Achterstand in bewerking archieven kolossaal

In 2012 verschijnt voor de tweede keer een Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk over het afgelopen jaar, ditmaal over 2011. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties biedt de Tweede Kamer met de jaarrapportage een samenhangend beeld van de bedrijfsvoering van de rijk.

Onder ’bedrijfsvoering’ vallen in dit verband de volgende onderwerpen: organisatie, personeel, huisvesting, ICT, facilitair, inkoop en informatiehuishouding. De rapportage over 2011 bevat voor het eerst ook de onderdelen die voorheen in een afzonderlijk Sociaal Jaarverslag waren opgenomen. Naast de personele omvang en de uitgaven aan personeel en materieel, biedt de jaarrapportage ook informatie over de voortgang van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst. 

Het rapport biedt inzicht (vanuit het oogpunt van het ministerie) van datgene dat binnen het Rijk speelt, waarbij we ons hier vooral concentreren op archiefachterstanden.

Het rapport gaat in op de rapportages aangaande grote en risicovolle ICT-projecten, Gateway Review, de digitale werkomgeving van de rijksdienst, de Rijkspas, de Archiefachterstanden en personeel en kwaliteit. Interessant hier zijn vooral de manier waarop de overheid probeert grote en complexe projecten te managen en, zoals hierboven gezegd, de achterstanden in de archiefbewerking, die overigens al jarenlang aan de orde van de dag zijn en waarvoor de overheid ook jaren lang de kop in het zand gestoken heeft. Totdat de Algemene Rekenkamer aan de bel trok, en zelfs dat hielp niet echt….

Eind 2011 werden 49 grote en risicovolle ICT-projecten uitgevoerd bij het Rijk. De totale meerjarige kosten van deze ICT-projecten bedragen € 2.409 miljoen (klint dat vriendelijker dan 2,5 miljard ?) Deze rapportage omvat twaalf nieuwe projecten ten opzichte van de rapportage over 2010. De meerjarige kostenschattingen van de 26 projecten die al in 2010 liepen en die ook in 2012 doorlopen namen eind 2011 netto toe met 1,7% ten opzichte van de vorige jaarrapportage. De Tweede Kamer is ingelicht over de grootste toenames die aan deze stijging ten grondslag liggen. Ter vergelijking met de vorige jaarrapportage: de meerjarige kostenschattingen van de 23 projecten die al in 2009 liepen en die in 2011 doorliepen namen eind 2010 toe met 11,4%.

Net als voorgaande jaren hebben de ministeries per project de meerjarige kosten en doorlooptijd vermeld. Ook geven zij aan of de projectplannen volgens de afspraken zijn opgesteld en of er externe kwaliteitstoetsen zijn uitgevoerd. Deze afspraken gaan over de inhoud van de projectplannen (zoals doelstelling, besturing, businesscases, planning, beheersing en informatievoorziening) en over de aanpak van externe kwaliteitstoetsen (zoals Gateway Reviews, ICT-haalbaarheidstoetsen, externe en interne audits).

De rapporterende ministeries en publiekrechtelijke zbo’s hebben hun rapportage voorzien van een nota van bevindingen van de eigen audit- of accountantsdienst over het totstandkomingsproces. Het beoordeelde proces heeft vooral betrekking op de volledige en juiste identificatie, registratie en selectie van de beoogde projecten en de tijdige oplevering (en publicatie) van de gevraagde gegevens daarover. Uit de nota’s van bevindingen blijkt dat dit proces steeds professioneler wordt uitgevoerd. De aanbevelingen gaan onder andere in op een verdere professionalisering van het projectportfoliomangement, de documentatie van het proces en een beter beheersbare aansluiting op de financiële administraties.

Drie jaar geleden werd vastgesteld dat er in de afgelopen dertig jaar een achterstand is opgelopen in het archief van omgerekend maar liefst 800 kilometer. Daarvan zou 300 kilometer intensief moeten worden bewerkt om onder meer de leesbaarheid op peil te brengen. In 2010 werd daarvoor de nieuwe archiefdienst voor de Rijksoverheid in het leven geroepen, Doc-Direkt.

Doc-Direkt kreeg de opdracht binnen tien jaar alle papieren archieven van de verschillende ministeries te verwerken en die te digitaliseren. Voor die opdracht mocht de organisatie 190 nieuwe mensen aantrekken. Dat werd later teruggebracht naar 160. Vorig jaar is begonnen met de verwerking van de achterstand en binnen een jaar is 8,2 kilometer verwerkt. Het streven is 30 kilometer per jaar.

‘Doc-Direkt heeft een langere aanloopfase nodig gehad om tot volledige productie te komen, onder meer omdat het aanbod vanuit de ministeries achterbleef, de archieven intensievere bewerking vergden en er nog onafgeronde projecten lagen van de voorlopers van Doc-Direkt’, schrijft minister Spies van Binnenlandse Zaken in haar rapportage bedrijfsvoering Rijk 2011. Er wordt nu gekeken of de oorspronkelijke schatting van de achterstand van 800 kilometer nog klopt en of er meer mensen moeten worden aangenomen. Het lijkt niet verwonderlijk dat dat laatste moet gebeuren. Uiteraard zal het meeste werk in die 300 km intensief te bewerken archieven zitten. Er is in 2011 nog niet eenderde van het begrootte aantal kilometers weggewerkt. Dat wordt aan de aanloopfase geweten. Volgens jaar zullen we zien of dat ook werkelijk klopt…. Ik heb het donkerbruine vermoeden dat die 30 kilometer per jaar niet worden gehaald zonder extra investeringen.

Overigens: Die achterstand geldt voor alle bestanden tot aan 2005. En wat voor alle achterstanden na 2005, die deels analoog, deels digitaal, en grotendeels hybride zullen zijn ? Die zijn niet meegenomen. Dat betekent dat als de huidige klus geklaard is, de volgende alweer staat te wachten. Zal ik hierbij dan nu de opmerking maken dat alle selectie- en waarderingsmethodieken die nu worden toegepast volledig zullen falen als er digitale en hybride bestanden worden overgedragen in de Terabyte-range ?

 

 

Share This:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *