Lectoraat Digital Archiving & Compliance

De Hogeschool van Amsterdam heeft mij (Geert-Jan van Bussel) met ingang van 1 januari 2012 aangesteld als Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance. In dit bijzonder lectoraat zal ik mijn ideeën uit mijn promotieonderzoek ‘Op zoek naar de herinnering’ proberen vorm te geven. Een uitgebreidere beschrijving van wat ik onder ‘Digital Archiving’ versta is hier opgenomen. Binnen het Lectoraat wordt de nadruk gelegd op de onderlinge samenhang en nauwe verwevenheid van archivering en compliance.

Het themagebied van het Lectoraat is zeer relevant gezien de voortgaande digitalisering van de maatschappij en de effecten die dat heeft op organisaties en de mensen die deze organisaties vormen. Deze digitalisering heeft al vanaf het begin gevolgen gehad voor de bewijsplicht van organisaties en voor de rechtmatigheid van handelen van zowel individuen als organisaties.

Het ‘compliance’-denken, dat vanaf het begin van de jaren ’90 opgeld deed in de bancaire en financiële sector, werd pas werkelijk omhelsd na de Enron-affaire en de Sarbanes-Oxley Act. Toen ook kwam het echt op de management-agenda te staan buiten de bancaire en financiële sector. Maar compliance werd vooral uitgelegd als het voldoen aan relevante wetten en regels en de daarop afgestemde inrichting van processystemen.

Te weinig aandacht werd besteed aan het feit dat het niet alleen gaat om het voldoen aan wetten en regels, maar dat dat ook aantoonbaar moet zijn zolang dat direct of indirect door wet- en regelgeving wordt vereist. Dat feit was voor mij aanleiding om het organisatorische belang van (digitale) archivering voortdurend te benadrukken. Zonder archivering namelijk is het bijna ondoenlijk aan te tonen dat voldaan is aan wetten en regels en is het ook niet mogelijk om het verleden te reconstrueren om te bepalen hoe er in specifieke gevallen is gehandeld.

Archivering en compliance zijn dan ook onlosmakelijk verbonden. Compliance-eisen als identiteit, integriteit, authenticiteit, autorisatie en onweerlegbaarheid worden in archivering gewaarborgd met juridische, organisatorische en technische maatregelen.

Er zijn een aantal organisatorische mechanismen die het mogelijk maken het verleden te reconstrueren om zodoende het tot stand komen van beleid, besluiten, producten, acties en transacties te kunnen onderzoeken. Die mechanismen zijn Enterprise Records Management, Organizational Memory en Records Auditing. Deze drie mechanismen realiseren de ‘records value chain’, de waardeke­ten die alle acti­vitei­ten behelst, die wor­den ver­richt aan of met archiefdocumenten en de daaraan gekoppelde metadata: cre­a­tie of ont­vangst, vastlegging, opslag, be­wer­king, dis­tributie, orde­ning, publicatie, ge­bruik, waar­de­ring, selectie, ver­nie­tiging of bewa­ring, be­veili­ging, toetsing en be­houd. De keten zorgt ervoor dat de kwaliteitskenmerken van archiefdocumenten ingevuld kunnen worden, waardoor het een reconstructie van het verleden mogelijk maakt en waardoor archiefdocumenten vertrouwd kunnen worden als betrouwbare bronnen van informatie.

Het zijn deze drie mechanismen die de kern vormen van ‘Digital Archiving’. Enterprise records managementgarandeert de uitvoering van de ‘records value chain’ en zorgt ervoor dat archiefdocumenten en de daaraan gekoppelde metadata de kwaliteitseisen van integriteit, authenticiteit, controleerbaarheid en historiciteit vertonen zodat ze betrouwbaar kunnen worden gebruikt in bedrijfsprocessen van organisaties als bronnen van ‘trusted information’. Organizational memory zorgt ervoor dat archiefdocumenten en metadata worden behouden. Het zorgt voor een ICT infrastructuur die het mogelijk maakt archiefdocumenten oneindig te bewaren en toegankelijk te houden. Records Auditing toetst de beide andere mechanismen periodiek om te bepalen of het mogeljk is organisatorische handelingen uit het verleden te reconstrueren. Deze drie mechanismen maken het realiseren van de ‘records value chain’ mogelijk en zorgen ervoor dat alle ‘digital assets’ van een organisatie betrouwbaar, integer, controleerbaar en historisch zijn.

Share This:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *