Category Archives: Archieven

Tenminste houdbaar tot….

Al bijna een jaar geleden studeerde Annemieke Adema af aan de Universiteit van Amsterdam op een scriptie over duurzame toegankelijkheid.

Deze scriptie heeft tot doel om een theoretische benadering te ontwikkelen die zorg draagt dat informatieobjecten gedurende de bewaartermijn toegankelijk zijn. Dit kan met behulp van drie benaderingen. De eerste benadering is op zoek naar de beste oplossing voor het behoud van duurzame toegankelijkheid van met name digitale informatieobjecten. De tweede benadering zoekt de samenwerking binnen en buiten de organisatie op om gezamenlijk te werken aan het behoud van de toegankelijkheid van informatieobjecten. De derde benadering wil door tijdig handelen en met behulp van samenwerking binnen de organisatie zorg dragen voor duurzame toegankelijkheid. Deze laatste benadering wordt in deze scriptie verder uitgewerkt.

Annemieke heeft ook een samnvatting van haar scriptie gepubliceerd in het tijdschrift OD. We publiceren hier vandaag beide.

Ten minste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid

Citatie: Annemieke Adema, Tenminste houdbaar tot. Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid (Universiteit van Amsterdam, 2011). Scriptie.

Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid

Citatie: Annemieke Adema, ‘Tijdig samenwerken aan duurzame toegankelijkheid’, OD, oktober 2011, nr. 10, blz. 4-6.

Share This:

Een kwestie van Kiezen

Op 19 juni studeerde Caroline de Hart (Streekarchief Heusden en Altena) af aan de Hogeschool van Amsterdam voor de opleiding Informatie en Media / Archivistiek B. Ze deed dat met een studie over acquisitie, acquisitieprofielen en acquisitieplannen. Een uitstekende scriptie, waarin een actueel en goed onderbouwd betoog over de stand van zaken op het vlak van acquisitie gegeven wordt. Deze scriptie is het waard om een grote verspreiding te krijgen, vandaar dat er hieronder een download van het bestand is te vinden. Hieronder een stuklje uit de inleiding van deze scriptie.

‘De archivaris heeft een grote invloed op het beeld dat men zich in de toekomst van het heden zal kunnen vormen. Wat door hem of haar wordt geselecteerd, blijft bewaard. Deze selectieactiviteiten richten zich echter vooral op overheidsinformatie. In recente literatuur wordt steeds meer gewezen op de tekortkomingen van overheidsarchieven voor het verkrijgen van een goed beeld van de maatschappij als geheel. Overheidsarchief geeft een eenzijdig beeld: het kan niet alle aspecten van de samenleving belichten. Om deze tekortkomingen te verhelpen wordt gepleit voor integrale archiefselectie: selectie van overheidsarchieven moet gebeuren in nauwe samenhang met de acquisitie van particuliere archieven (zoals de archieven van kerken, bedrijven en families). Door een combinatie van particuliere en overheidsarchieven te bewaren kan een evenwichtig beeld van het verleden worden verkregen. In tegenstelling tot overheidsarchieven, worden particuliere archieven echter niet standaard na 20 jaar naar archiefdiensten overgebracht. De Archiefwet 1995 heeft alleen betrekking op archiefmateriaal van overheidsorganisaties. Archiefinstellingen zijn niet verplicht particuliere archieven op te nemen in hun collecties, dit wordt aan hun eigen inzicht overgelaten’.

Continue reading

Share This:

Digital Preservation by Design

De New Zealand National Archives hielden afgelopen maart een congres onder de titel Digital Preservation by Design. De doelstelling van de conferentie was ‘to stimulate discussion about how, when and why influencing the design of systems can support digital preservation and ultimately ensure that today’s information is available tomorrow’.

De keynote van deze conferentie werd verzorgd door Jeff Rothenberg, een van de meest invloedrijke denkers op he vlak van digitaal behoud. Na een korte inleiding op de geschiedenis van ‘preservation’ geeft hij zijn eigen perspectief over de stand van zaken en wat er nu nog moet gebeuren. Het stelt een aan tal uitdagingen en vragen als een uitgangspunt voor de conferentie.

Onderstaande video geeft Rothenberg’s keynote. Het duurt drie kwartier. Dat is een redelijk lang verhaal, maar het is de moeite meer dan waard.

 

Share This:

Green Archiving

De komende week wil ik verschillende thema’s tot uitdrukking brengen op basis van interessante films, die ik via You Tube heb kunnen traceren. Een andere manier om naar het fenomeen IT, dataopslag en -retrieval te kijken. We starten met een kort item over Green Archiving. 

Het ‘groenste’ datacenter ter wereld is te vinden in een groene heuvel in Noorwegen. Het verbruik van energie is een van de meest bepalende remmende factoren en bedreigingen van de huidige informatieverwerking.

 

Share This:

Achterstand in bewerking archieven kolossaal

In 2012 verschijnt voor de tweede keer een Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk over het afgelopen jaar, ditmaal over 2011. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties biedt de Tweede Kamer met de jaarrapportage een samenhangend beeld van de bedrijfsvoering van de rijk.

Onder ’bedrijfsvoering’ vallen in dit verband de volgende onderwerpen: organisatie, personeel, huisvesting, ICT, facilitair, inkoop en informatiehuishouding. De rapportage over 2011 bevat voor het eerst ook de onderdelen die voorheen in een afzonderlijk Sociaal Jaarverslag waren opgenomen. Naast de personele omvang en de uitgaven aan personeel en materieel, biedt de jaarrapportage ook informatie over de voortgang van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst. 

Het rapport biedt inzicht (vanuit het oogpunt van het ministerie) van datgene dat binnen het Rijk speelt, waarbij we ons hier vooral concentreren op archiefachterstanden.

Continue reading

Share This:

Bedrijfsleven laks met opslag gevoelige data

Het verzamelen van privacygevoelige data is veel bedrijven niet vreemd. Het beoordelen en beveiligen van deze data laat veel te wensen over. Dit oordeelt adviesorganisatie Protiviti op basis van een onderzoek onder IT-bestuurders van multinationals. 

Protiviti vroeg meer dan honderd CIO’s en professionals van multinationals naar hun databeleid. Meer dan 70 procent van deze bedrijven heeft een omzet van meer dan één miljard dollar. Een kwart van de CIO’s bij de onderzochte bedrijven kan niet het verschil duiden tussen privacygevoelige en overige data. Marcel Koers, senior manager bij Protiviti en specialist op het gebied van IT-bveiliging en privacyvraagstukken, stelt dat de resultaten in Nederland vergelijkbaar zijn met de rest van de wereld.

Continue reading

Share This:

NEN 2082: bespiegelingen over een norm

In het maartnummer van OD heb ik een artikeltje gepubliceerd over NEN 2082, met enige bespiegelingen over de norm en de toekomst ervan. Zoals de meeste bezoekers van deze site weten, ben ik al jaren actief als auditor van organisaties en software, vooral normen als NEN-ISO 15489 en NEN 2082. NEN 2082 is in 2008 vastgesteld en is sindsdien niet aangepast, terwijl de wereld om ons heen niet heeft stil gestaan. Daarbij was deze norm innovatief in die zin dat het een norm was waarin archiveringsfunctionaliteiten van organisaties zoals gerealiseerd in software werden gedefinieerd. Die innovatie is niet opgemerkt en de norm werd (en wordt) vooral gebruikt als een softwarenorm. Mijn conclusies in het artikel:

‘NEN 2082 wordt nogal eenzijdig gebruikt: als een norm waaraan een software op­lossing (en uitsluitend: een records management en/of documentair sys­teem) moet voldoen om een aanbesteding te kunnen doorstaan. Een getoetste software oplossing inzetten in een zelf niet toetsbare organisatie is geen recept voor succes. De terechte nadruk die in nieuwere regelgeving en inspectiekaders gelegd wordt op kwaliteitssystemen vraagt om toetsbare organisaties. NEN 15489 biedt daarvoor de kaders. NEN 2082 (als rechtstreeks aansluitend bij NEN 15489) mag daarom best een ander, duidelijker imago krijgen als pure softwarenorm. Dat vraagt (beperkte) herziening van de norm’.

Continue reading

Share This:

Einde van persoonlijke mailarchieven

Microsoft laat systeembeheerders lokale Outlook-gegevens opsporen en importeren op de Exchange-server. De tool moet PST-bestanden de nek omdraaien, want die zijn beheerders een doorn in het oog.

Microsoft zegt dat systeembeheerders zelf vragen om een einde te maken aan lokale PST-opslag. PST-bestanden (Personal Storage Table) worden gebruikt om emailarchieven lokaal te bewaren. Vanwege opslaglimieten op de Exchange-server kiezen gebruikers er vaak voor om hun email lokaal op te slaan. Voor beheerders is dat lastig, omdat lokaal bewaarde mails niet meegaan in de backup van de Exchange-server.

Continue reading

Share This:

Lectoraat Digital Archiving & Compliance

De Hogeschool van Amsterdam heeft mij (Geert-Jan van Bussel) met ingang van 1 januari 2012 aangesteld als Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance. In dit bijzonder lectoraat zal ik mijn ideeën uit mijn promotieonderzoek ‘Op zoek naar de herinnering’ proberen vorm te geven. Een uitgebreidere beschrijving van wat ik onder ‘Digital Archiving’ versta is hier opgenomen. Binnen het Lectoraat wordt de nadruk gelegd op de onderlinge samenhang en nauwe verwevenheid van archivering en compliance.

Het themagebied van het Lectoraat is zeer relevant gezien de voortgaande digitalisering van de maatschappij en de effecten die dat heeft op organisaties en de mensen die deze organisaties vormen. Deze digitalisering heeft al vanaf het begin gevolgen gehad voor de bewijsplicht van organisaties en voor de rechtmatigheid van handelen van zowel individuen als organisaties.

Continue reading

Share This:

Oudste kaart van Nederland uit 1557 ?

In Breda is een landkaart ontdekt uit 1557. Volgens kenners is het zelfs de oudste kaart van Zuid-Nederland. Er staan negen Brabantse plaatsen op vermeld: Bergen op Zoom, Oudenbosch, Breda, Woudrichem, Heusden, Den Bosch, Helmond, Grave en Eindhoven. Bij iedere plaatsnaam is een klein tekeningetje gemaakt van een kerk of kasteel. Bij Den Bosch is ook een stadsmuur getekend. Waarschijnlijk was dat om de belangrijkheid van de stad aan te geven. Verder valt op dat de rivier De Dommel is ingetekend. De topografische kaart is een houtsnede die gedrukt is in 1557. Hij is verkocht aan de Koninklijke Bibliotheek in Brussel, die hem wil gaan tentoonstellen. 

Continue reading

Share This:

Duurzaamheid gewaarborgd ?

De harde schijf van IOSafe overleeft meerdere stroomstoten van 1 miljoen volt. Na de elektrocutie is de data nog steeds leesbaar. De schijf die wordt gebruikt tijdens de demonstratie tijdens de Consumer Electronics Show (CES) in Las Vegas bevat SSD’s uit de 500 serie in RAID 1. Die komt in het tweede kwartaal op de markt en gaat 2000 dollar kosten. Er komt ook een goedkopere variant met een harde schijf van 500 gigabyte voor 500 dollar.

IOSafe koppelt zijn schijven aan een online backupdienst en levert ook een recovery-service, voor het geval dat de data toch beschadigd is. Volgens de fabrikant gaat het in 99,9904 procent van de gevallen goed.

Continue reading

Share This:

Digging into data

Drie projecten waarin Nederlandse onderzoekers participeren, ontvangen subsidie uit de ‘Digging into Data Challenge’. De Challenge stond open voor transatlantische, innovatieve samenwerkingsverbanden uit de informatica, geesteswetenschappen en cultureel erfgoed, die zich richten op grootschalige data-analyse.

De algemene vraagstelling van de Digging into Data Challenge was geconcentreerd rond grote databestanden in de sociale wetenschappen. Immers: steeds meer data – denk aan onderzoeksgegevens, economische data, maar ook kranten en audiovisueel materiaal – uit de geesteswetenschappen en het cultureel erfgoed worden gedigitaliseerd. Hoe maak je die databestanden efficiënt toegankelijk ? Hoe voer je een goede kwantitatieve analyse uit ? Welke vragen stel je aan het materiaal en tot welke nieuwe inzichten leiden die ?


Continue reading

Share This:

KB en NA samen: eindelijk KNAB ?

De Koninklijke Bibliotheek, nationale bibliotheek van Nederland, en het Nationaal Archief zullen samengevoegd worden tot één organisatie. Dat heeft het kabinet op 23 december besloten op voorstel van staatssecretaris Zijlstra (OCW). De samenvoeging is een logisch vervolg op de verregaande samenwerking tussen beide instellingen, en is in lijn met het streven van het kabinet naar een compacte rijksoverheid. 1 juli 2013 is de geplande invoerdatum van de nieuwe organisatie.

Het NA en de KB werken al op verschillende fronten samen. Zo voeren ze gezamenlijk Metamorfoze uit, het digitaliseringsprogramma tot behoud van het papieren erfgoed, en werken ze al jaren samen in conserveringsonderzoek. In 2005 opende prins Willem-Alexander de tentoonstellingsruimte De Verdieping van Nederland waarin beide instellingen al diverse spraakmakende exposities van hun schatten hebben getoond.

Continue reading

Share This:

Markt voor ‘storage’ en ‘archiving’ explodeert

De opslagmarkt lijkt een topjaar te beleven. Volgens marktonderzoeker IDC beleeft de zakelijke markt voor opslagsoftware het beste jaar in bijna tien jaar. In het derde kwartaal was deze markt goed voor 3,5 miljard dollar, een stijging van 9,7 procent. De kwartaalomzet van 3,5 miljard dollar is de op een na hoogste omzet uit de verkoop van opslagsoftware in de afgelopen negen jaar. Alleen in het eerste kwartaal van dit jaar werd een hogere kwartaalomzet gerealiseerd, zo blijkt uit metingen van marktvorser IDC.

Voor zijn zogenoemde Worldwide Storage Software QView kijkt IDC naar de gerealiseerde omzetten van grote bedrijven als EMC, Symantec en IBM. De onderzoekers maken hierbij onderscheid tussen zeven verschillende markten, zoals die voor backupsoftware, voor beheersoftware en voor beveiliging. In zes van deze markten constateert IDC dat er in het afgelopen jaar sprake is geweest van groei; in vier van die markten zelfs een groei van meer dan 10 procent.

Continue reading

Share This:

Computer is oud geheimschrift te machtig….

Het is bijna zes decennia geleden dat Warren Weaver, een pionier im automatische vertalingen, suggereerde om technieken voor het breken van geheime codes toe te passen bij de ontcijfering en interpretatie van vreemde talen. In een vaak geciteerde brief uit 1947 aan de wiskundige Norbert Wiener schreef hij: ‘One naturally wonders if the problem of translation could conceivably be treated as a problem in cryptography. When I look at an article in Russian, I say: ‘This is really written in English, but it has been coded in some strange symbols. I will now proceed to decode’’.

Dit inzicht leidde tot het ontstaan van statistisch onderbouwde taalprogramma’s zoals Google Translate en, niet zo vreemd, tot de ontwikkeling van nieuwe tools voor het kraken van geheimcodes, teruggaande tot in de middeleeuwen.

Een team van Zweedse en Amerikaanse linguisten heeft nu deze statistisch-gebaseerde vertaaltechnieken toegepast op een van de moeilijkst te ontcijferen codes: de Copiale Cipher, een handgeschreven manuscript van 105 pagina’s en 75.000 tekens, dat dateert (waarschijnlijk) uit het eind van de 18de eeuw. Ze hebben hun werk gepresenteerd op een congres van de Association for Computational Linguistics in Portland.

Het mooi gebonden manuscript telt 75.000 tekens in een fantastische mix van mysterieuze symbolen en gewone letters. De naam komt van een van de niet gecodeerde inscripties in het manuscript. Het werd gevonden in een academisch archief in het oude Oost-Duitsland.

Continue reading

Share This:

GovCert: staatsgeheimen niet beheerd zoals Archiefwet wil

Beveiligingsorgaan GovCert van de Nederlandse overheid gaat lichtvaardig om met staatsgeheimen en de staatsveiligheid. Het heeft namelijk de eigen administratie van cyberincidenten niet op orde, zo bleek recentelijk. Overheidsorganisaties hebben de plicht, vastgelegd in de Archiefwet, om hun administratie en documenten in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te hebben en te houden. Dat geldt des te meer voor documenten over cyberaanvalllen, die als staatsgeheim zijn geclassificeerd. Dat zijn geen theoretische gevallen: er zijn de afgelopen jaren meerdere staatsbedreigende cyberaanvallen geweest.

De incomplete lijst met incidenten van Govcert heeft al politieke onrust veroorzaakt en is nu aanleiding voor een formeel verzoek tot onderzoek en handhaving. Onderzoeksjournalist Brenno de Winter heeft een verzoek hiertoe woensdag ingediend bij de Erfgoedinspectie. ‘Er is gerede twijfel over de betrouwbaarheid van verslaggeving van security-incidenten bij Govcert, doordat de administratie incompleet blijkt te zijn. Terwijl dat een van de kerntaken van deze organisatie is. Dit is des te zorgelijker omdat het ook gaat om staatsgeheimen. Dat is te bizar voor woorden’, aldus De Winter.

Continue reading

Share This:

Kwaliteit digitale archivering onder druk

De Utrechtse archiefinspectie maakt zich zorgen over de toekomstige kwaliteit van de Utrechtse archieven. Overheden gaan steeds meer over van een papieren naar een digitale informatiehuishouding, maar passen hun wijze en organisatie van archivering daar niet (voldoende) op aan. Positief is de inspectie over de uitbreiding van de archiefbewaarplaatsen. Dat blijkt uit het gezamenlijk jaarverslag over 2009-2010 van de provinciale archiefinspecties van Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland.

Het risico op verlies van bedrijfskritische informatie is groot, omdat de organisatie, formatie en het opleidingsniveau van de archiefmedewerkers bij veel overheidsorganisaties nog niet aangepast is op de digitalisering. Vanwege het volgend jaar in werking tredend nieuwe interbestuurlijk toezicht, waarbij de provincie meer op afstand komt te staan, is het van belang dat de organisaties op korte termijn orde op zaken stellen. Het benoemen van een gemeentearchivaris en het uitvoeren van het horizontale gemeentelijke archieftoezicht door een gemeentelijk archiefinspecteur is daarbij essentieel.

Continue reading

Share This:

The digital dark age

Een intrigerende en interessante film over een toekomst waarin mensen de gegevens, literatuur, kunst, foto’s en archieven van voorgaande generaties niet meer kunnen benaderen. Dat zwartgallige beeld van een toekomst kan aan onze horizon te ontwaren zijn. Zie hoe fragiele, snel verouderende systemen voor de opslag van data tot een Dark Age kunnen leiden. Een fantastische intro in digitale duurzaamheid !

 

Share This:

Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur dient ontslag in

10 december 2010

Vandaag hebben de leden van de Bijzondere Commissie Archieven (BCA) van de Raad voor Cultuur met onmiddellijke ingang hun ontslag aangeboden. De leden menen dat zij niet meer onafhankelijk en integer kunnen optreden als gevolg van een verschil van inzicht met de Algemeen Secretaris van de Raad over de uit te brengen adviezen. De BCA is de commissie die voor de Raad voor Cultuur advies uitbrengt over de selectielijsten die archiefvormers bij de overheid verplicht zijn te maken. Met behulp van deze lijsten zijn overheidsorganen in staat te bepalen welke informatie als cultureel erfgoed blijvend zal worden bewaard en welke na verloop van tijd mag worden vernietigd. De BCA let bij de beoordeling van selectielijsten op de het historisch belang in algemene zin, de belangen van de recht- en bewijszoekende burger en het belang voor de bedrijfsvoering bij de betreffende overheidsorganisatie. Deze adviesfunctie is vastgelegd in de Archiefwet. Daarnaast geeft de BCA gevraagd en ongevraagd (pre-)advies over algemene kwesties met betrekking tot archiefwaardering en –selectie.

Continue reading

Share This: