Category Archives: Document Management

XML-bestandsformaten voor Office-applicaties: duurzame belofte ?

1 december 2007

Sinds het bestaan van XML wordt het gezien als een middel voor interoperabiliteit van documenten over plat­formen heen en als een middel voor het duurzame bestaan van documenten, dankzij het feit dat het een ‘open’ standaard is. Dat argument is vooral gangbaar in overheidsorganen waar de duurzame bewaring in de tijd over platformen heen een belangrijk item is, gezien de verantwoordelijkheid van deze organen archieven te vormen voor toekomstig cultuur-historisch onderzoek. Het gebruik van XML zou do­cumenten op lange ter­mijn toegankelijk te houden, mits de afgeleide XML-schema’s voor de gegenereerde bestandsformaten de al­ge­mene karaktertrekken van XML blijven behouden. In dit artikel analyseren we de gangbare XML-bestands­for­maten voor Office-applicaties juist op die argu­men­ten: zijn ze open, interoperabel en duurzaam,

Continue reading

Share This:

GIS en duurzaamheid. De toegankelijkheid van digitale geografische informatie door de tijd

23 november 2007

In de afgelopen tien jaar heeft het gebruik van geografi­sche informatiesystemen bij waterbeherende overheids­in­stel­lingen als het waterschap Zeeuwse Eilanden een hoge vlucht genomen. Het Geografisch Informatie Sys­teem (GIS) neemt binnen de informatievoorziening van deze organisaties een steeds meer centrale positie in. Het gevolg hiervan is dat het GIS in toenemende mate procesgebonden informatie bevat, die een belangrijke rol kan spelen in zowel de eigen bedrijfsvoering als de poli­tieke en juridische verantwoording. Dit artikel richt zich voornamelijk op het vinden van een oplossing voor het toegankelijk houden van digitale geografische infor­matie ten behoeve van een derde belangengroep, die van de toekomstige historisch onderzoekers.Aan de hand van twee voorbeelden uit de dagelijkse prak­tijk van het waterschap wordt de werking en duur­zaamheidsproblematiek van het GIS onderzocht, name­lijk de bodemkwaliteitskaarten en het project ‘Zeekoe’. In beide gevallen blijkt dat zowel het be­drijfsvoerings- als verantwoordingsbelang beter ge­waar­borgd zijn dan het cultuur-historisch belang. Er wordt een tweetal oplossingsrichtingen onderzocht: enerzijds het met periodieke intervallen bevriezen van de database en anderzijds het toegankelijk houden van de digitale geografische bestanden binnen het netwerk van de archiefvormer, eventueel in combinatie met de toe­passing van waardering en selectie. Waardering en selectie kunnen worden toegepast door middel van het gebruik van metadata. Door het koppe­len van de juiste metadata aan geografische bestanden kunnen deze al aan de bron, dat wil zeggen bij het ont­staan, worden gekenmerkt als ‘te bewaren’ of ‘te vernie­ti­gen’ Bestanden die voor openbaarmaking in aanmerking ko­men kunnen toegankelijk worden gemaakt met behulp van internettechnologie. Samenwerkingsverbanden tus­sen de Nederlandse overheden als Nederlandse Over­heid Referentie Architectuur (NORA) en Waterschaps Informatie Architectuur (WIA) scheppen hiervoor het juiste klimaat. Een belangrijk recent initiatief van het Waterschapshuis is WaterschapsNet, dat als doel heeft de elektronische dienstverlening aan de burger te verbe­te­ren. Hierin is ook ruimte gecreëerd voor een cluster geografie, waarin (historische) geografische informatie van de waterschappen kan worden geraadpleegd. De toe­komstige beheerders van de geografische informatie, waaronder regionaal historische centra zoals het Zeeuws Archief, dienen te worden betrokken in het be­pa­len van de content van dergelijke clusters. Hoe de duurzaamheid, ofwel de authenticiteit, toeganke­lijkheid en leesbaarheid op de lange termijn kan worden gewaarborgd is echter nog onvoldoende duidelijk. Het toepassen van conversie en migratie lijkt tot op heden nog steeds de enige bruikbare methode.

Continue reading

Share This:

Livre: bijdragen over document management, innovatie en open source

15 oktober 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel iedere twee maanden een achtergrondartikel op Livre. Open, Vrij en Duurzaam. Livre biedt een een frisse kijk op open, vrije en duurzame ICT innovatie met thema’s als open standaarden en open source software, Software as a Service (SaaS), open content, open acces, Web 2.0, Voice over IP en Internet. Livre fungeert als podium voor nieuws, achtergronden, columns en opinies. Livre, in juni 2004 begonnen als OpenMagazine, is volledig onafhankelijk en vaart haar eigen koers. Livre is ook een interactief kennisplatform. Bij alle verhalen die worden gepubliceerd, bestaat de mogelijkheid om te reageren. Bovendien zijn gerelateerde verhalen met elkaar verbonden aan de hand van tags (te vinden onderaan iedere pagina). Het forum van Livre biedt de mogelijkheid om kennis en ervaringen te delen. Daarnaast is er een uitgebreide pool van documenten (onderzoeksrapporten, scripties et cetera) aanwezig die gratis zijn te downloaden.

Continue reading

Share This:

Document Wereld: ad hoc columns

3 augustus 2007

Vanaf februari 2007 publiceert Geert-Jan van Bussel onregelmatig columns op DocumentWereld.nl. Deze site wil een ontmoetingsplaats zijn voor professionals in de document managementwereld, met vele columns, nieuws, vacatures, opleidingen, productbeschrijvingen en verwijzingen. De columns die hier worden gepubliceerd zijn ook als artikel of column verschenen op onze eigen site, maar er kunnen kleine wijzigingen in zijn aangebracht.

Continue reading

Share This:

Bewaren en Bewijzen: de update

2 april 2007

De hoeveelheid gegevens binnen een organisatie is enorm. Naast papieren informatiestromen spelen elektronische informatiestromen steeds vaker een rol. Op papier georiënteerde processen, alsmede complete papieren administraties worden in snel tempo gedigitaliseerd. Nieuwe authenticatiemethoden, zoals de elektronische handtekening, maken elektronische transacties (op afstand) mogelijk. Waar voorheen een fysiek document voorzien van een handtekening nodig was om authenticiteit, integriteit en controleerbaarheid te waarborgen, kunnen nu met één druk op de knop over grote afstanden overeenkomsten rechtsgeldig tot stand komen. Het doel van deze brochure is helderheid verschaffen in de beleidsmatige en juridische eisen en aanbevelingen voor de (digitale) opslag van gegevens en de bewijskracht van deze gegevens. Daarnaast worden praktische en organisatorische handvatten gegeven hoe u risico’s kunt ondervangen en gegevens veilig en betrouwbaar kunt bewaren zodat de bewijskracht gewaarborgd blijft. Hiermee kunt u de bewijskracht van opgeslagen (digitale) gegevens binnen en van uw organisatie verhogen. In deze brochure krijgt u antwoord op de vragen:

  • • Welke gegevens moet ik bewaren en voor hoe lang?
  • • Welke processen horen er bij (digitale) opslag van gegevens en waarom?
  • • Hoe kan ik de antwoorden op bovenstaande vragen praktisch organisatorisch implementeren?

Buiten de scope van de brochure Bewaren en Bewijzen vallen technische implementatie en sectorspecifieke gegevens. De brochure is een update van de in 1998 door NEN/EDIforum uitgegeven eerste versie. De brochure is deze maal tot stand gekomen op initiatief van ECP.nl met medewerking van een werkgroep specialisten, onder voorzitterschap van Geert-Jan van Bussel. De hoofdredactie van de brochure was in handen van Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté. Marjolijn Durinck en Inge Aarts (beide werkzaam bij ECP.nl) voerden de eindredactie.

Geert-Jan van Bussel en Willem Sinninghe Damsté

Continue reading

Share This:

ODF of OpenXML ?

ODF of OpenXML ?

Het nieuws is vol van een bestandsformatenstrijd. Een strijd tussen twee formaten die beide gebaseerd zijn op XML en beide de markt voor kantoorautomatiseringsssoftware bestrijken. Het ene formaat, OpenDocument Format (ODF), voortkomende uit de open source-beweging; het andere, OpenXML, het product van de partij die de betreffende markt al zeker een decennium domineert, Microsoft. ODF is een gepubliceerde ISO-standaard: ISO/IEC 26300:2006: Open Document Format for Office Applications v.1.0. OpenXML is onlangs vastgesteld als een ECMA-standaard en wordt voorgedragen voor ISO-certificering. Microsoft zet al haar aanzienlijke marketingmacht in om Open XML te promoten; ODF heeft veel backers, maar er wordt weinig kapitaal besteed aan de marketing, omdat het formaat in principe van niemand is. Het bestandsformaat wordt steeds meer gebruikt dankzij de ISO-certificering ervan. De argumenten voor het gebruik van beide formaten concentreren zich op open standaard, interoperabiliteit en duurzaamheid. Laten we die argumenten successievelijk eens doorlopen om te zien in hoeverre beide formaten daaraan voldoen.

Continue reading

Share This:

De status van ODF: de waarde en de betekenis

27 juni 2006

De ODF Alliance heeft een aantal white papers gepubliceerd over het ODF-formaat, die de moeite waard zijn om te lezen. Deze brochures gaan in op de waarde die het Open Document Formaat heeft voor een organisatie en datgene waarvoor het formaat bij uitstek geschikt is: duurzame bewaring en toegankelijkheid van digitale documentbestanden. De brochures maken helder waarom met name overheden een gestandaardiseerd open bestandsformaat als uitgangspunt dienen te nemen.

ODF Alliance

Continue reading

Share This:

Documentbeheer: een onvermoede goudmijn !

24 mei 2006

Het implementeren van document management kost veel tijd en energie. Is document management wel rendabel ? En hoe pak je het proces aan om er zeker van te zijn dat de voordelen worden benut ? Universitair docent Document Management aan de Open Universiteit en vakredacteur van Facto Magazine Maarten van Veen aan tafel met drie directeuren in het werkveld van documentbeheer.

Dennis Mensink

Continue reading

Share This:

Onachtzaamheid

Onachtzaamheid

Opnieuw komt gevoelige informatie zomaar in het nieuws. We leggen de nadruk op ‘opnieuw’. Er gaat geen week voorbij of we horen over verlies of diefstal van gegevens, vaak met een privacy of veiligheidslabel. Voorbeelden zijn er voldoende; laten we er eens een paar noemen (in chronologische volgorde, en zeker niet volledig):

* 8 oktober 2004: Officier van Justitie Joost Tonino zet zijn defecte privé computer bij het grofvuil omdat deze het door een virus niet meer zou doen. Op de computer, door een taxichauffeur toegespeeld aan Peter R. de Vries, stond zeer gevoelige informatie over de relatie tussen de georganiseerde misdaad en de vastgoedsector, de beursgang van internetprovider WorldOnline, de effectenfraude van Cor Boonstra, de gewelddadigheden tussen twee Amsterdamse taxibedrijven en de verdachten in de Clickfondszaak;

* Februari, april en mei 2005: respectievelijk de Bank Of America, Ameritrade en Times Warner raken back-up tapes kwijt, met privacy-gevoelige gegevens van honderdduizenden klanten;

Continue reading

Share This:

De toekomst van de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV)

4 maart 2006

Dit artikel is het resultaat van een onderzoek naar de toekomst van de afdeling DIV binnen organisaties. In de eerste plaats worden de begrippen ‘informatiemanagement’, ‘document management’, ‘records management’ en ‘knowledge management’ tegen elkaar afgezet om de verschillen en relaties duidelijk in kaart te brengen. Vervolgens wordt aandacht besteed aan de geschiedenis van informatiemanagement in organisaties, in het perspectief van zowel de modernistische traditie waarin informatiesystemen ontstaan, als de postmodernistische ‘informatie-explosie’. In het tweede gedeelte van dit artikel wordt expliciet gekeken naar het ontstaan en de taken van de afdeling Documentaire InformatieVoorziening (DIV) als reactie op deze filosofische paradigma’s. Tot slot staat de literatuur speculatie toe over een aantal toekomstige ontwikkelingen binnen de afdeling.

Evert Florijn


Continue reading

Share This:

Lijst van software functionaliteiten voor een DMS met RMA functionaliteit

22 december 2005

Ontwikkeldatum:
27 mei 2004

Ontwikkeld door:
Van Bussel Document Services

Status:
Versie 4.1.

Versiedatum:
25 januari 2005

Verspreiding:
Vrij te gebruiken met vermelding van copyright

Copyright:
Van Bussel Document Services V.O.F.

Korte introductie:
Voor RMA-systemen zijn uitgebreide overzichten van functionele eisen beschikbaar. Het wordt wat moeilijker als Document Managment Systemen worden bekeken op hun records management-mogelijkheden. De onderstaande tool geeft snel inzicht in de mate waarop de betreffende applicatie voldoet aan een aantal basis-functionaliteiten voor archivering. De tool kan zijn diensten bewijzen tijdens demonstraties in het kader van aanbestedingstrajecten.

Download tool.

Share This:

iRex: revolutie in ebooks

22 december 2005

iRex Technologies, een nauw aan Philips gerelateerd bedrijf die ook gebruik maakt van door Philips ontwikkelde technologie, lanceert een nieuw eBook. ‘De iRex-reader is een echt leesproduct’, zegt directeur Hans Brons. ‘Daarnaast beschikt het over een schrijfmogelijkheid om aantekeningen te maken.’ Volgens Brons onderscheidt de ‘Iliad’, zoals het apparaat genoemd wordt, zich van andere eBooks doordat het op elektronisch papier gebaseerd is, terwijl de meeste eBooks gebruikmaken van lcd-schermen. Het is de eerste oplossing die gebaseerd is op de oplossing van eInk Corporation. ‘Het beeld is heel stabiel en het scherm flikkert ook niet waardoor het nauwelijks van gedrukt papier te onderscheiden is.’ Het apparaat verbruikt alleen energie bij het voor het eerst weergeven van de content waardoor er twee weken achtereen drie uur per dag gelezen kan worden zonder dat het apparaatje opnieuw opgeladen hoeft te worden.


Continue reading

Share This:

BCT, Circle en Decos hebben het grootste marktaandeel als DMS

8 december 2005

Uit een onderzoek van Cantab Marketing Services BV naar het gebruik van geautomatiseerde systemen voor de verwerking van documenten en post bij Nederlandse gemeenten, is gebleken dat 54% van de gemeenten over een volwaardig document management systeem beschikt. Postarchiveringssystemen zijn met 93% het sterkst vertegenwoordigd. 56% van de gemeenten beschikt over een content management systeem, terwijl workflow toepassingen met 25% aanmerkelijk minder ingeburgerd zijn. In het onderzoek, waaraan 366 gemeenten deelnamen, werd ook gekeken naar de positie van de leveranciers. De grootste marktaandelen hebben BCT, Circle en Decos.

Uit het onderzoek van Cantab blijkt, dat 97% van de Nederlandse gemeenten beschikt over een geautomatiseerd systeem voor de verwerking en archivering van documenten. Bij 54% van die gemeenten is sprake van een volwaardig document management systeem, terwijl het resterende deel eigenlijk alleen een oplossing voor postarchivering heeft. Het grootste marktaandeel met document management systemen onder de gemeenten hebben BCT (33%), Circle (31%) en Decos (14%).


Continue reading

Share This:

Enterprise Content Management

Enterprise Content Management

Begin oktober vond in het World Trade Center in Rotterdam ECMPlaza 2005 plaats. Dit congres concentreert zich op Enterprise Content Management en het werd drukbezocht door vooral content managers van overheden en bedrijven. Enterprise Content Management is voortgekomen uit het Web Content Management op het moment dat bleek dat binnen vele organisaties zoveel websites werden geconstrueerd en gepubliceerd dat het overzicht daarover en de structuur ervan totaal verdween. Het bleek nodig om daar veel meer lijn in te brengen. Maar Enterprise Content Management groeit uit tot veel meer dan alleen coördinatie van vele websites.
Continue reading

Share This:

Administratieve logistiek binnen “administratiefabrieken” en (documentaire) informatievoorziening

14 augustus 2005

In het afgelopen decennium zijn managers ervan overtuigd geraakt dat wijzigingen in organisatie en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Verbeteringen in beheersing en inrichting van het primaire proces hebben betere service tegen lagere kosten gerealiseerd. Deze verbeteringen waren veelal het resultaat van de toepassing van logistiek en daarop gebaseerde principes. De ‘integrale besturing van goederenstromen en de daaraan gekoppelde informatiestromen’ heeft ertoe geleid dat bedrijven hun externe en interne doelstellingen bereikt hebben; naar buiten toe concurrentievoordelen en naar binnen toe een instrument om de kosten te beheersen. Tegelijkertijd heeft de voortschrijdende kantoorautomatisering de prestaties van routineprocessen sterk verbeterd. De toepassing van logistiek vereist een nauwkeurige analyse van werkprocessen en de voor de voltooiing van het werk benodigde (documentaire) informatie. Aan het gebruik en het beheer van deze informatie is tot nu toe slechts geringe aandacht besteed; de rol van de (documentaire) informatievoorziening als succesfactor voor het slagen van veranderings- en ver-beteringsprocessen is echter doorslaggevend.

Geert-Jan van Bussel

Ferdinand Ector

Continue reading

Share This:

Informatievoorziening, onzekerheid en de ‘wetten van Finagle en Cook’.

15 juli 2005

Reeds een aantal jaren worden de ‘grenzen’ van de informatievoorziening aangege­ven door twee ‘wetten’, namelijk die van Finagle en Cook. Beide ‘informatica-wetten’ zijn in Ne­derland niet zo bekend als die van Murphy (‘Als er iets fout kan gaan, dan gaat het ook fout’) en Brooks (‘Murphy is een optimist’) (1), maar zijn evenals deze van belang bij de ontwik­keling en inrichting van een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening. Beide wetten leggen er de nadruk op dat ondanks of dankzij de hoeveelheid gegevens of informatie de onzekerheids-factor (erg) groot blijft (2). De beide wetten bevestigen steeds op­nieuw dat management zal blijven wat het altijd geweest is: doelbewust omgaan met onzekerheid en ‘onzekere’ informatie. Ma­nagement kan immers beschouwd worden als geobjectiveerde subjec­tiviteit, waarbij getracht wordt op grond van gegevens / informatie subjectieve omgevingsfacto­ren door middel van geobjectiveerde beslissin­gen te beïnvloeden.

Geert-Jan van Bussel

Continue reading

Share This:

Open-Document-format goedgekeurd door OASIS

8 mei 2005

De Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS) heeft de Open Document Format for Office Applications 1.0-specificatie vrijgegeven.


Continue reading

Share This:

De oplossing voor alle kwalen

3 mei 2005

Steeds als er nieuwe technologie beschikbaar komt denken mensen dat het als een wonder alle problemen van heden en verleden, zonder bovenmatige inspanning van hun kant, zal oplossen. Dat gebeurt echter nooit. Nieuwe technologie bouwt voort op de ervaring uit het verleden, maar veronderstelt uiterst zelden het vergeten van het verleden. Om eerlijk te zijn: nieuwe problemen doen zich niet of nauwelijks voor; de meeste ervan hebben we op de een of andere manier al lang ontmoet. Nieuwe technieken bieden echter vaak nieuwe en innovatieve oplossingen voor oude problemen. Dat gaat ook op voor XML.

Geert-Jan van Bussel


Continue reading

Share This:

Pentagon struikelt over censuur

2 mei 2005

Het Pentagon heeft onbedoeld een gecensureerd document gepubliceerd,
waarvan de zwartgemaakte tekst in de meta-data bewaard was gebleven.


Continue reading

Share This:

Longhorn opent met Metro aanval op PDF

30 april 2005

De volgende generatie Windows, codenaam Longhorn, bevat een nieuw
documentformaat, Metro, dat controle biedt over afdrukken en wijzigen.
Dit onthulde Microsoft deze week op zijn WinHEC-conferentie in Seattle.
Deze tegenhanger van Adobe’s PDF werpt meer licht op de recente
overname van Macromedia door dit bedrijf.

Continue reading

Share This: