Category Archives: Document Management

Information Revolution

Leave a reply

De vakantietijd is aangebroken. De komende weken (veelal ook de komkommertijd als het gaat om nieuws) vullen we deze website regelmatig aan, maar niet zozeer met tekst- en nieuwsberichten als wel met films die op de een of ander manier voor ons van belang zijn. Deze films worden regelmatig gebruikt in het onderwijs, maar sommige zijn juist voor ons vakgebied van groot belang en verdienen dan ook een brede bekendheid. De komende weken zullen we dan ook een aantal van deze films met een korte introductie hier publiceren. Veel plezier !

We starten vandaag met een voor de meeste lezers waarschijnlijk niet onbekende film, ‘Information Re/volution’. Deze film onderzoekt de veranderingen in de wijzen waarop we informatie vinden, opslaan, maken, beoordelen en delen. Het is een stimulerende film om na te denken over de nabije toekomst van de informatievoorziening en de vaardigheden die dan nodig zijn voor het beheren, evalueren en creëren van informatie.

 

Share This:

OpenOffice of LibreOffice ?

Leave a reply

28 februari 2011

28 februari 2011OpenOffice.org is een van de grootste concurrenten van het Microsofts Officepakket. De aan het eind van de vorige eeuw als ‘StarOffice’ ontwikkelde kantoorsoftware kwam later als open source-project onder de hoede van Sun Microsystems. Na de overname van Sun door Oracle in april 2009 kwamen verschillende gratis softwareprojecten van Sun onder vuur te liggen. De belangrijkste OpenOffice.org-ontwikkelaars waren niet blij met de gang van zaken onder Oracle en begonnen het project te verlaten. Door deze ontwikkeling ontstond LibreOffice. Dit ziet eruit als OpenOffice.org en functioneert als OpenOffice.org. Met het pakket kun je zelfs de OpenDocument bestandsformaten van OpenOffice.org lezen en bewerken. Het verschil is echter dat LibreOffice wordt ontwikkeld door een gemeenschap, zonder enige bemoeienis van Oracle. Zowel OpenOffice.org als LibreOffice bestaan uit zes applicaties: Writer, Calc, Impress, Draw, Base en Math. Met deze onderdelen kun je tekstverwerken, spreadsheets, presentaties en grafieken maken, je database beheren en wiskundige berekeningen maken. Beide pakketten zijn geschikt voor Windows, Linux en Mac OS X (Intel en PowerPC). OpenOffice.org is ook beschikbaar voor Solaris (Sparc en Intel).

Continue reading →

Share This:

Breuk OpenOffice en LibreOffice compleet

Leave a reply

18 oktober 2010

Oracle heeft aan ontwikkelaars die zich hebben aangesloten bij The Document Foundation en daar samenwerken aan LibreOffice, gevraagd om het OpenOffice.org Community Council te verlaten. Daarmee lijkt de breuk tussen de partijen definitief. Een groot deel van de OpenOffice.org-gemeenschap besloot eind september uit onvrede over de houding van Oracle en de trage voortgang van de ontwikkeling om zich af te splitsen. Een fork van het opensource-kantoorpakket zal voorlopig onder de naam LibreOffice uitkomen, terwijl de ontwikkelaars zich hebben verenigd onder de naam The Document Foundation. Omdat drie leden van The Document Foundation nog zitting hebben in de OpenOffice.org Community Council – de raad die het project moet aansturen – werd vorige week besloten om een vergadering te beleggen over de ontstane situatie. Uit de irc-logs blijkt dat de gemoederen hoog opliepen. Een aantal leden die namens Oracle zitting hebben in het overlegorgaan, vroegen om het vertrek van de drie leden die directe banden hebben met The Document Foundation. Volgens hen zou er sprake zijn van belangenverstrengeling. Een definitief besluit is nog niet genomen; komende dinsdag wordt extra overleg gevoerd.

Continue reading →

Share This:

Welkom LibreOffice !!!

Leave a reply

7 oktober 2010

Zoals ik verwachtte, gaat Oracle niet samenwerken met The Document Foundation aan LibreOffice. De Amerikaanse databasegigant roept ontwikkelaars op om zich op OpenOffice.org te blijven richten. Oracle wenst The Document Foundation veel succes met LibreOffice, maar het bedrijf houdt zich verder afzijdig van de afsplitsing van OpenOffice.org. Daarmee is LibreOffice nu een officiële fork van OpenOffice. Volgens Oracle blijkt daaruit dan ook direct de schoonheid van open source: ‘The beauty of open source is that it can be forked by anyone who chooses, as was done [by The Document Foundation]. Our sincerest goal for OpenOffice is that it becomes more widely used so, if this new foundation will help advance OpenOffice and the Open Document Format (ODF), we wish them the best’, zo zegt een woordvoerder. Oracle roept de open-source ontwikkelaars wel op vooral te blijven ontwikkelen aan OpenOffice.org. ‘With more than 100 million users, we believe OpenOffice.org is the most advanced, most feature-rich open-source implementation and will strongly encourage the OpenOffice community to continue to contribute through www.openoffice.org‘, zo stelt Oracle’s woordvoerder op Computerworld.

Continue reading →

Share This:

OpenOffice exit ?

Leave a reply

29 september 2010

De OpenOffice.org-gemeenschap heeft zijn banden met Oracle doorgesneden en zijn naam (tijdelijk) gewijzigd naar The Document Foundation. Het open source-kantoorpakket krijgt een fork en zal voorlopig als LibreOffice door het leven gaan. Het OpenOffice.org Project was nauw verbonden met Oracle, na de overname van Sun door dat bedrijf. Code die voor de kantoorsoftware werd geschreven vond zijn weg naar het commercieel aangeboden StarOffice – later Oracle Open Office – en kwam in de OpenOffice.org-suite terecht. De ontwikkelaars van het OpenOffice.org-project hebben echter besloten om de directe banden met Oracle door te snijden en voortaan als een onafhankelijke stichting door het leven te gaan. Als tijdelijke naam voor de organisatie is gekozen voor The Document Foundation. De organisatie wordt bestuurd door een stuurgroep bestaande uit ontwikkelaars en enkele national language project managers. The Document Foundation heeft aan Oracle gevraagd of zij het recht kunnen krijgen om de naam OpenOffice.org te kunnen blijven gebruiken. Tot die tijd zal het open source-pakket de naam LibreOffice opgeplakt krijgen. Ook heeft de nieuwe organisatie Oracle uitgenodigd om zich aan te sluiten bij The Document Foundation.

Continue reading →

Share This:

Kritiek lek in PDF

Leave a reply

9 september 2010

Adobe heeft in allerijl gewaarschuwd voor een beveiligingslek in PDF-software waarvoor nog geen patch beschikbaar is. Dinsdag vernam Adobe dat hackers inmiddels ‘in het wild’ misbruik maken van de kwetsbaarheid. Een aanval kan ertoe leiden dat de computer vastloopt en in potentie aanvallers toegang geven tot het systeem, aldus Adobe. Volgens Symantec, leverancier van IT-beveiligingsproducten, zit de fout in de manier waarop Reader en Acrobat PDF-bestanden met TIFF-foto’s  interpreteren. Het probleem schuilt in Adobe Reader 9.3.4 en oudere versies voor Windows, Macintosh en Unix, meldt Adobe in een adviesbulletin. Hetzelfde geldt voor Adobe Acrobat 9.3.4 en eerdere versies voor Windows en de Mac. Reader is een applicatie voor het bekijken van PDF-documenten terwijl Acrobat bedoeld is om dergelijke bestanden aan te maken.

Continue reading →

Share This:

Politie kan besparen met OpenOffice.org

Leave a reply

31 augustus 2010

Als in 2014 alle politiekorpsen een nieuwe Office moeten draaien, dan valt er geld naar de lokale economie te loodsen. Ook kan er flink op de uitgaven worden bezuinigd. Dat blijkt uit de afstudeerscriptie van Bartol Karuza, die hij schreef ter afronding van zijn studie aan de Faculteit Economie en Management van de Hogeschool Utrecht. Karuza onderzocht drie scenario’s voor alle werkplekken: de politie gaat door met Microsoft Office, er volgt een overstap op de betaalde versie van Google Docs of men stapt over op OpenOffice.org. Daarbij wordt niet alleen naar licenties gekeken, maar ook naar ondersteuning, opleiding, verhelpen van problemen en andere kostenposten. Over een periode van vijf jaar kost Microsoft Office ruim 29,1 miljoen euro en Google Docs bijna 25,3 miljoen euro. OpenOffice.org kost 17,1 miljoen euro, wat nog steeds een aanzienlijk bedrag is. Onderdeel van het onderzoek is ook de vraag hoeveel van de investering in de eigen economie terugvloeit en hoeveel van het geld Nederland verlaat. Ook daar komt OpenOffice.org als beste uit de bus, omdat de hele investering richting BV Nederland gaat. Bij Microsoft is dat 33,99 procent of 9,9 miljoen euro en van Google Apps vloeit 79,61 procent (11,4 miljoen euro) van de investering in onze kenniseconomie.

Continue reading →

Share This:

OpenXML is niet belangrijk

Leave a reply

27 mei 2010

Of Microsoft zich gaat houden aan de OpenXML-standaard hangt van de vraag van klanten af. Voor de marktleider is op dit moment de overstap van zakelijke klanten naar de cloud belangrijk. Dat vertelt Stephen Elop, verantwoordelijk bij Microsoft voor de zakelijke softwaremarkt. Hij ziet de cloud vooral als aanvulling op de desktopsoftware, die nu al wordt verkocht. 'OpenXML heeft een scala in implementatiemogelijkheden: sommige worden gekarakteriseerd als strikt en sommige als uitgebreid', erkent Elop. 'We doen ons best om de standaard uit te breiden in samenwerking met de standaardisatie-organen en ook de standaard te omhelzen. We hebben grote stappen gezet. Er zijn gebieden waar we nog wat werk te doen hebben'. Onlangs ontstond er ophef omdat Microsoft in Office 2010 niet de strikte ISO-versie van Open XML implementeert, maar een 'afgekeurde versie'. Die kritiek wijst Elop van de hand, zonder er verder inhoudelijk op in te gaan. Volgens hem zijn klanten tevreden met de gang van zaken en dat het bedrijf nog meer zal doen als klanten daarom vragen.

Continue reading →

Share This:

Handreiking open documentstandaarden

Leave a reply

3 mei 2010

Op 27 april is de ‘Handreiking open documentstandaarden voor de overheid’ verschenen, een publicatie met als doel om organisaties, en hun bestuurders, te helpen om te snappen hoe open standaarden voor documenten (ODF, PDF/A-1 en PDF1.7) kunnen worden gebruikt. ‘Zodat hun informatie zo kan worden georganiseerd en aangeboden dat verschillende ontvangers er probleemloos mee kunnen werken. Nu en in de toekomst’, zo laat Bert Bakker in het voorwoord optekenen. Bakker is voorzitter van de OpenDoc Society, een van de partijen die heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de uitgave. Naast OpenDoc Society is meegewerkt aan de handreiking door de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, e-Overheid voor Burgers (Webrichtlijnen), de gemeenten Ede, Woerden, Gouda en Assen, KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten), Vereniging van Nederlandse Gemeenten, OpenDoc Society, Digitaal Erfgoed Nederland, SABIC, Adobe, DO Consultancy en het ministerie van Justitie. De uitgave, een coproductie van het programmabureau NOiV en het Forum Standaardisatie, richt zich met name op coördinatoren, hoofden I&A en IT-architecten van overheden die op zoek zijn naar een eerste introductie op dit onderwerp. Volgens de makers van de publicatie zijn zij in eerste instantie verantwoordelijk voor een goede invoering en borging van standaarden op het gebied van gegevensopslag in hun organisatie.

Continue reading →

Share This:

Efficiëntie in de boekhouding van het MKB ver te zoeken

Leave a reply

8 april 2010

Twinfield, een online administrateur, gaf opdracht tot het uitvoeren van de Nationale Boekhoud Enquête onder ondernemingen en accountants. De enquête maakt inzichtelijk dat de digitalisering bij de administratieve werkzaamheden achter loopt op de bestaande mogelijkheden. Er wordt op grote schaal inefficiënt gewerkt met een lage standaardisatie, waardoor veel tijd verspild wordt aan onnodige handelingen, de foutgevoeligheid hoog is en de administratie niet transparant is voor accountants en bedrijven. Uit het onderzoek blijkt dat door beter gebruik te maken van de beschikbare technologie veel tijd en geld bespaard kan worden. Processen kunnen verder gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden, waardoor arbeidsintensieve handelingen met een hoge foutmarge beperkt worden. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Post, zoals facturen en aanmaningen, kan rechtstreeks digitaal vanuit boekhoudprogramma’s verstuurd worden. 80% van de bedrijven doet dit nog steeds via de post, terwijl betalingen wel online gebeuren.

  • Bankafschriften kunnen digitaal verwerkt worden. Ruim driekwart van de bedrijven typt de bankafschriften handmatig over.

Continue reading →

Share This:

Microsoft wil niet aan eigen standaard

Leave a reply

6 april 2010

Office 2010 houdt zich niet aan de Open XML-standaard, zoals die door ISO is goedgekeurd, maar aan de afgekeurde variant vol legacy issues. Volgens Microsoft gaat het om twee smaken. Er is opnieuw ophef over de status van Open XML, de documentstandaard ontworpen door Microsoft als alternatief op ODF. Eerder had het bedrijf aangegeven dat Office 2010 de goedgekeurde ISO-standaard zou ondersteunen, maar nu blijkt dat dit alleen de afgekeurde overgangsversie is. Daarmee breekt Microsoft zijn beloften en zal het worden gekielhaald door de internationale standaardengemeenschap, zo schrijft Alex Brown, zelf als voorzitter betrokken bij de stemming in de ISO over Open XML twee jaar geleden. Al eerder werd bekend dat Office 2007 geen ondersteuning meer krijgt. Maar ook Office 2010 gaat niet de definitieve versie implementeren, blijkt nu. Dat geldt voor de pre-release van Office 2010, maar ook voor de final versie, bevestigt Microsoft Nederland desgevraagd. Brown schrijft: 'The key breakthrough of the revision process was the splitting of the specification into two variant versions, called 'Strict' and 'Transitional'. The National Bodies confined all the technologies they found unacceptable to the Transitional format and dictated text to be included in the standard intended to prohibit its further use … I was convinced at the time, and remain convinced today, that the division of OOXML into Strict and Transitional variants was the innovation which allowed the Standard to pass. Enough National Bodies could then vote in good conscience for OOXML knowing that their preferred, Strict, variant would be under their control into the future while the Transitional variant (which – remember – they had effectively rejected in 2007) would remain purely for the purpose of accurately specifying old documents: a useful aim in itself'. Juist die verdeling in die twee specificaties lag toen enorm onder vuur.

Continue reading →

Share This:

Gemeente Utrecht wil open source DMS aanschaffen

Leave a reply

4 maart 2010

De gemeente Utrecht kijkt bij de aanschaf van een nieuw document management systeem naar de mogelijkheden van open source. De ambtenaren onderzoeken of er open source-systemen zijn die voldoen aan de eisen. Daarnaast pluist de gemeente uit wat de gevolgen van de keuze voor open source zijn voor de aanbestedingsprocedure. Voor het DMS is 2,2 miljoen euro beschikbaar. Dat bedrag is beschikbaar voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem. Daarnaast wordt het geld gebruikt om binnen de hele gemeentelijke organisatie delen van de papierstroom te digitaliseren. Het gaat bijvoorbeeld om statische archieven en lopende dossiers. Er wordt een Servicehuis Documentaire Informatievoorzieningen ingericht, waarin papieren archiefstukken worden verwerkt. In totaal gaat het om zo'n twintig strekkende kilometer aan documenten. De gemeente bestudeert ook welke opdrachten binnenshuis worden uitgevoerd en welk werk wordt uitbesteed.

Continue reading →

Share This:

Amerikaans Ministerie van Justitie twijfelt aan Google Books

Leave a reply

12 februari 2010

Autoriteiten van het Department of Justice in Washington hebben voor een federaal hof verklaard dat zij 'have significant concerns about Google's landmark agreement with authors and publishers to create a sprawling digital library'. Ze waarschuwen dat 'even after a substantial revision, the settlement represents a dramatic departure from copyright precedent'. Het departement diende het commentaar in bij het U.S. District Court van New York's Southern District, ruim twee weken voordat het hof een 'final fairness hearing' heeft gepland om te bepalen of de overeenkomst kan worden geaccepteerd. Oorspronkelijk had deze zitting in oktober vorig jaar moeten plaatsvinden, maar rechter Denny Chin annuleerde die sessie na bezwaren van het Departement en alle partijen akkoord gingen met een herziening van de overeenkomst. In het huidige commentaar complimenteerde het departement 'Google and the groups for making significant strides toward a workable agreement with the revision', maar het hield vast aan de bezwaren die het in eerste instantie had. 'The amended settlement agreement suffers from the same core problem as the original agreement: it is an attempt to use the class action mechanism to implement forward-looking business arrangements that go far beyond the dispute before the court in this litigation', zo stelde het Departement.

Continue reading →

Share This:

Wat kan Oracle met OpenOffice ?

Leave a reply

5 februari 2010

Oracle heeft de angst van miljoenen OpenOffice-gebruikers proberen te verminderen toen het verklaarde dat het de suite zou blijven ondersteunen na de fusie met Sun. Het stelde ook dat het 'would deliver a Web version called Oracle Cloud Office'. Maar wat er nu precies gaat gebeuren is onduidelijk. Oracle kan inderdaad een Cloud office ontwikkelen, wat een lichtgewichte app kan worden zoals Google Docs, maar het kan ook proberen iets als Microsoft's Office web te ontwikkelen. De corporate architect van Oracle, Ed Screven, liet er zich niet over uit. Maar Raju Vegesna, Chief Evangelist van Zoho, stelt dat noodzaak Oracle's strategie zal leiden. 'To bring that entire feature set online would take significant effort', zo zei hij. 'Zoho spent five years rewriting our Zoho Mail client into a Web app, despite our 350-strong corps of developers. People underestimate the effort involved'. In vergelijking: Sun had maar vijftig ontwikkelaars gezet op OpenOffice. En die applicatie is berucht om zijn grote, moeilijke code, voornamelijk geschreven in C++ en Java. Een website, Ohloh, van SourceForge, schat dat het 411 miljoen dollar en 7473 manjaren zal kosten om die applicatie vanaf het begin te herschrijven. 'The trouble with a lightweight offering', zo zegt Guy Creese, van de Burton Group. 'is that it will limit its attractiveness to corporate customers', die Oracle juist wil hebben.

Continue reading →

Share This:

Open standaarden in Denemarken

Leave a reply

1 februari 2010

De Deense regering wil dat alle rijksoverheden in het Scandinavische land per 1 april 2011 open standaarden gebruiken. Het Deense parlement en de Deense minister van wetenschap hebben hierover overeenstemming bereikt, meldt OSOR.eu. Morgen wordt er formeel over gestemd. Het Open Document Format (ODF) voldoet aan de criteria die aan de standaarden zijn gesteld. Dat geldt vooralsnog niet voor het door Microsoft ontwikkelde OOXML, dat later wel toegevoegd kan worden. De minister ziet de overeenstemming niet als een 'symbolische beslissing', maar als een praktisch besluit. Vanaf april 2011 mag er alleen gecommuniceerd worden met gebruik van open standaarden'. De Deense oppositie noemt het besluit een 'overwinning voor ODF', schrijft een Deense IT-site. De ODF Alliance claimt in een PDF-document (dat is een tegenvaller!) de overwinning. Dat relativeren we: het akkoord betreft niet een specifiek formaat, maar de criteria voor het te gebruiken open formaat. Een kleine overwinning voor het ODF-kamp is het wel. Eerder namelijk was de Deense overheid meer geporteerd van het Microsoft-formaat.

Continue reading →

Share This:

ODF: de overheid heeft er geen behoefte aan…

Leave a reply

21 december 2009

Er is nauwelijks behoefte aan het gebruik van ODF-documenten bij de overheid. De open standaard krijgt pas een impuls als er meer open standaarden en open source software wordt gebruikt. Dat althans schrijft staatssecretaris Bijleveld van Binnenlandse Zaken in antwoord op kamervragen, gesteld door SP-kamerlid Gerkens. Bijleveld schrijft mede namens staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken, die het actieplan NOiV (Nederland Open in Verbinding) promoot. Gerkens wilde weten in hoeverre de rijksoverheid gebruik maakt van de open documentstandaard ODF. De ministeries zeggen geen absolute gebruikscijfers te hebben, maar dat ze wel kunnen concluderen dat er bijna geen behoefte is aan het gebruik van ODF. 'Een van de aspecten van de invoering van ODF is het ontvangen van documenten onderling en het uitwisselen ervan met medeoverheden en burgers en bedrijven. Er blijkt nauwelijks behoefte om ODF onderling uit te wisselen. Bij burgers en bedrijven is tot op heden nauwelijks vraag om ODF documenten uit te wisselen, staat te lezen in de brief. Een kromme redenering, want de aanleiding voor het gebruik is niet of burgers en eigen medewerkers ODF gebruiken. Het doel is om de standaarden open laten zijn en af te stappen van gesloten bestandsformaten uit de veelgebruikte Microsoft-omgevingen. Natuurlijk bestaat er intern geen behoefte om ODF uit te wisselen; de overheden zijn niet van Microsoftbestanden áf te branden'.

Continue reading →

Share This:

Document Interoperability. Open Document Format and Office Open XML

Leave a reply

5 augustus 2009

Het Fraunhofer Instituut publiceerde in juli een ‘white paper’ waarin op een zeer gedegen manier een onderzoek werd ingesteld naar de interoperabilitet van de veel bediscussieerde XML-bestandsformaten, uiteraard met name het Open Document (ODF)-bestandsformaat en het OOXML-formaat. De conclusie van het rapport is veelzeggen: ‘It may be concluded that many of the functionalities, especially those found in simpler documents, can be translated between the standards, while the translation of other functionalities can prove complex or even impossible. Frequently in individual cases it has to be decided, if the conversion of a document is completely translatable, translatable only to a limited extend or not at all. The individual cases are determined by different constraints. First and foremost translatability depends on the document itself together with its characteristics. In addition the application or tool used for the transformation has also to be considered. In this study statements on translatability and its quality in principle are made. As the rules used for transformation are not standardized however, each application is allowed to use its own specific rules. Under certain circumstances specific rules can neglect certain properties and make specific assumptions which could enhance translatability. In addition, the direction of the transformation has to be considered. In many cases a document can be translated without any major loss from one format to the other. Even so, on a round-trip conversion it cannot be guaranteed that the initial document and the document resulting from the conversion will be identical’. Wij vonden deze studie van dermate grote betekenis dat wij besloten hebbendie hier te moeten publiceren.

Continue reading →

Share This:

Documenten onder controle. Optimaliseer uw informatievoorziening

Leave a reply

11 oktober 2009

Dit boek geeft inzicht in de wondere wereld van document management. Het is geschreven voor iedere professional die met documenten, document management en elektronische documentenverwerking in software in aanraking komt en die in zijn werkzaamheden moet bepalen wat de waarde, de betrouwbaarheid en de controleerbaarheid zijn van de informatie die in de geraadpleegde documenten is of wordt opgenomen. Document management raakt alle medewerkers in organisaties die opdrachten verwerken, zaken afhandelen, contractonderhandelingen voeren of beleid ontwikkelen. Of er alleen met papieren documenten wordt gewerkt, met elektronische documenten of met beide, maakt geen verschil. Document management heeft vele verschillende dimensies, kan vanuit vele verschillende gezichtspunten worden benaderd, maar dient voor iedereen te leiden tot een effectievere, efficiëntere en meer uniforme wijze van omgaan met documenten in de organisatie. De lezer krijgt allereerst uitleg over de hoofdprocessen van document management, dat wil zeggen over de selectie, de logistiek en het beheer van documenten. Het gaat om de wijze waarop de juiste documenten, op het juiste moment op de juiste plaats terechtkomen. Het gaat over de kwetsbaarheid van elektronische documenten, over de problemen van digitale duurzaamheid en over de pragmatische oplossingen daarvoor. Het boek biedt inzicht in bewijs en compliance en biedt een aantal praktische tools om in de eigen organisatie te implementeren. Geert-Jan van Bussel schreef voor de Praktijkreeks Administratie van uitgeverij Kluwer een overzicht van wat documentaire informatievoorziening is.

Continue reading →

Share This:

Orde in de digitale chaos !

Leave a reply

12 juli 2008

Zowel bij de overheid als in het bedrijfsleven is digitalisering een veelbesproken onderwerp. Veel gehoorde kreten hierbij zijn onder andere ‘digitaliseren van het archief’ en ‘digitaliseren van de werkprocessen’. Vaak wordt gesproken over digitalisering als iets wat men van plan is in de (al dan niet nabije) toekomst te gaan doen. Naar mijn mening is dit een foute voorstelling van zaken, om de simpele reden dat het proces van digitalisering al lang gaande is. Zo is er bijna geen document meer te verzinnen dat niet digitaal gecreëerd wordt. Wat in mijn optiek dan ook het onderwerp van gesprek zou moeten zijn, is niet zozeer digitalisering, maar digitaal informatiebeheer. Het gaat daarbij om de vraag hoe we de aanwezige digitale informatie zodanig kunnen organiseren dat zij optimaal wordt gebruikt om de doelstellingen van de organisatie te verwezenlijken. In dit verband wordt vaak Enterprise Content Management genoemd als dé oplossing voor het beheer van digitale informatie. ‘Enterprise Content Management is de totaaloplossing voor het beheren van alle ongestructureerde informatie (content) in uw gehele organisatie. Deze informatie is aanwezig in vele verschillende formaten: tekstdocumenten, technische tekeningen, XMLbestanden, beeldmateriaal, PDF bestanden etc. Met Enterprise Content Management is uw organisatie in staat al deze bestanden te beheren’. Vanuit mijn werk voor de Gemeente Amsterdam ben ik een ander initiatief tegengekomen voor het beheer van digitale informatie, namelijk het Handboek Architectuur. Dit handboek van de Gemeente Amsterdam is een door het college van B&W vastgestelde blauwdruk voor de gemeentelijke informatievoorziening. In de architectuur wordt op hoofdlijnen weergegeven hoe de verschillende componenten en initiatieven in de organisatie en de informatievoorziening in elkaar grijpen, zowel functioneel als technisch. Het handboek architectuur vormt hiermee het bestemmingsplan voor de toekomstige organisatie en informatievoorziening van Amsterdam. Niels Postma bestudeerde op basis van deze blauwdruk Enterprise Content Management en de wijze waarop hierdoor ‘orde in de digitale chaos’ kon worden gebracht. Op grond van deze scriptie wist hij zijn studie Documentaire Informatiewetenschap op een goede wijze te beeindigen.

Continue reading →

Share This:

Het einde van ODF ?

Leave a reply

Het einde van ODF ?

De grenzen van OpenDocument Format worden onmiskenbaar bepaald door de harde realiteit van door Microsoft Office gepenetreerde bedrijfsprocessen. Maar wat betekent dat nou eigenlijk voor interoperabiliteit in de vooral door FUD (Fear, Uncertainty en Doubt) van alle belangrijke oorlogvoerende partijen gedomineerde bestandsformatenstrijd ?

Eerst ODF.

Ondanks het groeiende acceptatieniveau wereldwijd voor het formaat, lijkt de strijd grotendeels gestreden – en niet ten faveure van ODF. Massachusetts heeft publiekelijk het mandaat voor open formaten aangepast om de ECMA-standaard 376: Office Open XML (OOXML) daarin een plaats te geven. Dat zat erin sinds in oktober 2006 Louis Gutierrez als CIO van Massachusetts opstapte. Dat was een duidelijk signaal dat ODF in Massachusetts niet zou slagen. De enige verrassing is dat de nieuwe CIO, Bethann Pepoli, er zo lang over zou doen om de aankondiging te doen dat OOXML officieel als een open XML-formaat zou worden erkend. Op 2 augustus gebeurde dat ook: OOXML krijgt dezelfde status in Massachusetts als ODF.

Continue reading →

Share This: