E-mail grootste lek binnen bedrijven

17 december 2005

Zes procent van de werknemers geeft toe dat zij wel eens vertrouwelijke informatie vanuit het bedrijf naar iemand hebben gemaild die daartoe geen toegang zou mogen hebben. Dat blijkt uit een onderzoek (Corporate e-mail user habits) uitgevoerd door de Radicati Group in samenwerking met Mirapoint. ‘While 6 percent may seem like a small number, in a 10,000-user organization, it translates to 600 employees leaking intellectual property’, zo stelt Sara Radicati, oprichtster en directeur van Radicati. ‘It only takes one e-mail to leak critical trade secrets that can cripple an organization’s business strategy. Companies should take a hard look at educating their workforce on its official email policy, and put in place outbound filtering and monitoring technology that can block confidential or sensitive emails before they leave the corporate network, as well as report violations’. Andere resultaten van het onderzoek wijzen op een andere zeer verontrustende trend: de meerderheid van de werknemers omzeilen de e-mailcontroles van hun bedrijf door voor zakelijke e-mail gebruik te maken van prive e-mail-accounts. 25 % van de respondenten gaf toe zeer regelmatig zakelijke e-mailberichten door te sturen naar hun prive mailbus. Dit kan het bedrijf aanzienlijke compliance-problemen opleveren, aangezien er dus mail is die buiten haar controle kan worden bewaard en waarvan het gebruik dus niet te controleren is.



‘Employees by and large are trying to succeed in their roles by meeting expectations and deadlines. To stay productive during an email outage, an employee might use a personal email account to continue to conduct urgent business’, zei Bethany Mayer, marketing manager bij Mirapoint. ‘On the other hand, there are a few less than innocent reasons that an employee might use their personal email account, which can be harmful to the organization. To avoid such abuses, organizations should have strict email usage policies and employ technology solutions to curtail activities that put the company at risk’. Slechts 22 % van de ondervraagden bevestigde de aanwezigheid van content filters voor e-mail, 42 % antwoordde hierop negatief en 36 % wist niet of filters werden gebruikt. Uit het onderzoek bleek dat slechts 50 % van de bedrijven vastgelegd en gecommuniceerd beleid hebben voor het gebruik van e-mail.
‘This data points to companies that either haven’t set policies or haven’t done a good job educating its users on existing email policies’, opnieuw volgens Mayer. ‘Both are important to mitigating business and legal risks that can arise with email usage – a combination of education and technology are critical to the success of any email security and compliance program’. Een ander risico dat uit het onderzoek naar voren komt is ‘offencive mail’. 70 % van de respondenten stelt wel eens dergelijke mail in de postbussen aan te treffen en 42 % heeft dergelijke mail ontvangen van collega’s en van zakelijke partners. Afgezien van het feit dat dergelijke mails zeer onprofessioneel zijn, geeft het ook juridische risico’s. Het onderzoek is uitgevoerd onder meer dan 350 zakelijke e-mailgebruikers. Dit onderzoek volgde op een onderzoek uitgevoerd naar spam door beide partijen, waarvan de resultaten hier te vinden zijn.

Share This:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *