Category Archives: Records Management

The five components of Data Governance

Een infographic over de stadia van data governance (of information governance). Interessante aanpak die erg praktisch kan werken in vele overheidsorganen!

Share This:

‘Information Accessibility, Archiving and Organizational Accountability in a digital age

Op 26 oktober 2016 mocht ik een keynote uitspreken op het congres Trust and Transparancy in E-Government, georganiseerd door de Hogeschool van Oslo en Akershus in Oslo. Samen met Luciana Duranti, hoogleraar Archivistics aan de University of British Columbia in Vancouver, die de eerste keynote uitsprak, mocht ik het congres inleiden. Ik besteedde in mijn voordracht vooral veel aandacht aan de relatie tussen toegankelijkheid, archivering en verantwoording. Het was een interessant congres, waarop (voor zover ik weet) voor de eerste keer expliciet nadruk werd gelegd op de nauwe relatie tussen eGovernment en archivering. Een van de interessante facetten van mijn keynote was de revitalisering van Eric Ketelaar’s concept Archivalisering als een aanduiding van de sociale dynamiek binnen organisaties en de effecten die dat heeft op de omgang met informatie. Ik gebruikte dat concept als aanduiding van bewuste en onbewuste effecten van persoonlijk gedrag in organisaties. Een iets andere betekenisinhoud dan Ketelaar voor ogen stond bijna twintig jaar geleden. Het is dan ook de vraag of ik het concept hiervoor wel kan gebruiken, want het is erg moeilijk een concept van een andere betekenisinhoud te voorzien dan oorspronkelijk bedoeld.

Voor de uitgesproken keynote klik hier.

Citatie:

G.J. Van Bussel, ‘Information Accessibility, Archiving and Organizational Accountability in a digital age’, Proceedings of the International Conference Trust and Transparancy in E-Government, Oslo, October 26, Keynote 2 (only in electronic format on DVD).

Share This:

An Accountability Challenge

In september 2016 participeerde ik in de European Conference on Information Systems management in Evora (Portugal) en presenteerde ik een paper over de rol van context in Enterprise Information Systems. Het draaide daar vooral op de uitdaging die context vorm voor het afleggen van verantwoording. De belofte die Enterprise Information Systems bieden op accountability en compliance worden niet of nauwelijks ingevuld. Een van de redenen daarvoor is het feit dat het belang van archivering niet of nauwelijks wordt onderkend. Archivering zorgt er voor (hoewel ook dit niet eenvoudig is) dat informatie verbonden blijft met de context. De paper biedt een beschouwing over hoe dat in Enterprise Information Systems zou kunnen.

Voor de paper: klik hier.

Citation:

G.J. Van Bussel, ‘An Accountability Challenge. Capturing records and their context in Enterprise Information Systems’, P. Silva, A. Guerreiro and R. Quaresma (eds.), Proceedings of the 10th European Conference of Information Systems Management. ECISM 2016, Evora, Portugal, 8-9 September 2016 (Reading: ACPI, 2016), pp. 204-211.

Share This:

Digitaal Dement

In het nummer van 28 februari 2014 verscheen een opiniestuk van John van de Pas (Saxion Hogescholen) en mijzelf over het rapport Duurzaam duurt het langst. Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de kerndepartementen van de Erfgoedinspectie. We breken wat kritische noten over dit rapport, waarvan de conclusies relatief geruststellend zijn geformuleerd. Die formulering verhult echter niet dat de bevindingen nogal verontrustend zijn. Wij stellen dat de Erfgoedinspectie niet inziet ‘dat de patient het stadium van beginnende symptomen al voorbij is. Onze overheid wordt niet dement – zij is het al’. Ondanks het feit dat de ‘mislukking’ van een aantal facetten van de overheidsdigitalisering reden genoeg is voor zorg, geldt dat ook voor het aantal reacties op dit stuk: geen!

Citatie:

J. van de Pas, G.J. van Bussel, ‘Digitaal Dement’, Binnenlands Bestuur, 28 februari 2014, p. 41. PDF

Share This:

Emulatie als preserveringsstrategie

Een zeer interessante en heldere Prezi over emulatie als strategie of informatie duurzaam te houden. Het verhaal is dusdanig gemaakt dat het lijkt alsof het een simpele strategie, die we zonder al te veel problemen kunnen toepassen. Niets is minder waar! Het is een uiterst ingewikkelde en kostbare oplossing, die ontzettend veel potentie heeft, maar nog heel veel technische (documentatie-)problemen kent. Daarnaast s het juridisch problematisch, maar daar valt naar alle waarschijnlijkheid wel overheen te komen. Desalniettemin biedt de Prezi een zeer goede introductie in de emulatie-strategie!

 

Share This:

Digital preservation: what, why and how ?

Nir Sherwinter is product manager bij Ex Libris en heeft enkele zeer interessante presentatie verspreid via slideshare. Ik neem hier twee van die presentaties op, beide over ‘digital preservation’. De eerste presentatie is een ‘Overview of the world of digital preservation’ uit oktober 2011; de tweede is ‘Digital preservation: whay, why and how’. Beide presentaties geven een mooi overziocht van de stand van zaken en en hoe het probleem van het overleven van informatie aan te pakken.

‘Overview of the world of Digital preservation’

Digital Preservation: what, why and how.

Share This:

Van Records Management naar Information Governance

It’s infographics time !

Zoals ik in mijn vorige post al zei: ik heb iets met infographics de laatste tijd !

Vandaag eentje die het belang laat zien van records management voor information governance.

Een infographic van RSD.
 
ig-evolution-from-records-management-to-information-governance

Share This:

Information Risk Management

Een nieuwe infographic die de risico’s van ‘data loss’ in kaart brengt en information risk management op de kaart zet. De infographic is ontwikkeld door Iron Mountain.

risk-management-research--iron-mountain_5029160563cef

Share This:

Email management in the cloud

Een reeks video’s over email management in de cloud. De eerste video is hier. De andere video’s zijn via deze link te vinden.

Share This:

Compliance-problemen bij ziekenhuizen

De jaarrekeningen van alle Nederlandse ziekenhuizen dreigen niet goedgekeurd te worden. In een vertrouwelijke brief, schrijft de accountantsorganisatie NBA dat de onderbouwing van inkomsten en uitgaven niet goed genoeg is. Het gaat in totaal om 23 miljard euro.

Doordat de ziekenhuizen vorig jaar een nieuw declaratiesysteem moesten invoeren, zijn grote onduidelijkheden ontstaan. Het gaat met name over de interpretatie van regels en het nieuwe computersysteem voor de declaraties. Volgens NBA-voorzitter Huub Wieleman zijn de ziekenhuizen al eind 2011 gewaarschuwd, maar is er weinig actie ondernomen.

Alle partijen voeren spoedoverleg. Half februari moet er duidelijkheid zijn over de manier waarop de jaarrekeningen moeten worden gecontroleerd, want dan moeten die naar de zorgverzekeraars. De NBA zegt dat het overleg moeizaam verloopt en wil dat bij het ministerie, dat een regierol vervult, onder de aandacht brengen.

Continue reading

Share This:

EDiscovery en Records in Amerikaanse juridische procedure

In bijgaande video’s (die de overlegfase bij de rechtbank voor een ediscovery procedure simuleren) wordt duidelijk tot welk bewijsbeslag partijen mogen overgaan en wat de rol is die archieven spelen in een dergelijke procedure. Het is een Amerikaanse situatie, die dus afwijkt van de Nederlandse. Wel is het zo dat ook in Nederland bewijsbeslag mag en is toegestaan, dus de procedure zelf is ook hier niet vreemd.

De inleiding van deze simulatie stelt het volgende: ‘Attorneys for the City of Pleasantville and Global Chemical Corporation are due to appear in federal court … to explain how they intend to proceed in the multiple lawsuits against Global for alleged injuries and environmental cleanup costs that the City and several residents are blaming on Global’s Bugacide division.

Today’s pre-trial conference will focus on the parties’ plans for “discovery,” the stage in a lawsuit during which both sides are allowed to request business records, email communications, personal files, and other documents that may lead to evidence at trial. The parties are required to respond to such requests, but the court has the power to modify or limit requests which go beyond the scope of the lawsuits, are unduly costly or burdensome, or may violate legally-recognized privileges or privacy rights’.

De simulatie kent een viertal video’s, die het totale proces in beeld brengen: interessant videowerk, die helder maakt wat bewijsbeslag en ediscovery inhouden. Het maakt duidelijk hoe belangrijk een goed records management is.

Klik hier.

Share This:

Webinars over PDF-conversie

Ik neem hier twee webinars op over conversie naar PDF/A. Ze dateren beide uit 2009, maar zijn pas in mei van dit jaar gepubliceerd op YouTube door Luratech. Beide webinars duren ongeveer drie kwartier en geven veel specifieke informatie over deze conversie en migratiefaciliteit. Het eerste webinar gaat over de conversie van ‘born digital’ documenten, de tweede over het gebruik van PDF/A voor gescande documenten.

Share This:

Records Management instructie

De site blackvault.com kreeg op basis van de Freedom of Information Act de onderstaande instructiefilm in handen voor FBI-personeel. De film verduidelijkt het belang van Records Management. Nuttig om te zien. Nog interessanter is het om te weten waarom de FOIA nodig was om de film boven tafel te krijgen…. 

 

 

Share This:

‘Archivering is een commodity’

In het juli-augustusnummer van OD verscheen een artikel van Annemieke Adema, waarin ze verslag doet van een interview dat ze had met Geert-Jan van Bussel. Het interview ging over het lectoraat Digital Archiving & Compliance en de visie die daarin wordt gepresenteerd.

‘We zitten nu technologisch op een punt waarop volautomatische archivering mogelijk kan worden. Door studenten en het bedrijfsleven een multidisciplinair platform te bieden waarin samengewerkt kan worden aan prototypen, kunnen hier stappen in worden gezet. Het lectoraat wil dit platform bieden. Een lectoraat heeft de taak om vernieuwend te zijn voor het onderwijs door middel van praktijkgericht onderzoek’.  

Het artikel: Archivering is een commodity.

Citatie: Annemieke Adema, ‘Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance. Archivering is een commodity’, OD, juli-augustus 2012, blz. 7-9.

Share This:

‘Archiving should be just like an Apple’

Op 16 oktober om 16.00 u. zal Geert-Jan van Bussel zijn Lectorale Rede uitspreken in de Kohnstammzaal, op de 9de etage van het Kohnstammhuis van de Hogeschool van Amsterdam. In zijn rede zal hij de breedte van het vakdomein Digital Archiving en Compliance aangeven en zal hij ingaan op de vier dimensies van informatie: Kwaliteit, Context, Relevantie en Voortbestaan. In deze rede zal hij tevens een blik werpen op de competenties van een Digital Archivist (en/of een Compliance Officer). Om U alvast in de sfeer te brengen: de titel is: ‘Archiving should be just like an Apple, en acht andere nuttige (?) stellingen’.

Een Lectorale Rede is openbaar: dat betekent dat iedereen die het vakgebied een warm hart toedraagt, welkom is. De rede is van belang: het Bijzonder Lectoraat Digital Archiving & Compliance is het enige in zijn soort in Nederland. Het wil een stimulans vormen voor het beroependomein, maar ook voor marktpartijen. 

Ik nodig U (en Uw collega’s) van harte uit deze rede bij te wonen. Begin september zal er een speciale pagina op de HvA site worden geopend, waarop U zich kunt inschrijven. 

Mocht U zich nu al willen inschrijven, klik dan hier en geef Uw naam en adres door (als U met meerdere collega’s wilt komen: geef dat dan ook even door).  Ik zorg er dan voor dat U ingeschreven wordt en U ontvangt van mij dan een uitnodiging met alle benodigde gegevens. Als U er zeker van wilt zijn deze rede bij te wonen, schrijft U zich dan vroeg in, want de zaal heeft slechts een beperkte capaciteit (plm. 120-130 personen).

Nogmaals: de rede vindt plaats in het Kohnstammhuis, Wibautstraat 2-4
1091 GM Amsterdam, op de 9de etage in de Kohnstammzaal. Vanaf het Amstelstation neemt U de metro naar het station Weesperplein (2de stop), vanaf Centraal Sation (3de stop).

Geert-Jan van Bussel

Share This:

Electronisch Documentbeheer. Op zoek naar een normenkader

Johan van der Galien en Chris Schaerlaeckens, beiden EDP Audit-medewerker bij de Belastingdienst studeerden in maart 2011 af voor de Postgraduate IT Audit Opleiding van de Vrije Universiteit Amsterdam. In hun scriptie, die we hier publiceren, gaan ze op onderzoek uit naar een normenkader voor elektronisch documentenbeheer.

De in deze scriptie gevolgde methodiek en de denkwijze inzage elektronische documenten is dermate interessant dat ik het zeer interessant vond toestemming te vragen om het stuk te publiceren. Zeer lezenswaardig en een zeer afgewogen en uitgedacht normenkader, dat vooral voor EDP auditors is bedoeld. Juist vanuit dat oogpunt is het voor iedere informatieprofessional noodzakelijk deze scriptie te lezen.

Voor de scriptie: Elektronisch Documentbeheer Op zoek naar een normenkader.

Citatie: Johan van der Galien, Chris Schaerlaeckens, Electronisch Documentenbeheer. Op zoek naar een normenkader (Amsterdam 2011). Scriptie VU Amsterdam.

Share This:

Is de cloud in te zetten voor archivering ?

Hans Pieterse studeerde onlangs af aan de Hogeschool van Amsterdam. Zijn scriptie over archivering en de cloud richt zich op een actueel thema, dat belangrijke consequenties kan hebben. Hans brengt die voor de gemeente Hoorn in kaart. Een vertrouwelijke bijlage is in deze publicatie niet betrokken. Deze heeft echter geen inhoudelijke consequenties, maar het vormt de basis voor de uitspraken over organisatiecultuur die gedaan worden. Hans is voor vragen bereikbaar op h.pieterse@ovi.com.

Diensten in de cloud zijn vanaf 2008 explosief gegroeid. Social media applicaties worden binnen de gemeente Hoorn al ingezet zoals onder andere Twitter en Yammer. Aan personeel wordt ook cursussen aangeboden in het gebruik van Facebook, Dropbox, Prezi enz., voorzieningen die draaien in de public cloud.  Het is niet ondenkbaar dat de gemeente Hoorn een afweging moet gaan maken of zij ICT voorzieningen zoveel mogelijk in een eigen omgeving laat draaien of afneemt uit de cloud. Afname van diensten uit de cloud heeft gevolgen voor de informatie huishouding. Met dit onderzoeksrapport wil ik antwoord geven op de vraag of de cloud is in te zetten voor archivering? 

Dit onderzoeksrapport bestaat uit hoofdstuk twee dat uitlegt wat cloudcomputing inhoud. Hoofdstuk drie geeft antwoord op de vraag of de cloud voldoet aan archiefwettelijke en bedrijfsjuridische bepalingen en interne regelingen. Het vierde hoofdstuk doet verslag van de bedrijfseconomische aspecten die van belang zijn met betrekking tot cloudcomputing ten aanzien van de zorg en beheer van het archief. Wat de invloed van cloudcomputing is op de bedrijfscultuur ten aanzien van archiefbeheer komt in hoofdstuk vijf aan de orde. Tot slot is in hoofdstuk zes  de eindconclusie geformuleerd met een checklist die de gemeente Hoorn, maar ook andere gemeenten, kan gebruiken om op een verantwoorde manier de cloud in te zetten voor archivering. 

Is de cloud in te zetten voor archivering

Bijlagen:

Bijlage 1 Eigendom social media

Bijlage 2 Principes HNW[1]

Citatie: Hans Pieterse, Is de cloud in te zetten voor archivering (Hogeschool van Amsterdam, 2011). Scriptie.

Share This:

Tenminste houdbaar tot….

Al bijna een jaar geleden studeerde Annemieke Adema af aan de Universiteit van Amsterdam op een scriptie over duurzame toegankelijkheid.

Deze scriptie heeft tot doel om een theoretische benadering te ontwikkelen die zorg draagt dat informatieobjecten gedurende de bewaartermijn toegankelijk zijn. Dit kan met behulp van drie benaderingen. De eerste benadering is op zoek naar de beste oplossing voor het behoud van duurzame toegankelijkheid van met name digitale informatieobjecten. De tweede benadering zoekt de samenwerking binnen en buiten de organisatie op om gezamenlijk te werken aan het behoud van de toegankelijkheid van informatieobjecten. De derde benadering wil door tijdig handelen en met behulp van samenwerking binnen de organisatie zorg dragen voor duurzame toegankelijkheid. Deze laatste benadering wordt in deze scriptie verder uitgewerkt.

Annemieke heeft ook een samnvatting van haar scriptie gepubliceerd in het tijdschrift OD. We publiceren hier vandaag beide.

Ten minste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid

Citatie: Annemieke Adema, Tenminste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid (Universiteit van Amsterdam, 2011). Scriptie.

Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid

Citatie: Annemieke Adema, ‘Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid’, OD, oktober 2011, nr. 10, blz. 4-6.

Share This: