Category Archives: Records Management

Werklozenproject digitalisering archieven

4 april 2011

De gemeente Amsterdam zet werklozen in voor voor het digitaliseren van de stadsarchieven. Momenteel zijn er bij stadsdeel Nieuw-West zo’n honderd mensen, die tot voor kort werkloos waren, aan de slag. Maandag ondertekent burgemeester Eberhard van der Laan met alle stadsdeelvoorzitters een convenant waarin de andere stadsdelen afspreken ook werklozen in te zetten voor de digitalisering in plaats van een extern bedrijf hiervoor in te huren. De digitalisering van bouwarchieven is een wettelijke verplichting. Maar de gemeente gaat ook andere archieven aanpakken. Amsterdam schat dat er de komende jaren werk is voor ongeveer 1000 mensen. De werklozen worden vooral ingezet voor het voorbereidende werk. Ze moeten de archieven opschonen, ordenen en scanklaar maken. Er ligt kilometers archief op hen te wachten. De Dienst Werk en Inkomen (DWI) en specialisten van het stadsarchief werken samen binnen het project. DWI selecteert de langdurig werklozen en stelt een praktijkcentrum beschikbaar; de specialisten verzorgen trainingen en begeleiding.

Continue reading

Share This:

De risco’s van ‘cloud computing’

9 februari 2011

De IT van honderden huisartspraktijken en zorgcentra is in gevaar doordat automatiseerder InfoTechnology op de fles is. Het concern host data én software van talloze bedrijven in de zorgketen. Dat zorgt voor onrust in de zorgwereld. Het bedrijf levert ‘managed services’ aan honderden artsenpraktijken en zorginstellingen, die daardoor volledig afhankelijk zijn. Velen hebben alleen nog een ‘thin client’, alle data en alle softwaresystemen zijn ‘uitbesteed’ bij InfoTechnology. Cloud computing optima forma. Door het bankroet, dat eerder deze week werd uitgesproken, bestaat de kans dat 1,5 a 2 miljoen elektronische patiëntendossiers (EPD’s) op zwart gaan, bevestigt curator Mark Aukema. ‘Maar dat gaat niet gebeuren, want alle betrokken partijen, ook de crediteuren, zijn overtuigd van het maatschappelijk belang van continuïteit van de dienstverlening’, sust hij. Aukema heeft voor de korte termijn gezorgd dat het licht aanblijft in het datacenter van InfoTechnology. ‘Voor de middellange termijn moeten we nog een oplossing zoeken’. Maar volgens de curator is er zeer veel interesse om de boedel over te nemen.

Continue reading

Share This:

Toegankelijkheid van een e-depot

25 september 2010

Frank van Meir schreef voor de afsluiting van zijn masteropleiding Archiefwetenschap een scriptie over de toegankelijkheid van een e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. De focus ligt op de elementen beleid, processen en procedures en personeel van het e-depot. Begrippen (zoals archief, metadata en context) die in dit kader relevant zijn worden verduidelijkt in relatie tot duurzame toegankelijkheid. Van Meir gaat in op de ontwikkelingen in de archief- en DIV wereld die betrekking hebben op duurzame toegankelijkheid van ‘born digital’ archiefdocumenten. Zijn uitdaging hierbij was om een brug te slaan tussen archief- en DIV wereld. Op basis van literatuuronderzoek zijn bouwstenen verzameld of geformuleerd om een model (representatiemodel) te ontwikkelen dat bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid van een e-depot. Het ontwikkelde model heeft de contextbenadering van een digitaal archief als uitgangspunt. De nadruk ligt op representaties en metadata, die niet alleen betrekking hebben op het archiefdocument, maar vooral op de interne en externe omgevingscontext van het archiefdocument. Dat houdt ook in dat gekeken is naar de wijze waarop archiefdocument en contextinformatie worden gemodelleerd. De toepasbaarheid van het representa-tiemodel is getoetst aan een gemeentelijk archief. Met het representatiemodel is een poging gedaan om antwoorden te vinden op de vooraf gestelde onderzoeksvragen. Met als hoofdvraag: Hoe is de toegankelijkheid van ‘born digital’ archiefdocumenten te borgen en te verzorgen voor een e-depot? Dit is een bewerkte versie, van de originele scriptie van mei 2010. In de originele versie is een verslag opgenomen van de toets van het representatiemodel. Deze is hier weggelaten waardoor de nadruk meer komt te liggen op het ontwikkelde model.

Frank van Meir

Continue reading

Share This:

EPD blijft het waardeloos doen

8 september 2010

Slechts 15 procent van de zorgaanbieders is aangesloten op het EPD. Vooral huisartsen en ziekenhuizen doen het slecht. Veel leveranciers kunnen hun systemen niet koppelen. Dat blijkt uit de voortgangsrapportage, die minister Ab Klink naar de Tweede Kamer stuurt. Van alle 6509 zorgaanbieders zijn er slechts 980 aangesloten (zo’n 15 procent). Vooral de huisartsenpraktijken laten het afweten. Welk informatiesysteem ze ook gebruiken, ze kunnen hun dossiers altijd aansluiten op het Landelijk Schakelpunt (LSP). Toch hebben slechts 369 van de 4337 dat gedaan (zo’n negen procent). Het grootste probleem vormen ziekenhuisinformatiesystemen. Bijna veertig procent van alle systemen zitten nog niet in het goedkeuringstraject om aangesloten te worden op het EPD, terwijl alle andere systemen al gecertificeerd zijn. Dat werkt direct door in het gebruik van het EPD. Niet meer dan 13 van de 95 ziekenhuizen is landelijk aangesloten. Het ministerie meldt niet welke leveranciers het laten afweten.

Continue reading

Share This:

De kosten van duurzame digitale toegankelijkheid

12 juni 2010

De kosten voor het landurig bewaren en toegankelijk houden van digitaal archief zullen in de toekomst flink oplopen. Dit heeft onder andere te maken met het onderhoudsgevoelige karakter van digitale informatie en met het feit dat er steeds meer informatie digitaal wordt aangemaakt. Daarnaast wordt ook op grote schaal informatie gedigitaliseerd. Aangezien de Nederlandse overheid verantwoordelijk is voor het bewaren van zowel publieke digitale informatie als ons nationale digitale erfgoed zullen erfgoedinstellingen, archiefvormers en in het bijzonder archiefbewaarplaatsen, die worden gefinancierd met overheidsgeld, op termijn geconfronteerd worden met de hoge kosten van duurzame digitale toegankelijkheid. Vreemd genoeg is er nog nauwelijks aandacht besteed aan dit probleem en is hierover bij het Nederlandse archiefwezen nog weinig bekend. Om te kunnen besparen op de kosten van het duurzaam en toegankelijk bewaren van digitaal archief moeten alle kosten en alle factoren die de kosten beinvloeden bekend zijn. Deze kosten kunnen inzichtelijk worden gemaakt met behulp van kostenmodellen. Ook kunnen eventueel kostenberekeningen worden gebruikt als voorbeeld. Wanneer de factoren die de kosten beinvloeden en kosten van een digitaal archiveringssysteem (e-depot) waarmee de duurzaamheid van de digitale objecten kan worden gegarandeerd, in kaart zijn gebracht, kunnen vervolgens maatregelen worden genomen om te besparen op de kosten van duurzame digitale toegankelijkheid.

Thijs Hessling studeert op deze scriptie af voor de opleiding Media, Informatie en Communicatie (Archivistiek).

Continue reading

Share This:

Eerste Kamer zeer kritisch over EPD

1 juni 2010

Een groot deel van de Eerste Kamer staat argwanend tegen de invoering van een landelijk elektronisch patiëntendossier (EPD). Uit een enquête van Medisch Contact bleek onlangs dat een ruime meerderheid van de artsen het bezwaarformulier tegen het EPD heeft ingevuld of overweegt dat te doen (MC 20/2009: 880). Dat gegeven voedt de scepsis van de Eerste Kamer, die ook zichtbaar wordt in het vorige week verschenen ‘voorlopig verslag’ van de Vaste Kamercommissie voor VWS. ‘We willen weten hoe het ministerie het draagvlak denkt te vergroten’, zegt SP-senator Tineke Slagter-Roukema. ‘Het ministerie heeft artsen nodig om het EPD in te voeren. De uitkomst van de enquête maakt onze zorgen groter.’ Slagter noemt het EPD een ‘megalomaan project’ waarin veiligheid en privacy onvoldoende zijn geregeld. Ook de motivatie deugt niet: ‘De minister zegt dat met het EPD duizenden fouten en dus slachtoffers per jaar worden voorkomen. Maar hij gaat voorbij aan factoren als therapietrouw of verminderde cognitie van de patiënt’. Heleen Dupuis (VVD) ziet veel nadelen in een landelijk EPD: ‘De beveiliging kan nooit volledig zijn en de baten zullen minder groot zijn dan de minister suggereert’. Ook noemt zij het ‘belachelijk’ om te veronderstellen dat Nederlanders die op reis in hun eigen land medisch hulp nodig hebben, daarvoor niet naar huis zouden teruggaan. ‘Wat dat betreft zie ik geen voordeel in een landelijk systeem.’

Continue reading

Share This:

WABO vereist archiefkwaliteit

25 mei 2010

Met de invoering van de Wabo realiseren de meeste gemeenten zich niet welke problemen ze moeten oplossen met de dossiervorming. Een burger mag namelijk zelf weten hoe hij zijn omgevingsvergunning aanvraagt, op papier of online, met alle documenten en tekeningen die daarbij horen. Hoe komt dan per aanvraag één betrouwbaar dossier tot stand? Op zich is dat natuurlijk geen nieuwe vraag. Al sinds de digitalisering losbarstte is dat een vraag die oplossing vereist. In veel organisaties is die oplossing ver te zoeken. Op 23 maart gaf de Eerste Kamer zijn goedkeuring aan de Invoeringswet van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo). Het Omgevingsloket Online is niet bedoeld en geschikt voor de archivering van vergunningdossiers. De gemeente blijft echter zelf verantwoordelijk voor de toegankelijkheid en betrouwbaarheid daarvan. De Wabo wil de burger tegemoet komen: hij mag zelf weten hoe hij zijn omgevingsvergunning aanvraagt, via het Omgevingsloket, via de mail, aan de balie, op papier en/of digitaal. Een betrouwbaar dossier is dan vaak een probleem. Zonder goede vastlegging van het proces verdampt de winst van de Wabo voor burger en overheid waar we bij staan, zoals het voor ieder digitaal proces verdampt wat met een hybride aanvering te maken heeft.

Continue reading

Share This:

Eerste Kamer tegen centraal EPD

10 mei 2010

Landelijke koppeling van het elektronisch patiëntendossier is voorlopig van de baan. Een meerderheid in de Eerste Kamer vindt het bijna vijftig miljoen euro kostende landelijke systeem te duur. VVD-senator Heleen Dupuis noemt het wetsvoorstel ‘absoluut prematuur’ en ‘een veel te griezelig avontuur’. SP-senator Tineke Slagter: ‘In het jaar dat dit wetsvoorstel bij ons in de Eerste Kamer ligt, is er al zoveel veranderd dat er geen wettelijke basis meer is.’ Maar er is niet alleen forse kritiek van de oppositie. Ook het CDA keert zich tegen het voorstel van de eigen demissionair bewindsman Klink. ‘Als de wetgever iets wil wat al die dokters niet willen, dan kun je er maar beter niet aan beginnen’, zegt CDA-senator Hans Franken over het volgens hem nog ‘onvoldragen wetsvoorstel’. De Eerste Kamer heeft forse bezwaren tegen de oprichting van het zogenaamde ‘landelijk schakelpunt’. Hiermee kunnen artsen, apothekers en specialisten door het hele land gegevens inzien. In de praktijk komt het volgens de Landelijke Huisartsenvereniging (LHV) zelden voor dat een dokter in Groningen patiëntgegevens uit Zeeland nodig heeft. Vice-voorzitter Paul Habets: ‘Zo’n 95 procent van de communicatie tussen hulpverleners vindt binnen de regio plaats, waarom dan zo’n ingewikkeld systeem optuigen dat huisartsen alleen maar geld kost?’

Continue reading

Share This:

EPD: wel of niet slecht beveiligd ?

1 april 2010

Het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) is onvoldoende beveiligd. Daardoor kunnen vertrouwelijke patiëntgegevens in verkeerde handen komen, beweert Guido van ’t Noordende, onderzoeker aan de Universiteit van Amsterdam. Volgens het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) zijn de twijfels die de wetenschapper zaait ongegrond. Van ’t Noordende schreef vorige maand een brief naar de Eerste Kamer waarin hij de resultaten van zijn onderzoek naar de beveiliging van het EPD onder de aandacht brengt. Patiëntgegevens zijn decentraal opgeslagen bij de zorgaanbieders, maar via het Landelijk Schakelpunt (LSP) te raadplegen door geautoriseerde behandelaars. Door in te breken bij het LSP kunnen kwaadwillenden bij alle patiëntgegevens, want decentraal is niet vast te stellen of er een zorgverlener of een hacker achter de aanvraag zit. Maar ook de mandatering, waarmee artsen medewerkers toegang geven tot het EPD, is volgens de onderzoeker eenvoudig te misbruiken. Een derde probleem is dat gegevens die door de patiënt worden gewist, nooit helemaal uit het systeem verdwijnen, aldus VWS.

Continue reading

Share This:

Toegang tot EPD is een ramp

3 februari 2010

Er zijn veel mensen die toegang krijgen tot het medische dossier. Wie geen bezwaar heeft gemaakt, opent het dossier voor veel mensen in de zorg. Maar ook vakgenoten, die om advies wordt gevraagd, co-assistenten, medisch studenten, biochemici, fysici, paramedici, diëtisten, spelbegeleiders, secretaressen, functionarissen belast met het feitelijk beheer van het patiëntendossier, functionarissen belast met de financiële afwikkeling en mensen die rechtstreeks betrokken zijn bij de medische behandeling. En daar bovenop nog de vervangers van al deze mensen en automatiseringsmedewerkers die UZI-passen krijgen. En laten we niet vergeten dat ook in bijzondere gevallen opsporingsambtenaren of een geheime dienst de gegevens vordert. Dat wordt duidelijk na het bestuderen van documenten over de privacy van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD).

Continue reading

Share This:

Klink onder vuur over beveiliging EPD

14 januari 2010

Minister Klink houdt voor de beveilging van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) vast aan het gebruik van DigiD, zoals dat nu ook door de Belastingdienst wordt gebruikt, zo stelt hij in antwoord op kamervragen over de beveiliging. Hij is hierdoor onder vuur komen te liggen van de VVD. VVD-kamerlid Zijlstra heeft verklaard: 'Dit is in strijd met de hele belangrijke afspraak met de Kamer, dat er namelijk het veiligste systeem voorhanden wordt gebruikt'. De VVD pleit dan ook voor het gebruik van Public Key Infrastructure (PKI), een systeem van elektronische certificaten dat veel veiliger wordt geacht dan het voorgestelde DigiD. Het argument van de minister dat PKI nog niet voldoende ontwikkeld is en de uitrol voor burgers nog jaren op zich laat wachten, acht men niet geloofwaardig. Gedreigd wordt dan ook de steun voor het EPD in te trekken. Het EPD dat toch al zwaar bekritiseerd wordt moet de komende tijd nog verder worden uitgewerkt in verschillende Algemene Maatregelen van Bestuur (AmvB). Normaal is voor een AmvB geen stemming in het parlement nodig, maar in de EPD-Wet is vastgelegd dat ook alle AmvB's eerst door de Kamer moeten. Zijlstra: 'De minister zal bij de behandeling daarvan ons moeten overtuigen. Anders heeft hij een probleem op dat gebied en daarmee met het hele EPD'.

Continue reading

Share This:

Huisartsen succesvol in bereiken eigen doelen bij EPD

30 november 2009

Het invoeren van een elektronisch patiëntendossier loopt in de Eerste Kamer vertraging op. De Eerste Kamer wil zich op 9 december in een hoorzitting nog eens laten voorlichten over het elektronisch patiëntendossier, het EPD. Dit uitstel, ingegeven door de twijfel die huisartsen hebben gezaaid, keidt tot vertraging in het realiseren van de behandeling van de wet in de Eerste Kamer. Met dit standpunt hebben de huisartsen Ab Klink, minister van Volksgezondheid, een lastige hak gezet. Klink was een jaar geleden nog heel daadkrachtig. Hij liet huis aan huis een brief bezorgen over het elektronisch patiëntendossier. Met dat EPD zouden medici gegevens over alle burgers kunnen uitwisselen – tenzij die bezwaar aantekenden. Voor de invoering van het EPD trok Klink een jaar uit. Daarop barstte de discussie echt los, uiteraard voor een groot deel op basis van desinformatie. De discussie draaide vooral over de vraag wie de gegevens inzien. Het artsenblad Medisch Contact droeg het zijne bij met de stelling dat straks ‘een op de vijf Nederlanders’ in het EPD kan kijken.Redelijk saboterende stemmingmakerij, maar het had grote effecten.

Continue reading

Share This:

Selectie Sharen

28 januari 2009

Digitaal werken, digitaal opslaan, digitaal waarderen, digitaal selecteren. Zomaar een paar termen die in onze huidige informatiemaatschappij niet meer weg te denken zijn. Termen die vanzelfsprekend klinken, maar een wereld aan betekenis met zich mee dragen. Vooral voor de informatiespecialist en archivaris zijn deze termen van groot belang. Van traditionele papieren stukken en bescheiden is geen sprake meer. De tastbaarheid van papier heeft plaatsgemaakt voor het ongrijpbare en vluchtige van digitale informatie. Hoe zorg je als informatiespecialist en archivaris dat ook deze informatie tijdig gewaardeerd, geselecteerd en duurzaam bewaard blijft voor het nageslacht? Een uitdaging die al geruime tijd aan de horizon heeft gespeeld en waar nu geen weg meer voor terug is. In deze tijd moeten alle mogelijkheden gegrepen worden om digitale informatie en alles wat daarbij komt kijken, zowel voor het heden als de toekomst, beschikbaar te maken en te houden. In mijn dagelijkse praktijk bij de rijksoverheid zie ik ontwikkelingen richting het samen oppakken van bijvoorbeeld archiefachterstanden. Men denkt hierbij met name aan een organisatievorm (shared service center) waarbij de samenwerkende partijen hun capaciteiten en kennis op dit gebied bundelen om tot een resultaat te komen.De afgelopen decennia heeft het uitbesteden van voornamelijk ondersteunende diensten en processen buiten de kernorganisatie steeds meer aandacht gekregen. Het bedrijfsleven nam hierin het voortouw met de nieuwe organisatievorm, shared service center (ssc). Het doel van een shared service center is om zoveel mogelijk klanten te bedienen door middel van een gemeenschappelijke dienst, tegen een vooraf bepaalde prijs. Door schaalvergroting en bundeling van gelijksoortige activiteiten is het mogelijk om kostenbesparend te werken. Mijn interesse hierin werd gewekt toen het duidelijk werd dat de papieren achterstanden wel opgelost zullen worden, maar hoe staat het met de digitale achterstanden? Dit in combinatie met het shared service gedachte is onderwerp van mijn scriptie. Charlene Mac Donald studeerdeop deze scriptie af aan de Univeristeit van Amsterdam met de specialisatie Archiefwetenschap. Charlene werkt nu als hoofd documentaire informatievoorziening van het eiland Sin-Maarten.

Continue reading

Share This:

Orde in de digitale chaos !

12 juli 2008

Zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven is digitalisering een veelbesproken onderwerp. Veel gehoorde kreten hierbij zijn onder andere ‘digitaliseren van het archief’ en ‘digitaliseren van de werkprocessen’. Vaak wordt gesproken over digitalisering als iets wat men van plan is in de (al dan niet nabije) toekomst te gaan doen. Naar mijn mening is dit een foute voorstelling van zaken, om de simpele reden dat het proces van digitalisering al lang gaande is. Zo is er bijna geen document meer te verzinnen dat niet digitaal gecreëerd wordt. Wat in mijn optiek dan ook het onderwerp van gesprek zou moeten zijn, is niet zozeer digitalisering, maar digitaal informatiebeheer. Het gaat daarbij om de vraag hoe we de aanwezige digitale informatie zodanig kunnen organiseren dat zij optimaal wordt gebruikt om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. In dit verband wordt vaak Enterprise Content Management genoemd als dé oplossing voor het beheer van digitale informatie. ‘Enterprise Content Management is de totaaloplossing voor het beheren van alle ongestructureerde informatie (content) in uw gehele organisatie. Deze informatie is aanwezig in vele verschillende formaten: tekstdocumenten, technische tekeningen, XMLbestanden, beeldmateriaal, PDF bestanden etc. Met Enterprise Content Management is uw organisatie in staat al deze bestanden te beheren’. Vanuit mijn werk voor de Gemeente Amsterdam ben ik een ander initiatief tegengekomen voor het beheer van digitale informatie, namelijk het Handboek Architectuur. Dit handboek van de Gemeente Amsterdam is een door het college van B&W vastgestelde blauwdruk voor de gemeentelijke informatievoorziening. In de architectuur wordt op hoofdlijnen weergegeven hoe de verschillende componenten en initiatieven in de organisatie en de informatievoorziening in elkaar grijpen, zowel functioneel als technisch. Het handboek architectuur vormt hiermee het bestemmingsplan voor de toekomstige organisatie en informatievoorziening van Amsterdam. Niels Postma bestudeerde op basis van deze blauwdruk Enterprise Content Management en de wijze waarop hierdoor ‘orde in de digitale chaos’ kon worden gebracht. Op grond van deze scriptie wist hij zijn studie Documentaire Informatiewetenschap op een goede wijze te beeindigen.

Continue reading

Share This:

Het Nederlandse archiefbestel in ontwikkeling. Randvoorwaarden voor een nieuw bestel

10 juni 2008

Het Nederlandse archiefbestel is al een aantal jaren in beweging, maar niemand weet echt waarheen. Voor de redactie van het Archievenblad werd ik gevraagd een kort overzicht te geven van mijn ideeën over de ontwikkeling van dit bestel. Dat artikel is het waard eveneens op deze plek te worden gepubliceerd, aangezien het onderwerp van belang is voor een grotere lezersgroep dan enkel die van het genoemde tijdschrift. De steeds digitaler wordende informatiehuishouding binnen organisaties (in principe is bijna ieder archiefdocument dat vandaag de dag wordt gegenereerd ‘born digital’) gaat mijns inziens grote gevolgen hebben voor de manier waarop de zorg en het beheer van cultureel erfgoed wordt georganiseerd.

Continue reading

Share This:

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken

Tool 9

Ontwikkeldatum:

februari 2009

Ontwikkeld door:

Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen), Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services)

Status:

versie 1.0

Versiedatum:

n.v.t.

Verspreiding:

vrij te gebruiken (met vermelding van copyright)

Copyright:

Regionaal Archief Nijmegen, Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:

Met de vaststelling van NEN 2082 is er een toetsbaar kader voor Record Management Applicaties (RMA’s). Maar een applicatie is al na korte tijd niet meer identiek aan de applicatie die door de leverancier is geleverd. Centrale vraag is dus: hoe toets ik of mijn applicatie compliant blijft? Medio 2008 is na een tamelijk langdurige bevalling NEN 2082 geboren. Voor de weinigen in ons vakgebied die dit niets zegt: NEN 2082 is de Nederlandse norm waarin de eisen staan opgesomd voor de functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Met andere woorden: de norm die aangeeft of er met een bepaalde applicatie verantwoord digitaal gearchiveerd kan en, wettelijk gezien, dus ook mag worden. Een stap in de goede richting, maar het enkel en alleen vaststellen van die norm is niet genoeg. Organisaties moeten de norm niet alleen omarmen maar ook hanteren, zowel voor nieuwe als voor bestaande applicaties. Maar is het voldoende om te eisen dat de leverancier een applicatie levert die aan de norm voldoet? Het ligt helaas gecompliceerder. Wij bieden hier een tool die gericht is op de voortdurende controle of een applicatie ook werkelijk aan de gestelde normen blijft voldoen. In het maartnummer van het Nederlands Archievenblad 2009 publiceerde Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) hierover een artikel. Hier publiceren we (met dank aan het Nederlands Archievenblad) zowel dit artikel als de door ons ontwikkelde tool.

Download artikel van Jan Beens in Nederlands Archievenblad, maart 2009

Download tool

Share This:

XML-bestandsformaten voor Office-applicaties: duurzame belofte ?

1 december 2007

Sinds het bestaan van XML wordt het gezien als een middel voor interoperabiliteit van documenten over plat­formen heen en als een middel voor het duurzame bestaan van documenten, dankzij het feit dat het een ‘open’ standaard is. Dat argument is vooral gangbaar in overheidsorganen waar de duurzame bewaring in de tijd over platformen heen een belangrijk item is, gezien de verantwoordelijkheid van deze organen archieven te vormen voor toekomstig cultuur-historisch onderzoek. Het gebruik van XML zou do­cumenten op lange ter­mijn toegankelijk te houden, mits de afgeleide XML-schema’s voor de gegenereerde bestandsformaten de al­ge­mene karaktertrekken van XML blijven behouden. In dit artikel analyseren we de gangbare XML-bestands­for­maten voor Office-applicaties juist op die argu­men­ten: zijn ze open, interoperabel en duurzaam,

Continue reading

Share This:

GIS en duurzaamheid. De toegankelijkheid van digitale geografische informatie door de tijd

23 november 2007

In de afgelopen tien jaar heeft het gebruik van geografi­sche informatiesystemen bij waterbeherende overheids­in­stel­lingen als het waterschap Zeeuwse Eilanden een hoge vlucht genomen. Het Geografisch Informatie Sys­teem (GIS) neemt binnen de informatievoorziening van deze organisaties een steeds meer centrale positie in. Het gevolg hiervan is dat het GIS in toenemende mate procesgebonden informatie bevat, die een belangrijke rol kan spelen in zowel de eigen bedrijfsvoering als de poli­tieke en juridische verantwoording. Dit artikel richt zich voornamelijk op het vinden van een oplossing voor het toegankelijk houden van digitale geografische infor­matie ten behoeve van een derde belangengroep, die van de toekomstige historisch onderzoekers.Aan de hand van twee voorbeelden uit de dagelijkse prak­tijk van het waterschap wordt de werking en duur­zaamheidsproblematiek van het GIS onderzocht, name­lijk de bodemkwaliteitskaarten en het project ‘Zeekoe’. In beide gevallen blijkt dat zowel het be­drijfsvoerings- als verantwoordingsbelang beter ge­waar­borgd zijn dan het cultuur-historisch belang. Er wordt een tweetal oplossingsrichtingen onderzocht: enerzijds het met periodieke intervallen bevriezen van de database en anderzijds het toegankelijk houden van de digitale geografische bestanden binnen het netwerk van de archiefvormer, eventueel in combinatie met de toe­passing van waardering en selectie. Waardering en selectie kunnen worden toegepast door middel van het gebruik van metadata. Door het koppe­len van de juiste metadata aan geografische bestanden kunnen deze al aan de bron, dat wil zeggen bij het ont­staan, worden gekenmerkt als ‘te bewaren’ of ‘te vernie­ti­gen’ Bestanden die voor openbaarmaking in aanmerking ko­men kunnen toegankelijk worden gemaakt met behulp van internettechnologie. Samenwerkingsverbanden tus­sen de Nederlandse overheden als Nederlandse Over­heid Referentie Architectuur (NORA) en Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) scheppen hiervoor het juiste klimaat. Een belangrijk recent initiatief van het Waterschapshuis is WaterschapsNet, dat als doel heeft de elektronische dienstverlening aan de burger te verbe­te­ren. Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een cluster geografie, waarin (historische) geografische informatie van de waterschappen kan worden geraadpleegd. De toe­komstige beheerders van de geografische informatie, waaronder regionaal historische centra zoals het Zeeuws Archief, dienen te worden betrokken in het be­pa­len van de content van dergelijke clusters. Hoe de duurzaamheid, ofwel de authenticiteit, toeganke­lijkheid en leesbaarheid op de lange termijn kan worden gewaarborgd is echter nog onvoldoende duidelijk. Het toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden nog steeds de enige bruikbare methode.

Continue reading

Share This:

20 indicatoren voor de kwaliteit van de Documentaire Informatievoorziening

Tool 8

Ontwikkeldatum:

13 maart 2004

Ontwikkeld door:

Van Bussel Document Services V.O.F.

Status:

Versie 1.4

Versiedatum:

20 november 2007

Verspreiding:

Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:

Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:

Kwaliteit moet afgemeten worden aan indicatoren, die geza­menlijk een beeld geven van de totale status quo van de docu­men­taire infor­ma­tiehuishouding van een organisatie. Van Bus­sel Document Services heeft een tool ontwikkeld, waarin de 20 belangrijkste indicatoren voor kwaliteit van de documentaire informatiehuishouding zijn opgeno­men. De indicatoren zijn af­komstig uit een veel grotere tool, met na­me gericht op de in­rich­ting van governance- en compliance-structu­ren binnen or­ganisaties.

Download bestand

Share This:

Op zoek naar de herinnering….

Een reeks artikelen over content als driver van performance

3 mei 2007

In 1995 startte ik samen met Ferdinand Ector een onderzoek naar het effect van content op de performance van organisaties. In 2006 beëindigden we onze laatste praktijkcasus en besloten we onze bevindingen in definitieve vorm vast te gaan leggen. Uiteraard zijn een aantal publicaties in de afgelopen jaren voortgevloeid uit dit onderzoek. Enkele artikelen zijn op vbds.nl gepubliceerd, zoals ‘Building the record keeping system’. In dit artikel hebben wij de gist van ons concept vastgelegd. In de reeks artikelen die onder ‘Op zoek naar de herinnering…’ zal verschijnen zullen wij ons concept tot in detail uitwerken en onderbouwen op basis van wetenschappelijke literatuur en uitgevoerde praktijkcasussen. De kern van onze stelling is dat performance van bedrijfsprocessen slechts te bereiken is als twee prestatiedoelstellingen worden gerealiseerd: doelmatigheid en rechtmatigheid. Beide prestatiedoelstellingen representeren zich middels de informatie- en de verantwoordingsfunctie van de informatiehuishouding van een organisatie. Dat laatste wordt de laatste jaren ook ‘compliance’ genoemd. Wij denken dat rechtmatigheid slechts kan worden bereikt indien een verantwoordingssysteem (ook wel ‘record keeping system’ genoemd) binnen de organisatie wordt geïmplementeerd, dat de kwaliteit van de content, gebruikt voor bewijs- en verantwoordingsdoeleinden, garandeert. Dit verantwoordingssysteem richt zich met name op die content die rechtstreeks gebonden is aan de bedrijfsprocessen waarin ze een rol speelt, en de metadata die betekenis geven aan deze content. In ‘Op zoek naar de herinnering…’ wordt aandacht besteed aan ‘organizational memory’ en ‘content auditing’ als middelen om de verantwoordingsfunctie van iedere organisatie te realiseren. In het verantwoordingssysteem worden context, kwaliteit, waardering, behoud en logistiek van content gewaarborgd. In 2007 en 2008 zullen de overige bijdragen aan ‘Op zoek naar de herinnering…’ verschijnen.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector

Continue reading

Share This: