenten behoudt. Wij hebben een wijze van aanpak ontwikkeld op basis waarvan substitutie kan worden uitgevoerd, met in acht neming van de bestaande wet- en regelgeving. Deze wijze van aanpak dient op ieder te substitueren bestand te worden toegepast.

Download bestand

Share This:

Onachtzaamheid

Onachtzaamheid

Opnieuw komt gevoelige informatie zomaar in het nieuws. We leggen de nadruk op ‘opnieuw’. Er gaat geen week voorbij of we horen over verlies of diefstal van gegevens, vaak met een privacy of veiligheidslabel. Voorbeelden zijn er voldoende; laten we er eens een paar noemen (in chronologische volgorde, en zeker niet volledig):

* 8 oktober 2004: Officier van Justitie Joost Tonino zet zijn defecte privé computer bij het grofvuil omdat deze het door een virus niet meer zou doen. Op de computer, door een taxichauffeur toegespeeld aan Peter R. de Vries, stond zeer gevoelige informatie over de relatie tussen de georganiseerde misdaad en de vastgoedsector, de beursgang van internetprovider WorldOnline, de effectenfraude van Cor Boonstra, de gewelddadigheden tussen twee Amsterdamse taxibedrijven en de verdachten in de Clickfondszaak;

* Februari, april en mei 2005: respectievelijk de Bank Of America, Ameritrade en Times Warner raken back-up tapes kwijt, met privacy-gevoelige gegevens van honderdduizenden klanten;

Continue reading

Share This:

De toekomst van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV)

4 maart 2006

Dit artikel is het resultaat van een onderzoek naar de toekomst van de afdeling DIV binnen organisaties. In de eerste plaats worden de begrippen ‘informatiemanagement’, ‘document management’, ‘records management’ en ‘knowledge management’ tegen elkaar afgezet om de verschillen en relaties duidelijk in kaart te brengen. Vervolgens wordt aandacht besteed aan de geschiedenis van informatiemanagement in organisaties, in het perspectief van zowel de modernistische traditie waarin informatiesystemen ontstaan, als de postmodernistische ‘informatie-explosie’. In het tweede gedeelte van dit artikel wordt expliciet gekeken naar het ontstaan en de taken van de afdeling Documentaire InformatieVoorziening (DIV) als reactie op deze filosofische paradigma’s. Tot slot staat de literatuur speculatie toe over een aantal toekomstige ontwikkelingen binnen de afdeling.

Evert Florijn


Continue reading

Share This:

Personeelsgesprekken en personeelsdossiers

Tool 6

Ontwikkeldatum:
12 september 2001

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:
Versie 1.3.

Versiedatum:
17 februari 2006

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
Er zijn drie momenten in de aansturing van een medewerker: het maken van afspraken (con-tracting), het volgen en bijsturen van de uitvoering (functioneren) en het beoordelen van re-sultaten (beoordeling). Deze drie momenten kunnen het beste mondeling plaatsvinden en en de uitkomsten daarvan schriftelijk worden vastgelegd. De wijze waarop personeelsgesprekken worden gevoerd is een handige tool om cyclisch personeelsgesprekken te voeren en een deugdelijk personeelsdossier aan te leggen. In deze tool wordt tevens aangegeven wat in een dergelijk personeelsdossier dient te worden opgenomen.

Download tool.

Share This:

Building the record keeping system

2 februari 2006.

In 2001 verscheen een artikel waarin wij verslag deden van een onderzoek waarin een organisatiekundige, informatiekundige en archiefkundige invalshoek werden gecombineerd bij het verbeteren van de performance van bedrijfsprocessen. Wij stelden daarin, op basis van uitgebreid onderzoek en diverse casestudies dat het archivistische concept van het ‘record keeping system’ gebruikt kon worden als een instrument om de performance van de documentstromen binnen bedrijfsprocessen te verbeteren, en dus, als gevolg daarvan, ook de performance van de bedrijfsprocessen zelf. Het artikel zelf verscheen in de Proceedings of the 34th Hawaii International Conference on System Sciences. Op dit congres is de bijdrage ook gepresenteerd. Het artikel is een samenvatting van de theorie zoals wij die hebben ontwikkeld aangaande de bedrijfskundige betekenis van een archivistisch georiënteerde inrichting van de informatiehuishouding.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector
Gert van der Pijl
Pieter Ribbers


Continue reading

Share This:

De selectie van informatie: het fenomeen

6 januari 2006

Het functioneren van de Westerse samenleving is in de laatste decennia afhankelijker geworden van de exponentieel groeiende hoeveelheid beschikbare gegevens en de informatie die eraan ontleend wordt. Diverse onderzoeken die naar de groei van de informatiemassa zijn ingesteld komen uit op een groeicijfer in de jaren na 1950 van om en nabij de 10 % per jaar. Bij veel van de geproduceerde informatie past de vraag in hoeverre die bijdraagt aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Veel van de aangeboden gegevens zijn nauwelijks bruikbaar. De informatieconsumptie, de kennisneming van alle aangeboden informatie en het gebruik ervan, blijft ver bij die groei achter. Geconfronteerd met deze enorme informatiestroom is de gebruiker niet meer in staat de herkomst, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van die informatie vast te stellen. Daarnaast: het handelen van mensen en instellingen blijkt – na een bepaalde grens – zeer informatie-ongevoelig te zijn. De verbetering van de kwaliteit van de besluiten is verwaarloosbaar klein in vergelijking tot de hoeveelheid informatie die daarvoor wordt gebruikt. Dat heeft te maken met het feit dat de bruikbaarheid in belangrijke mate wordt bepaald door de context van de verkregen gegevens. Verder bleek dat deze grote informatiemassa enorme eisen stelde aan opslag, beheer en toegankelijkheid. Via het inzetten van innovatieve computersystemen en speciaal ontwikkelde database- en document-managementsoftware (DMS) werd ernaar gestreefd zowel het opslagprobleem de baas te worden als alle niveaus van de organisatie tijdig van relevante, correcte en noodzakelijke informatie te voorzien. Belangrijk zowel voor opslag als voor informatievoorziening is het fenomeen informatieselectie, dat de basis vormt voor een verantwoorde keuze van relevante gegevens uit de informatiemassa die de huidige samenleving produceert. Het maken van een verantwoorde keuze impliceert ook de onontkoombare vernietiging van irrelevante informatie.

Geert-Jan van Bussel


Continue reading

Share This:

Honderd functionele eisen voor document (record) managementsystemen.

23 december 2005

Ontwikkeldatum:
26 juli 2005

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:
Versie 1.1.

Versiedatum:
23 december 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright.

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Bron:
Softwarespecificaties voor Record Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004 (maart 2004).

Model:
Van Bussel Document Services V.O.F. heeft een model ontwikkeld waarin wordt aangegeven waaraan, rekening houdend met het voorgaande, document (record) managementsystemen moeten voldoen om een ‘gecontroleerde omgeving’ te kunnen realiseren voor de archiefdocumenten zoals die in deze systemen worden opgenomen. Dit model laat de gebruikte applicatie voor document (record) management voldoen aan de eisen die door wet- en regelgeving worden gesteld aan documentverwerking en –beheer. De applicatie maakt het vervolgens de organisatie mogelijk om compliance te realiseren. Dit model biedt zowel een richtlijn voor de inrichting van een gecontroleerd document (record) managementsysteem als een kader voor de toetsing daarvan.

Model-onderdelen:
1. Classificatie
2. Toegangscontrole, beveiliging en audit trail
3. Selectie- en bewaartermijnen, overbrengen, exporteren en vernietigen
4. Opnemen van archiefdocumenten
5. Identificatie
6. Zoeken, ter beschikking stellen en weergeven (presenteren)
7. Eisen voor het beheer van registratiegegevens
8. Overige functionaliteiten
9. Niet-functionele eisen.

Korte introductie:
Mede door de voortdringende digitalisering is records management zeer complex geworden. Aangevuld met strengere eisen vanuit wet- en regelgeving (Archiefwet, Archiefbesluit 1995; Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) worden de eisen die aan records management worden gesteld hoger. Standaarden en richtlijnen (NEN-ISO 15489-1, Informatie- en Archiefmanagement; Code voor Informatiebeveiliging (NEN-ISO/IEC 17799:2002)) leggen in navolging van wet- en regelgeving expliciet nadruk op ‘information compliance’, de noodzaak voor een organisatie om zich te verantwoorden inzake de uitvoering en handhaving van wet- en regelgeving. Dit alles vereist een adequate organisatie, een goed gestructureerde en gedocumenteerde informatiehuishouding, een functionerend document management c.q. record management systeem (archiveringssysteem), een gedocumenteerde documentgeneratie en –afhandeling en duidelijke en vastgelegde verantwoordelijkheden die zeer expliciet zijn toegewezen. Deze aldus gerealiseerde omgeving dient voortdurend gecontroleerd te zijn, zodat compliance en rechtmatigheid verzekerd zijn. Records Management richt zich op procesgebonden informatie, dit wil zeggen al die informatie die gegenereerd wordt in bedrijfsprocessen van een organisatie. In principe behelst dit alle informatie die binnen een organisatie wordt gegenereerd. Een zeer belangrijk onderdeel van Records Management is Storage and Retrieval, de technologie die opslag en representatie van de opgeslagen informatie mogelijk maakt. Records Management richt zich dus op informatie die betrekking heeft op de functies, taken en processen van een organisatie. Als zodanig is Records Management een bedrijfskritische activiteit. Document management/ Records management applicaties hebben dan ook een bedrijfskritisch karakter: uitvallen ervan kan de bedrijfsvoering ernstig verstoren. Records Management is dan ook een zeer serieus te nemen thema, waarbij het inrichten van een gecontroleerde omgeving betreffende document management essentieel is.

Download tool.

Share This:

Lijst van software functionaliteiten voor een DMS met RMA functionaliteit

22 december 2005

Ontwikkeldatum:
27 mei 2004

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services

Status:
Versie 4.1.

Versiedatum:
25 januari 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
Voor RMA-systemen zijn uitgebreide overzichten van functionele eisen beschikbaar. Het wordt wat moeilijker als Document Managment Systemen worden bekeken op hun records management-mogelijkheden. De onderstaande tool geeft snel inzicht in de mate waarop de betreffende applicatie voldoet aan een aantal basis-functionaliteiten voor archivering. De tool kan zijn diensten bewijzen tijdens demonstraties in het kader van aanbestedingstrajecten.

Download tool.

Share This:

Europese Parlement stemt voor bewaarplicht

14 december 2005

Het Europees Parlement heeft met 397 stemmen voor, 197 tegen en 30 onthoudingen, ingestemd met het Britse voorstel inzake de bewaarplicht van telecommunicatiegegevens. Vanaf juli 2007 moeten alle lidstaten gegevens van telefoon-, e-mail en internetverkeer voor minimaal 6 en maximaal 24 maanden opslaan. Tot deze gegevens behoren ook de locatiegegevens van mobiele telefoons. Een voorstel om ook gegevens inzake alle mislukte of niet correct verbonden gesprekken bij te houden haalde het niet. Het wordt tevens mogelijk om de gegevens te delen met derde landen indien er internationale overeenkomsten aan de gegevensoverdracht ten grondslag liggen. De maximale bewaartermijn kan, indien de Europese Commissie er mee instemt, worden verlengd. Dit betekent dat de afzonderlijke lidstaten niets in de weg wordt gelegd bij het verlengen van deze termijn. Ierland heeft momenteel een bewaartermijn van drie jaar, Polen wil er zelfs een van vijftien jaar invoeren. De lidstaten zullen zelf mogen beslissen of ook gegevens van mislukte oproepen moeten worden bijgehouden, en mogen eventueel invoering van de bewaarplicht uitstellen tot eind 2008.


Continue reading

Share This:

Zes maanden, twee jaar of vijftien jaar ?

4 december 2005

De ministers van Justitie en Binnenlandse zaken van de lidstaten van de Europese Unie zijn vrijdag overeengekomen dat telecombedrijven en internetproviders verkeersgegevens minimaal een half jaar en maximaal twee jaar mogen/moeten bewaren. Landen die eigen regelgeving kennen voor de duur van de bewaarplicht voor verkeersgegevens, kunnen een andere bewaartermijn aanhouden. Zo kent Itali een termijn van vier jaar, Ierland van drie jaar en zal Polen waarschijnlijk een bewaartermijn van vijftien jaar gaan hanteren. Verder is afgesproken dat de nationale overheden niet verplicht zijn om telecombedrijven en internetproviders de kosten om deze bewaarplicht uit te voeren te vergoeden.


Continue reading

Share This:

Encryptie en archief: hoe staat het met de toegankelijkheid ?

12 november 2005

Veel bedrijven en organisaties voelen zich onder druk van allerlei wettelijke regels en allerlei beveiligingsproblemen genoodzaakt om hun documenten, e-mail en andere archiefbestanden via encryptie te beschermen. De vraag is of deze bedrijven in staat zijn om de berichten en documenten te ontsleutelen op het moment dat ze nodig zijn. Op het moment dat zo’n bericht nodig is en het bericht is niet te ontsleutelen dan dient op dat moment de eindgebruiker te worden gelocaliseerd die er encryptie op heeft toegepast en moet gehoopt worden dat:
a. deze nog de beschikking heeft over de decryptie-sleutel; en
b. de sleutel voor de decryptie nog geldig is. Het toepassen van encryptie op digitale archiefbestanden is geen normale praktijk maar komt wel steeds dichterbij, nu allerlei compliance-vraagstukken bedrijven ertoe brengen om het archiveren van e-mail, document-bestanden en databases opnieuw te bekijken.

Geert-Jan van Bussel


Continue reading

Share This:

Het begrip context vanuit archiefwetenschappelijk perspectief.

13 september 2005

Het begrip ‘context’ is in de jaren negentig van de twintigste eeuw in zwang geraakt binnen de archiefwetenschap. Dit betekent overigens niet dat archivarissen daarvoor niet met ‘context’ bezig waren. Ze gebruikten de term niet, maar hielden bij onderzoek van archieven altijd rekening met de omgeving waaruit het betreffende archief voortkwam. In zijn algemeenheid wordt vervolgens ook met het begrip ‘context’ de omgeving bedoeld die het archief genereert, structureert en bevraagt. Maar dit is wel een heel algemene aanduiding die niet of nauwelijks specificeert wat er nu met de term ‘context’ wordt bedoeld. Context en archief worden op verschillende manieren afgebakend (if all) en veelal worden de contextuele verschijnselen tot een omschrijving van het begrip ‘context’ gebombardeerd. De algemene omschrijving hierboven definieert het begrip ‘context’ bijvoorbeeld al op basis van datgene wat met het archief gebeurt; als definitie blijft eigenlijk alleen ‘omgeving’ over. De omschrijvingen geven dus wel aan wat tot de context van het archief moet worden gerekend, maar veelal niet wat ‘context’ zelf is. Verwarrend wordt het vervolgens als op basis van wat tot de context van het archief wordt gerekend, onderscheid wordt gemaakt in meerdere ‘contexten’.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector


Continue reading

Share This:

Het Panopticum van Bentham, ofwel: wordt het archief tot het alziende oog ? ?

Het Panopticum van Bentham, ofwel: wordt het archief tot het alziende oog ?

De Engelse filosoof en politieke radicaal Jeremy Bentham (1746-1832) is een van de grondleggers van het Utilitarianisme. Dit is de overtuiging dat het geluk van iedereen belangrijker is dan het geluk van een individu. Alle keuzes van handelingen moeten dan ook worden gemaakt in het licht van het ‘ gemiddelde’ geluk van iedereen. Het consequent en continue toepassen van deze principes geeft uiteindelijk een rechtvaardiging voor sociale, politieke en andere maatschappelijke instellingen. Invloed tijdens zijn leven had hij nauwelijks, maar John Stuart Mill en John Austin zijn sterk door hem beïnvloed. Bentham is nog steeds onder ons: gemummificeerd woont hij de vergaderingen van het college van bestuur van London University bij. Het gevolg van een wat letterlijke interpretatie van een schenking, waarin hij zijn vermogen aan de universiteit naliet op voorwaarde dat hij alle vergaderingen mocht bijwonen.
Continue reading

Share This:

Administratieve logistiek binnen “administratiefabrieken” en (documentaire) informatievoorziening

14 augustus 2005

In het afgelopen decennium zijn managers ervan overtuigd geraakt dat wijzigingen in organisatie en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Verbeteringen in beheersing en inrichting van het primaire proces hebben betere service tegen lagere kosten gerealiseerd. Deze verbeteringen waren veelal het resultaat van de toepassing van logistiek en daarop gebaseerde principes. De ‘integrale besturing van goederenstromen en de daaraan gekoppelde informatiestromen’ heeft ertoe geleid dat bedrijven hun externe en interne doelstellingen bereikt hebben; naar buiten toe concurrentievoordelen en naar binnen toe een instrument om de kosten te beheersen. Tegelijkertijd heeft de voortschrijdende kantoorautomatisering de prestaties van routineprocessen sterk verbeterd. De toepassing van logistiek vereist een nauwkeurige analyse van werkprocessen en de voor de voltooiing van het werk benodigde (documentaire) informatie. Aan het gebruik en het beheer van deze informatie is tot nu toe slechts geringe aandacht besteed; de rol van de (documentaire) informatievoorziening als succesfactor voor het slagen van veranderings- en ver-beteringsprocessen is echter doorslaggevend.

Geert-Jan van Bussel

Ferdinand Ector

Continue reading

Share This:

Informatievoorziening, onzekerheid en de ‘wetten van Finagle en Cook’.

15 juli 2005

Reeds een aantal jaren worden de ‘grenzen’ van de informatievoorziening aangege­ven door twee ‘wetten’, namelijk die van Finagle en Cook. Beide ‘informatica-wetten’ zijn in Ne­derland niet zo bekend als die van Murphy (‘Als er iets fout kan gaan, dan gaat het ook fout’) en Brooks (‘Murphy is een optimist’) (1), maar zijn evenals deze van belang bij de ontwik­keling en inrichting van een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening. Beide wetten leggen er de nadruk op dat ondanks of dankzij de hoeveelheid gegevens of informatie de onzekerheids-factor (erg) groot blijft (2). De beide wetten bevestigen steeds op­nieuw dat management zal blijven wat het altijd geweest is: doelbewust omgaan met onzekerheid en ‘onzekere’ informatie. Ma­nagement kan immers beschouwd worden als geobjectiveerde subjec­tiviteit, waarbij getracht wordt op grond van gegevens / informatie subjectieve omgevingsfacto­ren door middel van geobjectiveerde beslissin­gen te beïnvloeden.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading

Share This:

Vakblindheid

Vakblindheid
Wat mij in de afgelopen jaren zo vaak is opgevallen is hoe breed ons vakgebied is. Informatiebeheer en informatieverwerking zijn domeinoverstijgend. Informatievoorziening is binnen organisaties onontkoombaar. Iedere medewerker heeft er mee te maken, is het niet om oude dossiers op te sporen dan toch wel om een ingewikkelde zoekactie via Internet uit te voeren of een documentenbase te bouwen. Informatici, bedrijfs- en bestuurskundigen, archivarissen, documentair informatieverzorgers, informatie-architecten: allen houden zich bezig met de organisatie van de informatievoorziening. En geen enkele organisatie heeft geen archief, geen databeheer, geen informatiestromen, geen informatie-architectuur.


Continue reading

Share This: