Category Archives: Publicaties

Document Interoperability. Open Document Format and Office Open XML

5 augustus 2009

Het Fraunhofer Instituut publiceerde in juli een ‘white paper’ waarin op een zeer gedegen manier een onderzoek werd ingesteld naar de interoperabilitet van de veel bediscussieerde XML-bestandsformaten, uiteraard met name het Open Document (ODF)-bestandsformaat en het OOXML-formaat. De conclusie van het rapport is veelzeggen: ‘It may be concluded that many of the functionalities, especially those found in simpler documents, can be translated between the standards, while the translation of other functionalities can prove complex or even impossible. Frequently in individual cases it has to be decided, if the conversion of a document is completely translatable, translatable only to a limited extend or not at all. The individual cases are determined by different constraints. First and foremost translatability depends on the document itself together with its characteristics. In addition the application or tool used for the transformation has also to be considered. In this study statements on translatability and its quality in principle are made. As the rules used for transformation are not standardized however, each application is allowed to use its own specific rules. Under certain circumstances specific rules can neglect certain properties and make specific assumptions which could enhance translatability. In addition, the direction of the transformation has to be considered. In many cases a document can be translated without any major loss from one format to the other. Even so, on a round-trip conversion it cannot be guaranteed that the initial document and the document resulting from the conversion will be identical’. Wij vonden deze studie van dermate grote betekenis dat wij besloten hebbendie hier te moeten publiceren.

Continue reading

Share This:

Kennismanagement in virtuele organisaties

28 januari 2009

Deze scriptie onderzoekt hoe kennismanagement als een verbindende factor kan fungeren tussen de leden van een virtuele organisatie. De virtuele organisatie (VO) is een nieuwe organisatievorm die mogelijk is dankzij alsmaar avancerende ontwikkelingen in informatie- en communicatietechnologie. Ze wordt in het leven geroepen als een tijdelijk samenwerkingsverband tussen differente actoren (partners en leden) met uiteenlopende specialismen. De heterogeniteit kan een belemmering zijn voor strategische en operationele engagement tussen leden, mede omdat het tijd kost om vertrouwensrelaties op te bouwen doordat communicatie via virtuele middelen geschiedt. Vereist is daarom een bindmiddel dat een adequaat antwoord biedt op de complexiteiten van een VO. Kennismanagement bevat de potentie om VO-partners te engageren, wanneer het een juiste combinatie is van objectivistische (technocentrische) elementen en subjectivistische (sociocentrische) elementen. Haydar Azhari studeerde in 2008 af met deze bachelorscriptie Documentaire Informatiewetenschap. De scriptie werd zeer hoog gewaardeerd als een zeer fundamentele bijdrage aan de implementatietheorie van kennismanagement binnen virtuele organisaties. Haydar studeerd op dit moment Bedrijfskunde aan de Vrije Universiteit.

Continue reading

Share This:

Selectie Sharen

28 januari 2009

Digitaal werken, digitaal opslaan, digitaal waarderen, digitaal selecteren. Zomaar een paar termen die in onze huidige informatiemaatschappij niet meer weg te denken zijn. Termen die vanzelfsprekend klinken, maar een wereld aan betekenis met zich mee dragen. Vooral voor de informatiespecialist en archivaris zijn deze termen van groot belang. Van traditionele papieren stukken en bescheiden is geen sprake meer. De tastbaarheid van papier heeft plaatsgemaakt voor het ongrijpbare en vluchtige van digitale informatie. Hoe zorg je als informatiespecialist en archivaris dat ook deze informatie tijdig gewaardeerd, geselecteerd en duurzaam bewaard blijft voor het nageslacht? Een uitdaging die al geruime tijd aan de horizon heeft gespeeld en waar nu geen weg meer voor terug is. In deze tijd moeten alle mogelijkheden gegrepen worden om digitale informatie en alles wat daarbij komt kijken, zowel voor het heden als de toekomst, beschikbaar te maken en te houden. In mijn dagelijkse praktijk bij de rijksoverheid zie ik ontwikkelingen richting het samen oppakken van bijvoorbeeld archiefachterstanden. Men denkt hierbij met name aan een organisatievorm (shared service center) waarbij de samenwerkende partijen hun capaciteiten en kennis op dit gebied bundelen om tot een resultaat te komen.De afgelopen decennia heeft het uitbesteden van voornamelijk ondersteunende diensten en processen buiten de kernorganisatie steeds meer aandacht gekregen. Het bedrijfsleven nam hierin het voortouw met de nieuwe organisatievorm, shared service center (ssc). Het doel van een shared service center is om zoveel mogelijk klanten te bedienen door middel van een gemeenschappelijke dienst, tegen een vooraf bepaalde prijs. Door schaalvergroting en bundeling van gelijksoortige activiteiten is het mogelijk om kostenbesparend te werken. Mijn interesse hierin werd gewekt toen het duidelijk werd dat de papieren achterstanden wel opgelost zullen worden, maar hoe staat het met de digitale achterstanden? Dit in combinatie met het shared service gedachte is onderwerp van mijn scriptie. Charlene Mac Donald studeerdeop deze scriptie af aan de Univeristeit van Amsterdam met de specialisatie Archiefwetenschap. Charlene werkt nu als hoofd documentaire informatievoorziening van het eiland Sin-Maarten.

Continue reading

Share This:

Succesfactoren voor kennismanagement

28 januari 2009

Niek Marsman studeerde in juli 2008 af aan de UvA (Documentaire Informatiewetenschap) met een scriptie over kennismanagement. Wij publiceren zijn scriptie nu hier, gezien de fundamentele betekenis van het thema voor de ontwikkeling van organisaties. Kennismanagement kent verschillende stromingen. Zo is er het onderscheid tussen impliciete kennis en expliciete kennis. Impliciete kennis bevindt zich in de hoofden van mensen terwijl expliciete kennis is vastgelegd op een kennisdrager (papier, digitaal, etc.) Daarnaast is er de flow en stock-benadering. Deze borduurt voort op het verschil tussen impliciete en expliciete kennis. De stock-benadering gaat ervan uit dat je impliciete kennis kunt expliciteren en opslaan op gegevensdragers. De flow-benadering gaat ervan uit dat kennis niet buiten mensen kan bestaan en is gericht op het bevorderen van de communicatie tussen mensen. Twee andere stromingen die nauw met elkaar samenhangen zijn organizational memory en de lerende organisatie. De eerste gaat ervan uit dat organisaties kennis die is opgedaan in het verleden moeten vasthouden en ontsluiten, de tweede gaat een stapje verder en benoemt vijf disciplines die ingezet moeten worden om de organisatie te veranderen in een lerende organisatie. Om het referentiekader te completeren worden kort enkele goeroes op het gebied van kennismanagement genoemd: Alvin Toffler, Peter Senge, Ikujiro Nonaka en Hirotaka Takeuchi en Mathieu Weggeman. Kritische succesfactoren zijn aangewezen factoren die van kritiek (doorslaggevend) belang zijn voor het slagen van de uitvoering van een verandering. Op het gebied van kennismanagement is geprobeerd deze succesfactoren te benoemen en onder te verdelen. De vier hoofdfactoren zijn organisatie, infrastructuur, cultuur en mensen. Onder de succesfactor organisatie vallen de volgende componenten: missie, visie en doelen, strategie, kennisbeleid, managementstijl, processen en structuur. Onder infrastructuur vallen de componenten techniek, informatievoorziening en werkomgeving. Onder cultuur vallen communicatie, samenwerking en teamleren. Als laatste vallen onder de succesfactor mensen de componenten attitude, persoonlijk meesterschap, mentale modellen en motivatie. Uit de succesfactoren en de onderliggende componenten kunnen slaag- en faalfactoren van kennismanagement worden afgeleid. Deze factoren kunnen ervoor zorgen dat een kennismanagement-initiatief een succes wordt maar ook een mislukking. Daarbij moet men in acht nemen dat alle factoren met elkaar samenhangen en elkaar kunnen beïnvloeden. Om een koppeling te maken naar de praktijk is een onderzoek gehouden naar kennismanagement bij een adviesbureau.

Continue reading

Share This:

De digitale evolutie. De Archiefschool als ‘bewustmaker’

10 december 2008

De Archiefschool heeft geen enkele invloed op de digitale evolutie. Maar met de toename van de informatievloed en het steeds belangrijker worden van (wat de marktpartijen noemen) ‘storage and retrieval’, ‘archiving’, ‘data retention’ en ‘eDiscovery’ wordt duidelijk dat gedachtengoed van de Archiefschool (kennis van de archiveringsprocessen) een enorme rol kan spelen in de ‘content value chain’ van procesgebonden informatie. En wat heeft de Archiefschool tot nu toe in het kader van die digitale evolutie bereikt ? Een van de belangrijkste aspecten is bewustwording. Al vanaf het midden van de jaren ’90 legt de Archiefschool in talrijke publicaties nadruk op het ‘record keeping system’, op ‘record management applications’ en archiveringsprocessen. De term ‘procesgebonden informatie’ geeft als geen ander aan dat archiveringsprocessen zich in bestaande organisaties richten op de ‘content value chain’ van in bewerking zijnde informatie. Zowel in het onderwijs als de onderzoeksactiviteiten van de Archiefschool werd tot uitdrukking gebracht dat de archiveringsprocessen starten in de bedrijfsprocessen van een organisatie, dat archiefbeheer niet aan de achterkant, maar aan de voorkant van een organisatie stond. De bewustwording van die idee binnen archiefvormende organisatie is grotendeels te danken aan het gedachtengoed dat binnen de Archiefschool werd uitgedragen. Geert-Jan van Bussel beschrijft in een artikel in het Nederlands Archievenblad (nr. 10, 2008) de rol die de Archiefschool gespeeld heeft in de evolutie die digitale technologie heeft gespeeld, daar waar het gaat om die aspecten die de archivering van informatie raken. De hier opgenomen publicatie is een uitgebreidere versie dan die in het Nederlands Archievenblad werd gepubliceerd.

Continue reading

Share This:

Documenten onder controle. Optimaliseer uw informatievoorziening

11 oktober 2009

Dit boek geeft inzicht in de wondere wereld van document management. Het is geschreven voor iedere professional die met documenten, document management en elektronische documentenverwerking in software in aanraking komt en die in zijn werkzaamheden moet bepalen wat de waarde, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid zijn van de informatie die in de geraadpleegde documenten is of wordt opgenomen. Document management raakt alle medewerkers in organisaties die opdrachten verwerken, zaken afhandelen, contractonderhandelingen voeren of beleid ontwikkelen. Of er alleen met papieren documenten wordt gewerkt, met elektronische documenten of met beide, maakt geen verschil. Document management heeft vele verschillende dimensies, kan vanuit vele verschillende gezichtspunten worden benaderd, maar dient voor iedereen te leiden tot een effectievere, efficiëntere en meer uniforme wijze van omgaan met documenten in de organisatie. De lezer krijgt allereerst uitleg over de hoofdprocessen van document management, dat wil zeggen over de selectie, de logistiek en het beheer van documenten. Het gaat om de wijze waarop de juiste documenten, op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomen. Het gaat over de kwetsbaarheid van elektronische documenten, over de problemen van digitale duurzaamheid en over de pragmatische oplossingen daarvoor. Het boek biedt inzicht in bewijs en compliance en biedt een aantal praktische tools om in de eigen organisatie te implementeren. Geert-Jan van Bussel schreef voor de Praktijkreeks Administratie van uitgeverij Kluwer een overzicht van wat documentaire informatievoorziening is.

Continue reading

Share This:

Digitaal archiveren en kerkelijke archieven

12 juni 2008

Het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) in Kampen heeft een voorlichtende taak ten aanzien van archiefvormers en archiefbeheerders in de Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) op het terrein van archiefbeheer. Op vragen rond het archiveren van digitale archiefdocumenten is de beantwoording in het standaarddocument, de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten, niet bij de tijd. Archiefvormers wordt geadviseerd digitale documenten te printen en vervolgens te bewaren. In mijn onderzoek ben ik nagegaan welke mogelijkheden archiefvormers en archiefbeheerders ter beschikking staan voor het beheren van digitale archiefdocumenten. Door de beperkte grootte van de meeste kerkelijke gemeenten lijkt een investering in grote informatiesystemen niet opportuun. Daarom beveel ik het ADC aan om te onderzoeken of er gecentraliseerd kan worden gewerkt met een informatiesysteem. Daarnaast geef ik een advies aan het ADC om de Richtlijnen aan te passen op korte termijn en daarin een paragraaf over digitaal archiveren op te nemen. Ik stel voor om digitaal aangeleverde archiefdocumenten digitaal op te slaan – volgens een bepaalde structuur – op de computer van de archiefvormer. De archiefvormer zorgt voor frequente overbrenging van digitale archiefdocumenten naar de archiefbeheerder die in dezelfde structuur werkt. De archiefbeheerder en de archiefvormer maken samen goede afspraken en zorgen voor geregeld overleg over ontwikkelingen en gewaarborgde toegankelijkheid. Marien Geelhoed studeerde af aan de Hogeschool van Amsterdam met deze hoog gewaardeerde scriptie.
Continue reading

Share This:

Het Nederlandse archiefbestel in ontwikkeling. Randvoorwaarden voor een nieuw bestel

10 juni 2008

Het Nederlandse archiefbestel is al een aantal jaren in beweging, maar niemand weet echt waarheen. Voor de redactie van het Archievenblad werd ik gevraagd een kort overzicht te geven van mijn ideeën over de ontwikkeling van dit bestel. Dat artikel is het waard eveneens op deze plek te worden gepubliceerd, aangezien het onderwerp van belang is voor een grotere lezersgroep dan enkel die van het genoemde tijdschrift. De steeds digitaler wordende informatiehuishouding binnen organisaties (in principe is bijna ieder archiefdocument dat vandaag de dag wordt gegenereerd ‘born digital’) gaat mijns inziens grote gevolgen hebben voor de manier waarop de zorg en het beheer van cultureel erfgoed wordt georganiseerd.

Continue reading

Share This:

XML-bestandsformaten voor Office-applicaties: duurzame belofte ?

1 december 2007

Sinds het bestaan van XML wordt het gezien als een middel voor interoperabiliteit van documenten over plat­formen heen en als een middel voor het duurzame bestaan van documenten, dankzij het feit dat het een ‘open’ standaard is. Dat argument is vooral gangbaar in overheidsorganen waar de duurzame bewaring in de tijd over platformen heen een belangrijk item is, gezien de verantwoordelijkheid van deze organen archieven te vormen voor toekomstig cultuur-historisch onderzoek. Het gebruik van XML zou do­cumenten op lange ter­mijn toegankelijk te houden, mits de afgeleide XML-schema’s voor de gegenereerde bestandsformaten de al­ge­mene karaktertrekken van XML blijven behouden. In dit artikel analyseren we de gangbare XML-bestands­for­maten voor Office-applicaties juist op die argu­men­ten: zijn ze open, interoperabel en duurzaam,

Continue reading

Share This:

GIS en duurzaamheid. De toegankelijkheid van digitale geografische informatie door de tijd

23 november 2007

In de afgelopen tien jaar heeft het gebruik van geografi­sche informatiesystemen bij waterbeherende overheids­in­stel­lingen als het waterschap Zeeuwse Eilanden een hoge vlucht genomen. Het Geografisch Informatie Sys­teem (GIS) neemt binnen de informatievoorziening van deze organisaties een steeds meer centrale positie in. Het gevolg hiervan is dat het GIS in toenemende mate procesgebonden informatie bevat, die een belangrijke rol kan spelen in zowel de eigen bedrijfsvoering als de poli­tieke en juridische verantwoording. Dit artikel richt zich voornamelijk op het vinden van een oplossing voor het toegankelijk houden van digitale geografische infor­matie ten behoeve van een derde belangengroep, die van de toekomstige historisch onderzoekers.Aan de hand van twee voorbeelden uit de dagelijkse prak­tijk van het waterschap wordt de werking en duur­zaamheidsproblematiek van het GIS onderzocht, name­lijk de bodemkwaliteitskaarten en het project ‘Zeekoe’. In beide gevallen blijkt dat zowel het be­drijfsvoerings- als verantwoordingsbelang beter ge­waar­borgd zijn dan het cultuur-historisch belang. Er wordt een tweetal oplossingsrichtingen onderzocht: enerzijds het met periodieke intervallen bevriezen van de database en anderzijds het toegankelijk houden van de digitale geografische bestanden binnen het netwerk van de archiefvormer, eventueel in combinatie met de toe­passing van waardering en selectie. Waardering en selectie kunnen worden toegepast door middel van het gebruik van metadata. Door het koppe­len van de juiste metadata aan geografische bestanden kunnen deze al aan de bron, dat wil zeggen bij het ont­staan, worden gekenmerkt als ‘te bewaren’ of ‘te vernie­ti­gen’ Bestanden die voor openbaarmaking in aanmerking ko­men kunnen toegankelijk worden gemaakt met behulp van internettechnologie. Samenwerkingsverbanden tus­sen de Nederlandse overheden als Nederlandse Over­heid Referentie Architectuur (NORA) en Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) scheppen hiervoor het juiste klimaat. Een belangrijk recent initiatief van het Waterschapshuis is WaterschapsNet, dat als doel heeft de elektronische dienstverlening aan de burger te verbe­te­ren. Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een cluster geografie, waarin (historische) geografische informatie van de waterschappen kan worden geraadpleegd. De toe­komstige beheerders van de geografische informatie, waaronder regionaal historische centra zoals het Zeeuws Archief, dienen te worden betrokken in het be­pa­len van de content van dergelijke clusters. Hoe de duurzaamheid, ofwel de authenticiteit, toeganke­lijkheid en leesbaarheid op de lange termijn kan worden gewaarborgd is echter nog onvoldoende duidelijk. Het toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden nog steeds de enige bruikbare methode.

Continue reading

Share This:

Livre: bijdragen over document management, innovatie en open source

15 oktober 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel iedere twee maanden een achtergrondartikel op Livre. Open, Vrij en Duurzaam. Livre biedt een een frisse kijk op open, vrije en duurzame ICT innovatie met thema’s als open standaarden en open source software, Software as a Service (SaaS), open content, open acces, Web 2.0, Voice over IP en Internet. Livre fungeert als podium voor nieuws, achtergronden, columns en opinies. Livre, in juni 2004 begonnen als OpenMagazine, is volledig onafhankelijk en vaart haar eigen koers. Livre is ook een interactief kennisplatform. Bij alle verhalen die worden gepubliceerd, bestaat de mogelijkheid om te reageren. Bovendien zijn gerelateerde verhalen met elkaar verbonden aan de hand van tags (te vinden onderaan iedere pagina). Het forum van Livre biedt de mogelijkheid om kennis en ervaringen te delen. Daarnaast is er een uitgebreide pool van documenten (onderzoeksrapporten, scripties et cetera) aanwezig die gratis zijn te downloaden.

Continue reading

Share This:

Document Wereld: ad hoc columns

3 augustus 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel onregelmatig columns op DocumentWereld.nl. Deze site wil een ontmoetingsplaats zijn voor professionals in de document managementwereld, met vele columns, nieuws, vacatures, opleidingen, productbeschrijvingen en verwijzingen. De columns die hier worden gepubliceerd zijn ook als artikel of column verschenen op onze eigen site, maar er kunnen kleine wijzigingen in zijn aangebracht.

Continue reading

Share This:

Op zoek naar de herinnering….

Een reeks artikelen over content als driver van performance

3 mei 2007

In 1995 startte ik samen met Ferdinand Ector een onderzoek naar het effect van content op de performance van organisaties. In 2006 beëindigden we onze laatste praktijkcasus en besloten we onze bevindingen in definitieve vorm vast te gaan leggen. Uiteraard zijn een aantal publicaties in de afgelopen jaren voortgevloeid uit dit onderzoek. Enkele artikelen zijn op vbds.nl gepubliceerd, zoals ‘Building the record keeping system’. In dit artikel hebben wij de gist van ons concept vastgelegd. In de reeks artikelen die onder ‘Op zoek naar de herinnering…’ zal verschijnen zullen wij ons concept tot in detail uitwerken en onderbouwen op basis van wetenschappelijke literatuur en uitgevoerde praktijkcasussen. De kern van onze stelling is dat performance van bedrijfsprocessen slechts te bereiken is als twee prestatiedoelstellingen worden gerealiseerd: doelmatigheid en rechtmatigheid. Beide prestatiedoelstellingen representeren zich middels de informatie- en de verantwoordingsfunctie van de informatiehuishouding van een organisatie. Dat laatste wordt de laatste jaren ook ‘compliance’ genoemd. Wij denken dat rechtmatigheid slechts kan worden bereikt indien een verantwoordingssysteem (ook wel ‘record keeping system’ genoemd) binnen de organisatie wordt geïmplementeerd, dat de kwaliteit van de content, gebruikt voor bewijs- en verantwoordingsdoeleinden, garandeert. Dit verantwoordingssysteem richt zich met name op die content die rechtstreeks gebonden is aan de bedrijfsprocessen waarin ze een rol speelt, en de metadata die betekenis geven aan deze content. In ‘Op zoek naar de herinnering…’ wordt aandacht besteed aan ‘organizational memory’ en ‘content auditing’ als middelen om de verantwoordingsfunctie van iedere organisatie te realiseren. In het verantwoordingssysteem worden context, kwaliteit, waardering, behoud en logistiek van content gewaarborgd. In 2007 en 2008 zullen de overige bijdragen aan ‘Op zoek naar de herinnering…’ verschijnen.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector

Continue reading

Share This:

Bewaren en Bewijzen: de update

2 april 2007

De hoeveelheid gegevens binnen een organisatie is enorm. Naast papieren informatiestromen spelen elektronische informatiestromen steeds vaker een rol. Op papier georiënteerde processen, alsmede complete papieren administraties worden in snel tempo gedigitaliseerd. Nieuwe authenticatiemethoden, zoals de elektronische handtekening, maken elektronische transacties (op afstand) mogelijk. Waar voorheen een fysiek document voorzien van een handtekening nodig was om authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid te waarborgen, kunnen nu met één druk op de knop over grote afstanden overeenkomsten rechtsgeldig tot stand komen. Het doel van deze brochure is helderheid verschaffen in de beleidsmatige en juridische eisen en aanbevelingen voor de (digitale) opslag van gegevens en de bewijskracht van deze gegevens. Daarnaast worden praktische en organisatorische handvatten gegeven hoe u risico’s kunt ondervangen en gegevens veilig en betrouwbaar kunt bewaren zodat de bewijskracht gewaarborgd blijft. Hiermee kunt u de bewijskracht van opgeslagen (digitale) gegevens binnen en van uw organisatie verhogen. In deze brochure krijgt u antwoord op de vragen:

  • • Welke gegevens moet ik bewaren en voor hoe lang?
  • • Welke processen horen er bij (digitale) opslag van gegevens en waarom?
  • • Hoe kan ik de antwoorden op bovenstaande vragen praktisch organisatorisch implementeren?

Buiten de scope van de brochure Bewaren en Bewijzen vallen technische implementatie en sectorspecifieke gegevens. De brochure is een update van de in 1998 door NEN/EDIforum uitgegeven eerste versie. De brochure is deze maal tot stand gekomen op initiatief van ECP.nl met medewerking van een werkgroep specialisten, onder voorzitterschap van Geert-Jan van Bussel. De hoofdredactie van de brochure was in handen van Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté. Marjolijn Durinck en Inge Aarts (beide werkzaam bij ECP.nl) voerden de eindredactie.

Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté

Continue reading

Share This:

Een digitale paradox ? Een onderzoek naar de samenloop van de WOB en de Databankenwet

24 januari 2007
Door de evolutie van digitale technologie neemt het denkbaar bereik van, en de mogelijke toegang tot informatie toe. De komst van het internet en het World Wide Web hebben gezorgd voor optimale informatieproductie, -opslag en –distributie, waarmee burgers in principe maximaal toegang krijgen tot digitale informatie. De overheid bevordert op allerlei manieren digitale ontsluiting en openbaarmaking van overheidsinformatie. Openbaarheid is geen doel op zichzelf maar is onder meer van belang bij het verkrijgen van steun van burgers voor het overheidshandelen. Juist in de huidige tijd is openbaarheid daarom van cruciaal belang. Alom wordt geconstateerd dat de distantie tussen burgers en overheid is vergroot. Overheidshandelen zonder maatschappelijk draagvlak dupeert de democratische verhoudingen. Het is mede daarom dat het belang en de waarde van actieve openbaarheid en maximale transparantie van de overheid volop in de belangstelling staan. Volgens sommigen is actieve openbaarheid zelfs een kerntaak van de overheid. Openbaarheid van overheidsinformatie heeft daarnaast ook historische, culturele en educatieve waarde. De openbaarheid van overheidsinformatie wordt wellicht tenietgedaan middels intellectueel eigendomsrecht. Onder een paradox wordt verstaan ‘een schijnbare tegenstrijdigheid, stelling of uitspraak die schijnbaar ongerijmd is, maar bij nader onderzoek waar blijkt te zijn.’ Er wordt in dit kader wel gesproken van een digitale paradox: door digitalisering is het mogelijke bereik van de overheid naar burgers enorm toegenomen; anderzijds wordt de openbaarheid van informatie mogelijk gefrustreerd door intellectuele eigendomsrechten van belanghebbenden. In dit artikel wordt verslag gedaan van een onderzoek naar de samenhang tussen de Databankenwet en de Wet openbaarheid van bestuur (voortaan: WOB). De vraag is: belemmert de Databankenwet wellicht actieve, online openbaarheid, conform de WOB, van informatie opgenomen in databanken?

Emiel Mettes

Continue reading

Share This:

Records Management: een onmisbare compliance- en performance resource ?

22 december 2006

Records Management heeft de afgelopen jaren, met name in de Verenigde Staten, grote aandacht gekregen, vooral voor wat betreft de rol die het kan spelen in het kader van compliance en het bereiken daarvan. Toch blijkt het problematisch om het management te overtuigen van het belang van records management, niet alleen voor compliance, maar ook voor het bereiken van kostenvoordelen, betere procesperformance en een betere informatievoorziening en -infrastructuur. We hebben hier een viertal white papers opgenomen die vanuit verschillend gezichtspunt het belang van records management benadrukken. De eerste white paper probeert vanuit het gezichtspunt van EMC aan te geven waarom een bedrijf records management moet implementeren, wat de voordelen zijn en op welke wijze het methodisch kan worden gerealiseerd. De tweede paper is van Xerox en richt zich met name op de integratie van ‘electronic records management’ binnen document management; als voorbeeld wordt Xerox’ eigen product DocuShare gebruikt. De derde publicatie is een uitgebreide studie van Cohasset Associates op basis van FileNet Records Manager naar de kostenvoordelen die op basis van records management kunnen worde gerealiseerd. Het is een interessante studie, die ook voor Nederlandse implementatietrajecten, en niet alleen van FileNet producten, erg nuttig is, omdat er zich geboden wordt op baten van records management. In de kosten-baten analyses zijn de baten van records management vaak moeilijk te concretiseren. Deze studie kan hierbij van groot nut zijn. De laatste publicatie hier richt zich op het door Cohasset ontwikkelde concept van ‘Assured Records Management’. In opdracht van EMC indroduceert Cohasset hier een ‘structured methodology to significantly improve the retention and disposition of valued electronic information assets. De paper sluit af met een ‘self assessment’, waarbij als afsluiting wordt aangegeven dat ‘organizations that fail this self assessment are at substantial risk and need to get moving on the road to Assured Records Management’. Mijn evaluatie van deze vragenlijst leidt tot de conclusie dat voor vele Nederlandse organisaties deze afsluiting zeer toepasselijk is….

Continue reading

Share This:

Wie controleert het Internet ?

5 augustus 2006

Nog geen tien jaar geleden verklaarde de Internet theoreticus John Perry Barlow in de beroemde (of beruchte, het hangt er maar vanaf hoe je het bekijkt) ‘Declaration of Independence of Cyberspace‘: ‘Governments of the Industrial World, you weary giants of flesh and steel, you are not welcome among us. ….You have no sovereignty where we gather’. Hoe snel kan de wereld veranderen. In 2000 al bepaalde een Frans gerechtshof dat Yahoo, een Amerikaans bedrijf toch, de Franse wet diende te volgen en er voor moest zorgen dat Nazi-objecten niet online in Frankrijk konden worden verkocht via haar veiligsites. Yahoo verklaarde eerst dat er sprake was van censuur, vervolgens dat het onmogelijk was om Franse websurfers te herkennen; uiteindelijk boog het bedrijf en gebruikt het geografische-filters om er zich van de verzekeren dat de getoonde sites voldoen aan de Franse wettelijke standaarden. Tegelijkertijd gebruikt het dezelfde software om Franse gebruikers Franstalige advertenties te tonen. Een geluk bij een ongeluk….

Geert-Jan van Bussel

Continue reading

Share This:

Information Lifecycle Management en Archivering: de visie van SUN Microsystems

3 augustus 2006

Information Lifecycle Management (ILM) is de laatste jaren binnen de opslagwereld een hot item geworden. ILM richt zich op het management van de lifecycle van informatie, met name door het gebruik van diverse opslagsystemen, die de kosten van oplsag op de wat langere termijn in de hand houden. ILM richt zich sterk op een hardware-omgeving; dit is ook niet verwonderlijk aangezien de grote voorstanders van ILM hardwareleveranciers zijn van grote ‘storage en retrieval’-systemen. SUN Microsystems heeft een aantal white papers gepubliceerd die ILM en archivering op langere termijn met elkaar verbinden. Deze zes white papers (verspreid uitgebracht) zijn door ons verzameld en in een logische volgorde geplaatst. Deze white papers zijn vooral voor DIV-ers en archivarissen erg nuttig om te zien hoe een vooraanstaande leverancier van opslagsystemen tegen archivering aankijkt. De white papers geven inzicht in de visie en de argumenten van leveranciers van opslag-hardware. Dit is erg nuttig in de discussies met automatiseerders en leveranciers van soft- en hardware en maakt het makkelijker implementatietrajecten van ILM te beoordelen.

 

Continue reading

Share This:

De status van ODF: de waarde en de betekenis

27 juni 2006

De ODF Alliance heeft een aantal white papers gepubliceerd over het ODF-formaat, die de moeite waard zijn om te lezen. Deze brochures gaan in op de waarde die het Open Document Formaat heeft voor een organisatie en datgene waarvoor het formaat bij uitstek geschikt is: duurzame bewaring en toegankelijkheid van digitale documentbestanden. De brochures maken helder waarom met name overheden een gestandaardiseerd open bestandsformaat als uitgangspunt dienen te nemen.

ODF Alliance

Continue reading

Share This:

Documentbeheer: een onvermoede goudmijn !

24 mei 2006

Het implementeren van document management kost veel tijd en energie. Is document management wel rendabel ? En hoe pak je het proces aan om er zeker van te zijn dat de voordelen worden benut ? Universitair docent Document Management aan de Open Universiteit en vakredacteur van Facto Magazine Maarten van Veen aan tafel met drie directeuren in het werkveld van documentbeheer.

Dennis Mensink

Continue reading

Share This: