3 mei 2010

Op 27 april is de ‘Handreiking open documentstandaarden voor de overheid’ verschenen, een publicatie met als doel om organisaties, en hun bestuurders, te helpen om te snappen hoe open standaarden voor documenten (ODF, PDF/A-1 en PDF1.7) kunnen worden gebruikt. ‘Zodat hun informatie zo kan worden georganiseerd en aangeboden dat verschillende ontvangers er probleemloos mee kunnen werken. Nu en in de toekomst’, zo laat Bert Bakker in het voorwoord optekenen. Bakker is voorzitter van de OpenDoc Society, een van de partijen die heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de uitgave. Naast OpenDoc Society is meegewerkt aan de handreiking door de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, e-Overheid voor Burgers (Webrichtlijnen), de gemeenten Ede, Woerden, Gouda en Assen, KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten), Vereniging van Nederlandse Gemeenten, OpenDoc Society, Digitaal Erfgoed Nederland, SABIC, Adobe, DO Consultancy en het ministerie van Justitie. De uitgave, een coproductie van het programmabureau NOiV en het Forum Standaardisatie, richt zich met name op coördinatoren, hoofden I&A en IT-architecten van overheden die op zoek zijn naar een eerste introductie op dit onderwerp. Volgens de makers van de publicatie zijn zij in eerste instantie verantwoordelijk voor een goede invoering en borging van standaarden op het gebied van gegevensopslag in hun organisatie.

De Handreiking legt uit wanneer welke standaard kan worden gebruikt, en bespreekt strategieën om software te migreren. Het College Standaardisatie heeft in november 2009 de documentstandaard PDF 1.7 op de lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit' gezet. PDF 1.7 is de derde standaard op deze lijst, naast ODF en PDF/A-1. Het 'pas toe of leg uit'-principe houdt in dat overheidsorganisaties bij aanschaf van een IT-dienst of -product, kiezen voor een van de open standaarden op de 'pas toe of leg uit'-lijst. Als dat tot onoverkomelijke problemen leidt, mag de organisatie ervoor kiezen om deze standaard niet te gebruiken. Daar staat echter tegenover dat in het jaarverslag verantwoord moet worden waarom deze keuze is gemaakt (uitleggen). Dit principe is van toepassing op alle (semi-)overheidsorganisaties. Naast de rijksdiensten, ZBO's, provincies en gemeentes vallen hier ook instellingen in de sectoren onderwijs, zorg en sociale zekerheid onder. Forum Standaardisatie hanteert twee verschillende lijsten: de gangbare open standaarden en de lijst met open standaarden voor 'pas toe of leg uit'. De handreiking helpt bestuurders en organisaties om hun informatie zo te organiseren en aan te bieden dat verschillende ontvangers er probleemloos mee kunnen werken. Het boekje gaat ook in op concrete vragen, en op hoe open standaarden toe te passen op de meest geëigende en kostenefficiënte manier. Met behulp van open standaarden kunnen we onze informatie op een duurzame en goed toegankelijke manier opslaan en delen. Open standaarden zijn neutraal en toekomstvast. Ze helpen overheden om te voldoen aan de wettelijke eisen op het gebied van bijvoorbeeld toegankelijkheid en duurzame archivering.