Bedrijven verliezen steeds vaker gevoelige bedrijfsinformatie door het werken met mobiele apparatuur, zoals laptops, usb-sticks en telefoons. Slordigheid, diefstal en beschadigde apparatuur zijn de belangrijkste oorzaken voor het dataverlies, meldt het bedrijf Stellar Data Recovery. Daarnaast blijkt dat ook de archiveringsfunctionaliteiten binnen de meeste bedrijven niet aan de normen voldoen.
Door ‘het nieuwe werken’ wordt er steeds vaker gebruik gemaakt van mobiele apparatuur. Werknemers mogen steeds vaker kiezen waar en wanneer ze werken en gaan ook steeds vaker buiten kantoor aan de slag. Volgens Kees Jan Meerman van Stellar Data Recovery zijn beveiligingsbeleid en de back-up van data op de netwerkserver van het bedrijf vaak goed geregeld. Er wordt doorgaans dagelijks een back-up gemaakt. ‘We zien alleen dat medewerkers grote hoeveelheden bedrijfsdata op laptops, USB-sticks en zelfs in hun mobiele telefoons opslaan. Die vallen buiten het zicht van de IT-manager en de gemiddelde medewerker maakt niet elke dag of week een back-up. Die denkt daar gewoonweg niet aan’ constateert Meerman.
Stellar raadt IT-managers dan ook aan om bijvoorbeeld een wekelijkse herinnering naar de medewerkers te sturen, zodat ze bestanden op het netwerk opslaan en niet enkel op het mobiele apparaat. ‘Bij verlies of diefstal van de mobiele apparatuur kan er niets meer gedaan worden om de data terug te halen, behalve dan afwachten of iemand het apparaat vindt en terugbrengt’, zegt Meerman. ‘Dan pas komen bedrijven erachter hoe groot de bedrijfsschade is en kunnen ze zichzelf wel voor het hoofd slaan. Een back-up maken is een heel simpel iets. Dat kost even tijd, al is het niets vergeleken met de tijd die iemand kwijt is aan het overdoen van werkzaamheden’.
Een ander verhaal is het wanneer het apparaat of de software erop beschadigt is geraakt en medewerkers niet meer bij de bestanden kunnen. Organisaties zullen dan gespecialiseerde software moeten aanschaffen of datarecovery-experts moeten inschakelen om de problemen te verhelpen.
Een flexibele manier van werken impliceert ook een flexibele manier van archivering en opslag. In principe zou alle gebruikte mobiele apparatuur, zo gauw die binnen het bereik van het bedrijfsnetwerk is, automatisch een verbinding daarmee moeten maken en alle files die ‘onbekend’ zijn naar het netwerk toe moeten ‘trekken’. Dat betekent echter nogal wat. Het is makkelijker als medewerkers zelf die bestanden in hun netwerkomgeving brengen, maar de discipline daartoe is meestal volstrekt ontoereikend.
