Category Archives: Publicaties

Accountability and the reconstruction of the past

Afgelopen week nam ik deel aan de European Conference on Information Management and Evaluation (ECIME 2011) in Como (Italië). Ik presenteerde daar mijn paper ‘Accountability and the reconstruction of the past‘. Het congres richt zich op de manieren waarop met IT, management en evaluatie  (toetsing) kan worden omgegaan. Er waren vele interessante tracks en presentaties (plm. 50). Mijn presentatie vond plaats in de track ‘Ensuring quality in digital record and archive services’, met Erik Borglund (Mid Sweden University) als voorzitter.

De toelating van de paper ging (net zoals bij alle wetenschappelijke congressen) via een ‘double blind peer review’, waardoor de organisatie van de conferentie in staat is alleen op basis van de wetenschappelijke kwaliteit van een paper een keuze te maken voor toegang tot het congres. De papers worden anoniem door referenten beoordeeld. Van Academic Conferences (de organisator) begreep ik dat er dit jaar 20 % van de ingezonden abstracts tot de conferentie was toegelaten.

Continue reading

Share This:

Applications of modern Cryptography

18 december 2010

Er komen steeds meer diensten en applicaties online beschikbaar, ook draadloos. Dat is handig, maar het betekent vaak dat gebruikers tientallen accounts moeten aanmaken. Hun persoonlijke gegevens zijn dan ook op heel veel plaatsen bekend. Dit leidt gemakkelijk tot misbruik. SURFnet biedt autorisatie- en authenticatiediensten waarmee de privacy van de gebruiker is gewaarborgd en hij voldoende heeft aan alleen zijn instellingsaccount.De organisatie heeft een belangrijke publicatie uitgebracht over de toepassingen van cryptografie. Het wordt als volgt omschreven: ‘Cryptography is at the heart of a vast range of daily activities, such as electronic commerce, bankcard payments and electronic building access to name a few. It is one of the cornerstones of Internet security. It is of key importance for modern, connected organisations to have an understanding of cryptography and its applications. When used appropriately, cryptography can play an important role in securing online services. But incorrect applications of the technology can lead to a false sense of security and can ultimately lead to the loss or disclosure of sensitive data. This white paper aims to provide an introduction to cryptography and an overview of its real-world applications. To achieve this, the following subjects are addressed in this white paper:

  • A high-level introduction to cryptography
  • A discussion of cryptographic techniques and technologies
  • An overview of applications in which cryptography plays an important role
  • An introduction to policies and procedures that can play a role when cryptography is used
  • A set of product selection criteria for products that rely on cryptography
  • A short guide to further reading for in-depth information related to cryptography’

Deze publicatie verdient een breed lezerspubliek, gezien de fundamentele benadering van de problematiek.

Continue reading

Share This:

Toegankelijkheid van een e-depot

25 september 2010

Frank van Meir schreef voor de afsluiting van zijn masteropleiding Archiefwetenschap een scriptie over de toegankelijkheid van een e-depot: het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. De focus ligt op de elementen beleid, processen en procedures en personeel van het e-depot. Begrippen (zoals archief, metadata en context) die in dit kader relevant zijn worden verduidelijkt in relatie tot duurzame toegankelijkheid. Van Meir gaat in op de ontwikkelingen in de archief- en DIV wereld die betrekking hebben op duurzame toegankelijkheid van ‘born digital’ archiefdocumenten. Zijn uitdaging hierbij was om een brug te slaan tussen archief- en DIV wereld. Op basis van literatuuronderzoek zijn bouwstenen verzameld of geformuleerd om een model (representatiemodel) te ontwikkelen dat bijdraagt aan de duurzame toegankelijkheid van een e-depot. Het ontwikkelde model heeft de contextbenadering van een digitaal archief als uitgangspunt. De nadruk ligt op representaties en metadata, die niet alleen betrekking hebben op het archiefdocument, maar vooral op de interne en externe omgevingscontext van het archiefdocument. Dat houdt ook in dat gekeken is naar de wijze waarop archiefdocument en contextinformatie worden gemodelleerd. De toepasbaarheid van het representa-tiemodel is getoetst aan een gemeentelijk archief. Met het representatiemodel is een poging gedaan om antwoorden te vinden op de vooraf gestelde onderzoeksvragen. Met als hoofdvraag: Hoe is de toegankelijkheid van ‘born digital’ archiefdocumenten te borgen en te verzorgen voor een e-depot? Dit is een bewerkte versie, van de originele scriptie van mei 2010. In de originele versie is een verslag opgenomen van de toets van het representatiemodel. Deze is hier weggelaten waardoor de nadruk meer komt te liggen op het ontwikkelde model.

Frank van Meir

Continue reading

Share This:

Kwaliteitszorg bij archieven. Een vergelijkende studie naar kwaliteitszorg binnen erfgoedsector

25 september 2010

Kwaliteitszorg is in de archiefsector nog een relatief onbekend begrip, in tegenstelling tot andere erfgoedsectoren zoals bibliotheken en musea. Wordt door bibliothecarissen en museummedewerkers begin jaren negentig al uitgebreid gediscussieerd over het onderwerp kwaliteitszorg, bij archieven krijgt dit onderwerp pas sinds eind jaren negentig wat meer aandacht. Om die reden heeft één van de archivarissen van het Regionaal Archief Nijmegen, Hella Timmermans-Brandt, haar masterscriptie voor de studie Archiefwetenschap aan de Universiteit van AMsterdam, gewijd aan het onderwerp kwaliteitszorg. H et begrip kwaliteitszorg definieert zij in haar scriptie als het aansturen van een continu verbeterproces om zo aan de kwaliteitseisen te kunnen voldoen. In basis is kwaliteitszorg dus niets meer als het continue willen verbeteren van je product of dienst; een uitgangspunt dat elke archiefinstelling zal aanspreken. In deze scriptie wordt een introductie gegeven op het concept kwaliteitszorg. Vervolgens wordt op basis van vergelijkend onderzoek bij bibliotheken en musea een totaalvisie gepresenteerd op de wijze waarop kwaliteitszorg binnen de archiefsector vormgegeven kan worden. Hiermee vormt deze scriptie niet alleen een goede start voor elke archivaris die iets meer wil weten over kwaliteitszorg maar kan deze scriptie ook als uitgangspunt dienen bij bestuurders die kwaliteitszorg willen toepassen in het archiefbestel of in hun eigen organisatie.

Hella Timmermans-Brandt

Continue reading

Share This:

De kosten van duurzame digitale toegankelijkheid

12 juni 2010

De kosten voor het landurig bewaren en toegankelijk houden van digitaal archief zullen in de toekomst flink oplopen. Dit heeft onder andere te maken met het onderhoudsgevoelige karakter van digitale informatie en met het feit dat er steeds meer informatie digitaal wordt aangemaakt. Daarnaast wordt ook op grote schaal informatie gedigitaliseerd. Aangezien de Nederlandse overheid verantwoordelijk is voor het bewaren van zowel publieke digitale informatie als ons nationale digitale erfgoed zullen erfgoedinstellingen, archiefvormers en in het bijzonder archiefbewaarplaatsen, die worden gefinancierd met overheidsgeld, op termijn geconfronteerd worden met de hoge kosten van duurzame digitale toegankelijkheid. Vreemd genoeg is er nog nauwelijks aandacht besteed aan dit probleem en is hierover bij het Nederlandse archiefwezen nog weinig bekend. Om te kunnen besparen op de kosten van het duurzaam en toegankelijk bewaren van digitaal archief moeten alle kosten en alle factoren die de kosten beinvloeden bekend zijn. Deze kosten kunnen inzichtelijk worden gemaakt met behulp van kostenmodellen. Ook kunnen eventueel kostenberekeningen worden gebruikt als voorbeeld. Wanneer de factoren die de kosten beinvloeden en kosten van een digitaal archiveringssysteem (e-depot) waarmee de duurzaamheid van de digitale objecten kan worden gegarandeerd, in kaart zijn gebracht, kunnen vervolgens maatregelen worden genomen om te besparen op de kosten van duurzame digitale toegankelijkheid.

Thijs Hessling studeert op deze scriptie af voor de opleiding Media, Informatie en Communicatie (Archivistiek).

Continue reading

Share This:

Op zoek naar de herinnering. Verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance

7 december 2009

In dit boek introduceren wij de content-intensieve organisatie, een organisatie die content-intensieve bedrijfsprocessen uitvoert. Dit zijn bedrijfsprocessen waar de in-, through- en output als content is te benoemen. Content uit zich in documenten en archiefdocumenten. De creatie van deze uitingsvormen van content vindt plaats in (massale) repeterende processen. Wij constateren op basis van praktijkcases dat kwaliteit, context en infrastructuur van content cruciaal zijn voor performance. Vanwege die nauwe band tussen content en performance zijn het managen en coördineren van content essentieel voor iedere content-intensieve organisatie.

Het boek is in een paperback editie beschikbaar, xxiv + 473 blz., genaaid gebrocheerd, 17 x 24 cm., 90 grams HVO papier, glanzend gelamineerde kaft, met stellingen.

Het boek kost € 49,90 (exclusief verzendkosten) en is te bestellen via:

bestelformulier.doc

bestelformulier.odt

Dit boek richt zich op de verantwoordingsfunctie in content-intensieve organisaties en de rol die content (documenten en archiefdocumenten) daarin vervult. Het bevat een weergave van het onderzoek in hoeverre de performance van bedrijfsprocessen binnen dergelijke organisaties, zowel in doel- als in rechtmatigheid, kan worden verbeterd. Dit kan door het optimaliseren van de content value chain, de processen die de kwaliteit van content waarborgen. Het afleggen van verantwoording aan legitieme fora (de overheid, de aandeelhouders, de rechterlijke macht, de maatschappij), ongeacht het moment in de tijd, een belangrijke prestatiedoelstelling is voor content-intensieve organisaties.  Daarvoor is de kwaliteit, de beschikbaarheid en de begrijpelijkheid van content, essentieel. In het boek wordt een model van een verantwoordingssysteem ontwikkeld waarmee de kwaliteit, de context, de beveiliging, de logistiek en het behoud van content kan worden benaderd. Toepassing van het model leidt er toe dat content gebruikt kan worden om de rechtmatigheid van het handelen van content-intensieve organisaties aan te tonen en om de doelmatigheid van de bedrijfsprocessen te verbeteren. Het verantwoordingssysteem uit zich in een model van een metadataschema, de culmnatie van een vergelijkend onderzoek naar de tot op dit moment ontwikkelde metadatamodellen, de metadata horende bij de ‘content value chain’ en de principes die ten grondslag liggen aan het verantwoordingsysteemn: ‘provenance’, ‘context’ en ‘quality’. Met deze studie wordt een stevige basis voor de implementatie van Enterprise Content Management in content-intensieve organisaties gelegd. Daarnaast wordt het voor deze organisaties mogelijk verantwoording af te leggen en compliance (de aantoonbaarheid van het naleven van de bestaande wet- en regelgeving) te realiseren.

Geert-Jan van Bussel

Ferdinand Ector

Continue reading

Share This:

Document Interoperability. Open Document Format and Office Open XML

5 augustus 2009

Het Fraunhofer Instituut publiceerde in juli een ‘white paper’ waarin op een zeer gedegen manier een onderzoek werd ingesteld naar de interoperabilitet van de veel bediscussieerde XML-bestandsformaten, uiteraard met name het Open Document (ODF)-bestandsformaat en het OOXML-formaat. De conclusie van het rapport is veelzeggen: ‘It may be concluded that many of the functionalities, especially those found in simpler documents, can be translated between the standards, while the translation of other functionalities can prove complex or even impossible. Frequently in individual cases it has to be decided, if the conversion of a document is completely translatable, translatable only to a limited extend or not at all. The individual cases are determined by different constraints. First and foremost translatability depends on the document itself together with its characteristics. In addition the application or tool used for the transformation has also to be considered. In this study statements on translatability and its quality in principle are made. As the rules used for transformation are not standardized however, each application is allowed to use its own specific rules. Under certain circumstances specific rules can neglect certain properties and make specific assumptions which could enhance translatability. In addition, the direction of the transformation has to be considered. In many cases a document can be translated without any major loss from one format to the other. Even so, on a round-trip conversion it cannot be guaranteed that the initial document and the document resulting from the conversion will be identical’. Wij vonden deze studie van dermate grote betekenis dat wij besloten hebbendie hier te moeten publiceren.

Continue reading

Share This:

Kennismanagement in virtuele organisaties

28 januari 2009

Deze scriptie onderzoekt hoe kennismanagement als een verbindende factor kan fungeren tussen de leden van een virtuele organisatie. De virtuele organisatie (VO) is een nieuwe organisatievorm die mogelijk is dankzij alsmaar avancerende ontwikkelingen in informatie- en communicatietechnologie. Ze wordt in het leven geroepen als een tijdelijk samenwerkingsverband tussen differente actoren (partners en leden) met uiteenlopende specialismen. De heterogeniteit kan een belemmering zijn voor strategische en operationele engagement tussen leden, mede omdat het tijd kost om vertrouwensrelaties op te bouwen doordat communicatie via virtuele middelen geschiedt. Vereist is daarom een bindmiddel dat een adequaat antwoord biedt op de complexiteiten van een VO. Kennismanagement bevat de potentie om VO-partners te engageren, wanneer het een juiste combinatie is van objectivistische (technocentrische) elementen en subjectivistische (sociocentrische) elementen. Haydar Azhari studeerde in 2008 af met deze bachelorscriptie Documentaire Informatiewetenschap. De scriptie werd zeer hoog gewaardeerd als een zeer fundamentele bijdrage aan de implementatietheorie van kennismanagement binnen virtuele organisaties. Haydar studeerd op dit moment Bedrijfskunde aan de Vrije Universiteit.

Continue reading

Share This:

Selectie Sharen

28 januari 2009

Digitaal werken, digitaal opslaan, digitaal waarderen, digitaal selecteren. Zomaar een paar termen die in onze huidige informatiemaatschappij niet meer weg te denken zijn. Termen die vanzelfsprekend klinken, maar een wereld aan betekenis met zich mee dragen. Vooral voor de informatiespecialist en archivaris zijn deze termen van groot belang. Van traditionele papieren stukken en bescheiden is geen sprake meer. De tastbaarheid van papier heeft plaatsgemaakt voor het ongrijpbare en vluchtige van digitale informatie. Hoe zorg je als informatiespecialist en archivaris dat ook deze informatie tijdig gewaardeerd, geselecteerd en duurzaam bewaard blijft voor het nageslacht? Een uitdaging die al geruime tijd aan de horizon heeft gespeeld en waar nu geen weg meer voor terug is. In deze tijd moeten alle mogelijkheden gegrepen worden om digitale informatie en alles wat daarbij komt kijken, zowel voor het heden als de toekomst, beschikbaar te maken en te houden. In mijn dagelijkse praktijk bij de rijksoverheid zie ik ontwikkelingen richting het samen oppakken van bijvoorbeeld archiefachterstanden. Men denkt hierbij met name aan een organisatievorm (shared service center) waarbij de samenwerkende partijen hun capaciteiten en kennis op dit gebied bundelen om tot een resultaat te komen.De afgelopen decennia heeft het uitbesteden van voornamelijk ondersteunende diensten en processen buiten de kernorganisatie steeds meer aandacht gekregen. Het bedrijfsleven nam hierin het voortouw met de nieuwe organisatievorm, shared service center (ssc). Het doel van een shared service center is om zoveel mogelijk klanten te bedienen door middel van een gemeenschappelijke dienst, tegen een vooraf bepaalde prijs. Door schaalvergroting en bundeling van gelijksoortige activiteiten is het mogelijk om kostenbesparend te werken. Mijn interesse hierin werd gewekt toen het duidelijk werd dat de papieren achterstanden wel opgelost zullen worden, maar hoe staat het met de digitale achterstanden? Dit in combinatie met het shared service gedachte is onderwerp van mijn scriptie. Charlene Mac Donald studeerdeop deze scriptie af aan de Univeristeit van Amsterdam met de specialisatie Archiefwetenschap. Charlene werkt nu als hoofd documentaire informatievoorziening van het eiland Sin-Maarten.

Continue reading

Share This:

Succesfactoren voor kennismanagement

28 januari 2009

Niek Marsman studeerde in juli 2008 af aan de UvA (Documentaire Informatiewetenschap) met een scriptie over kennismanagement. Wij publiceren zijn scriptie nu hier, gezien de fundamentele betekenis van het thema voor de ontwikkeling van organisaties. Kennismanagement kent verschillende stromingen. Zo is er het onderscheid tussen impliciete kennis en expliciete kennis. Impliciete kennis bevindt zich in de hoofden van mensen terwijl expliciete kennis is vastgelegd op een kennisdrager (papier, digitaal, etc.) Daarnaast is er de flow en stock-benadering. Deze borduurt voort op het verschil tussen impliciete en expliciete kennis. De stock-benadering gaat ervan uit dat je impliciete kennis kunt expliciteren en opslaan op gegevensdragers. De flow-benadering gaat ervan uit dat kennis niet buiten mensen kan bestaan en is gericht op het bevorderen van de communicatie tussen mensen. Twee andere stromingen die nauw met elkaar samenhangen zijn organizational memory en de lerende organisatie. De eerste gaat ervan uit dat organisaties kennis die is opgedaan in het verleden moeten vasthouden en ontsluiten, de tweede gaat een stapje verder en benoemt vijf disciplines die ingezet moeten worden om de organisatie te veranderen in een lerende organisatie. Om het referentiekader te completeren worden kort enkele goeroes op het gebied van kennismanagement genoemd: Alvin Toffler, Peter Senge, Ikujiro Nonaka en Hirotaka Takeuchi en Mathieu Weggeman. Kritische succesfactoren zijn aangewezen factoren die van kritiek (doorslaggevend) belang zijn voor het slagen van de uitvoering van een verandering. Op het gebied van kennismanagement is geprobeerd deze succesfactoren te benoemen en onder te verdelen. De vier hoofdfactoren zijn organisatie, infrastructuur, cultuur en mensen. Onder de succesfactor organisatie vallen de volgende componenten: missie, visie en doelen, strategie, kennisbeleid, managementstijl, processen en structuur. Onder infrastructuur vallen de componenten techniek, informatievoorziening en werkomgeving. Onder cultuur vallen communicatie, samenwerking en teamleren. Als laatste vallen onder de succesfactor mensen de componenten attitude, persoonlijk meesterschap, mentale modellen en motivatie. Uit de succesfactoren en de onderliggende componenten kunnen slaag- en faalfactoren van kennismanagement worden afgeleid. Deze factoren kunnen ervoor zorgen dat een kennismanagement-initiatief een succes wordt maar ook een mislukking. Daarbij moet men in acht nemen dat alle factoren met elkaar samenhangen en elkaar kunnen beïnvloeden. Om een koppeling te maken naar de praktijk is een onderzoek gehouden naar kennismanagement bij een adviesbureau.

Continue reading

Share This:

De digitale evolutie. De Archiefschool als ‘bewustmaker’

10 december 2008

De Archiefschool heeft geen enkele invloed op de digitale evolutie. Maar met de toename van de informatievloed en het steeds belangrijker worden van (wat de marktpartijen noemen) ‘storage and retrieval’, ‘archiving’, ‘data retention’ en ‘eDiscovery’ wordt duidelijk dat gedachtengoed van de Archiefschool (kennis van de archiveringsprocessen) een enorme rol kan spelen in de ‘content value chain’ van procesgebonden informatie. En wat heeft de Archiefschool tot nu toe in het kader van die digitale evolutie bereikt ? Een van de belangrijkste aspecten is bewustwording. Al vanaf het midden van de jaren ’90 legt de Archiefschool in talrijke publicaties nadruk op het ‘record keeping system’, op ‘record management applications’ en archiveringsprocessen. De term ‘procesgebonden informatie’ geeft als geen ander aan dat archiveringsprocessen zich in bestaande organisaties richten op de ‘content value chain’ van in bewerking zijnde informatie. Zowel in het onderwijs als de onderzoeksactiviteiten van de Archiefschool werd tot uitdrukking gebracht dat de archiveringsprocessen starten in de bedrijfsprocessen van een organisatie, dat archiefbeheer niet aan de achterkant, maar aan de voorkant van een organisatie stond. De bewustwording van die idee binnen archiefvormende organisatie is grotendeels te danken aan het gedachtengoed dat binnen de Archiefschool werd uitgedragen. Geert-Jan van Bussel beschrijft in een artikel in het Nederlands Archievenblad (nr. 10, 2008) de rol die de Archiefschool gespeeld heeft in de evolutie die digitale technologie heeft gespeeld, daar waar het gaat om die aspecten die de archivering van informatie raken. De hier opgenomen publicatie is een uitgebreidere versie dan die in het Nederlands Archievenblad werd gepubliceerd.

Continue reading

Share This:

Documenten onder controle. Optimaliseer uw informatievoorziening

11 oktober 2009

Dit boek geeft inzicht in de wondere wereld van document management. Het is geschreven voor iedere professional die met documenten, document management en elektronische documentenverwerking in software in aanraking komt en die in zijn werkzaamheden moet bepalen wat de waarde, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid zijn van de informatie die in de geraadpleegde documenten is of wordt opgenomen. Document management raakt alle medewerkers in organisaties die opdrachten verwerken, zaken afhandelen, contractonderhandelingen voeren of beleid ontwikkelen. Of er alleen met papieren documenten wordt gewerkt, met elektronische documenten of met beide, maakt geen verschil. Document management heeft vele verschillende dimensies, kan vanuit vele verschillende gezichtspunten worden benaderd, maar dient voor iedereen te leiden tot een effectievere, efficiëntere en meer uniforme wijze van omgaan met documenten in de organisatie. De lezer krijgt allereerst uitleg over de hoofdprocessen van document management, dat wil zeggen over de selectie, de logistiek en het beheer van documenten. Het gaat om de wijze waarop de juiste documenten, op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomen. Het gaat over de kwetsbaarheid van elektronische documenten, over de problemen van digitale duurzaamheid en over de pragmatische oplossingen daarvoor. Het boek biedt inzicht in bewijs en compliance en biedt een aantal praktische tools om in de eigen organisatie te implementeren. Geert-Jan van Bussel schreef voor de Praktijkreeks Administratie van uitgeverij Kluwer een overzicht van wat documentaire informatievoorziening is.

Continue reading

Share This:

Digitaal archiveren en kerkelijke archieven

12 juni 2008

Het Archief- en Documentatiecentrum (ADC) in Kampen heeft een voorlichtende taak ten aanzien van archiefvormers en archiefbeheerders in de Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) op het terrein van archiefbeheer. Op vragen rond het archiveren van digitale archiefdocumenten is de beantwoording in het standaarddocument, de Richtlijnen voor kerkelijk archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten, niet bij de tijd. Archiefvormers wordt geadviseerd digitale documenten te printen en vervolgens te bewaren. In mijn onderzoek ben ik nagegaan welke mogelijkheden archiefvormers en archiefbeheerders ter beschikking staan voor het beheren van digitale archiefdocumenten. Door de beperkte grootte van de meeste kerkelijke gemeenten lijkt een investering in grote informatiesystemen niet opportuun. Daarom beveel ik het ADC aan om te onderzoeken of er gecentraliseerd kan worden gewerkt met een informatiesysteem. Daarnaast geef ik een advies aan het ADC om de Richtlijnen aan te passen op korte termijn en daarin een paragraaf over digitaal archiveren op te nemen. Ik stel voor om digitaal aangeleverde archiefdocumenten digitaal op te slaan – volgens een bepaalde structuur – op de computer van de archiefvormer. De archiefvormer zorgt voor frequente overbrenging van digitale archiefdocumenten naar de archiefbeheerder die in dezelfde structuur werkt. De archiefbeheerder en de archiefvormer maken samen goede afspraken en zorgen voor geregeld overleg over ontwikkelingen en gewaarborgde toegankelijkheid. Marien Geelhoed studeerde af aan de Hogeschool van Amsterdam met deze hoog gewaardeerde scriptie.
Continue reading

Share This:

Het Nederlandse archiefbestel in ontwikkeling. Randvoorwaarden voor een nieuw bestel

10 juni 2008

Het Nederlandse archiefbestel is al een aantal jaren in beweging, maar niemand weet echt waarheen. Voor de redactie van het Archievenblad werd ik gevraagd een kort overzicht te geven van mijn ideeën over de ontwikkeling van dit bestel. Dat artikel is het waard eveneens op deze plek te worden gepubliceerd, aangezien het onderwerp van belang is voor een grotere lezersgroep dan enkel die van het genoemde tijdschrift. De steeds digitaler wordende informatiehuishouding binnen organisaties (in principe is bijna ieder archiefdocument dat vandaag de dag wordt gegenereerd ‘born digital’) gaat mijns inziens grote gevolgen hebben voor de manier waarop de zorg en het beheer van cultureel erfgoed wordt georganiseerd.

Continue reading

Share This:

XML-bestandsformaten voor Office-applicaties: duurzame belofte ?

1 december 2007

Sinds het bestaan van XML wordt het gezien als een middel voor interoperabiliteit van documenten over plat­formen heen en als een middel voor het duurzame bestaan van documenten, dankzij het feit dat het een ‘open’ standaard is. Dat argument is vooral gangbaar in overheidsorganen waar de duurzame bewaring in de tijd over platformen heen een belangrijk item is, gezien de verantwoordelijkheid van deze organen archieven te vormen voor toekomstig cultuur-historisch onderzoek. Het gebruik van XML zou do­cumenten op lange ter­mijn toegankelijk te houden, mits de afgeleide XML-schema’s voor de gegenereerde bestandsformaten de al­ge­mene karaktertrekken van XML blijven behouden. In dit artikel analyseren we de gangbare XML-bestands­for­maten voor Office-applicaties juist op die argu­men­ten: zijn ze open, interoperabel en duurzaam,

Continue reading

Share This:

GIS en duurzaamheid. De toegankelijkheid van digitale geografische informatie door de tijd

23 november 2007

In de afgelopen tien jaar heeft het gebruik van geografi­sche informatiesystemen bij waterbeherende overheids­in­stel­lingen als het waterschap Zeeuwse Eilanden een hoge vlucht genomen. Het Geografisch Informatie Sys­teem (GIS) neemt binnen de informatievoorziening van deze organisaties een steeds meer centrale positie in. Het gevolg hiervan is dat het GIS in toenemende mate procesgebonden informatie bevat, die een belangrijke rol kan spelen in zowel de eigen bedrijfsvoering als de poli­tieke en juridische verantwoording. Dit artikel richt zich voornamelijk op het vinden van een oplossing voor het toegankelijk houden van digitale geografische infor­matie ten behoeve van een derde belangengroep, die van de toekomstige historisch onderzoekers.Aan de hand van twee voorbeelden uit de dagelijkse prak­tijk van het waterschap wordt de werking en duur­zaamheidsproblematiek van het GIS onderzocht, name­lijk de bodemkwaliteitskaarten en het project ‘Zeekoe’. In beide gevallen blijkt dat zowel het be­drijfsvoerings- als verantwoordingsbelang beter ge­waar­borgd zijn dan het cultuur-historisch belang. Er wordt een tweetal oplossingsrichtingen onderzocht: enerzijds het met periodieke intervallen bevriezen van de database en anderzijds het toegankelijk houden van de digitale geografische bestanden binnen het netwerk van de archiefvormer, eventueel in combinatie met de toe­passing van waardering en selectie. Waardering en selectie kunnen worden toegepast door middel van het gebruik van metadata. Door het koppe­len van de juiste metadata aan geografische bestanden kunnen deze al aan de bron, dat wil zeggen bij het ont­staan, worden gekenmerkt als ‘te bewaren’ of ‘te vernie­ti­gen’ Bestanden die voor openbaarmaking in aanmerking ko­men kunnen toegankelijk worden gemaakt met behulp van internettechnologie. Samenwerkingsverbanden tus­sen de Nederlandse overheden als Nederlandse Over­heid Referentie Architectuur (NORA) en Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) scheppen hiervoor het juiste klimaat. Een belangrijk recent initiatief van het Waterschapshuis is WaterschapsNet, dat als doel heeft de elektronische dienstverlening aan de burger te verbe­te­ren. Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een cluster geografie, waarin (historische) geografische informatie van de waterschappen kan worden geraadpleegd. De toe­komstige beheerders van de geografische informatie, waaronder regionaal historische centra zoals het Zeeuws Archief, dienen te worden betrokken in het be­pa­len van de content van dergelijke clusters. Hoe de duurzaamheid, ofwel de authenticiteit, toeganke­lijkheid en leesbaarheid op de lange termijn kan worden gewaarborgd is echter nog onvoldoende duidelijk. Het toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden nog steeds de enige bruikbare methode.

Continue reading

Share This:

Livre: bijdragen over document management, innovatie en open source

15 oktober 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel iedere twee maanden een achtergrondartikel op Livre. Open, Vrij en Duurzaam. Livre biedt een een frisse kijk op open, vrije en duurzame ICT innovatie met thema’s als open standaarden en open source software, Software as a Service (SaaS), open content, open acces, Web 2.0, Voice over IP en Internet. Livre fungeert als podium voor nieuws, achtergronden, columns en opinies. Livre, in juni 2004 begonnen als OpenMagazine, is volledig onafhankelijk en vaart haar eigen koers. Livre is ook een interactief kennisplatform. Bij alle verhalen die worden gepubliceerd, bestaat de mogelijkheid om te reageren. Bovendien zijn gerelateerde verhalen met elkaar verbonden aan de hand van tags (te vinden onderaan iedere pagina). Het forum van Livre biedt de mogelijkheid om kennis en ervaringen te delen. Daarnaast is er een uitgebreide pool van documenten (onderzoeksrapporten, scripties et cetera) aanwezig die gratis zijn te downloaden.

Continue reading

Share This:

Document Wereld: ad hoc columns

3 augustus 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel onregelmatig columns op DocumentWereld.nl. Deze site wil een ontmoetingsplaats zijn voor professionals in de document managementwereld, met vele columns, nieuws, vacatures, opleidingen, productbeschrijvingen en verwijzingen. De columns die hier worden gepubliceerd zijn ook als artikel of column verschenen op onze eigen site, maar er kunnen kleine wijzigingen in zijn aangebracht.

Continue reading

Share This:

Op zoek naar de herinnering….

Een reeks artikelen over content als driver van performance

3 mei 2007

In 1995 startte ik samen met Ferdinand Ector een onderzoek naar het effect van content op de performance van organisaties. In 2006 beëindigden we onze laatste praktijkcasus en besloten we onze bevindingen in definitieve vorm vast te gaan leggen. Uiteraard zijn een aantal publicaties in de afgelopen jaren voortgevloeid uit dit onderzoek. Enkele artikelen zijn op vbds.nl gepubliceerd, zoals ‘Building the record keeping system’. In dit artikel hebben wij de gist van ons concept vastgelegd. In de reeks artikelen die onder ‘Op zoek naar de herinnering…’ zal verschijnen zullen wij ons concept tot in detail uitwerken en onderbouwen op basis van wetenschappelijke literatuur en uitgevoerde praktijkcasussen. De kern van onze stelling is dat performance van bedrijfsprocessen slechts te bereiken is als twee prestatiedoelstellingen worden gerealiseerd: doelmatigheid en rechtmatigheid. Beide prestatiedoelstellingen representeren zich middels de informatie- en de verantwoordingsfunctie van de informatiehuishouding van een organisatie. Dat laatste wordt de laatste jaren ook ‘compliance’ genoemd. Wij denken dat rechtmatigheid slechts kan worden bereikt indien een verantwoordingssysteem (ook wel ‘record keeping system’ genoemd) binnen de organisatie wordt geïmplementeerd, dat de kwaliteit van de content, gebruikt voor bewijs- en verantwoordingsdoeleinden, garandeert. Dit verantwoordingssysteem richt zich met name op die content die rechtstreeks gebonden is aan de bedrijfsprocessen waarin ze een rol speelt, en de metadata die betekenis geven aan deze content. In ‘Op zoek naar de herinnering…’ wordt aandacht besteed aan ‘organizational memory’ en ‘content auditing’ als middelen om de verantwoordingsfunctie van iedere organisatie te realiseren. In het verantwoordingssysteem worden context, kwaliteit, waardering, behoud en logistiek van content gewaarborgd. In 2007 en 2008 zullen de overige bijdragen aan ‘Op zoek naar de herinnering…’ verschijnen.

Geert-Jan van Bussel
Ferdinand Ector

Continue reading

Share This:

Bewaren en Bewijzen: de update

2 april 2007

De hoeveelheid gegevens binnen een organisatie is enorm. Naast papieren informatiestromen spelen elektronische informatiestromen steeds vaker een rol. Op papier georiënteerde processen, alsmede complete papieren administraties worden in snel tempo gedigitaliseerd. Nieuwe authenticatiemethoden, zoals de elektronische handtekening, maken elektronische transacties (op afstand) mogelijk. Waar voorheen een fysiek document voorzien van een handtekening nodig was om authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid te waarborgen, kunnen nu met één druk op de knop over grote afstanden overeenkomsten rechtsgeldig tot stand komen. Het doel van deze brochure is helderheid verschaffen in de beleidsmatige en juridische eisen en aanbevelingen voor de (digitale) opslag van gegevens en de bewijskracht van deze gegevens. Daarnaast worden praktische en organisatorische handvatten gegeven hoe u risico’s kunt ondervangen en gegevens veilig en betrouwbaar kunt bewaren zodat de bewijskracht gewaarborgd blijft. Hiermee kunt u de bewijskracht van opgeslagen (digitale) gegevens binnen en van uw organisatie verhogen. In deze brochure krijgt u antwoord op de vragen:

  • • Welke gegevens moet ik bewaren en voor hoe lang?
  • • Welke processen horen er bij (digitale) opslag van gegevens en waarom?
  • • Hoe kan ik de antwoorden op bovenstaande vragen praktisch organisatorisch implementeren?

Buiten de scope van de brochure Bewaren en Bewijzen vallen technische implementatie en sectorspecifieke gegevens. De brochure is een update van de in 1998 door NEN/EDIforum uitgegeven eerste versie. De brochure is deze maal tot stand gekomen op initiatief van ECP.nl met medewerking van een werkgroep specialisten, onder voorzitterschap van Geert-Jan van Bussel. De hoofdredactie van de brochure was in handen van Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté. Marjolijn Durinck en Inge Aarts (beide werkzaam bij ECP.nl) voerden de eindredactie.

Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté

Continue reading

Share This: