Vakblindheid
Wat mij in de afgelopen jaren zo vaak is opgevallen is hoe breed ons vakgebied is. Informatiebeheer en informatieverwerking zijn domeinoverstijgend. Informatievoorziening is binnen organisaties onontkoombaar. Iedere medewerker heeft er mee te maken, is het niet om oude dossiers op te sporen dan toch wel om een ingewikkelde zoekactie via Internet uit te voeren of een documentenbase te bouwen. Informatici, bedrijfs- en bestuurskundigen, archivarissen, documentair informatieverzorgers, informatie-architecten: allen houden zich bezig met de organisatie van de informatievoorziening. En geen enkele organisatie heeft geen archief, geen databeheer, geen informatiestromen, geen informatie-architectuur.

Bedrijven als Shell, Unilever, ABN-AMRO en Heijmans investeren kapitalen in informatietechnologie voor de bewerking en het beheer van gegevens en documenten. Elk bedrijf heeft een archief en een bibliotheek, al wordt het vaak niet zo genoemd. Vaak is het een kenniscentrum, maar dat komt in principe op hetzelfde neer. Overal zijn informatiebeheerders en informatieverwerkers actief. Niet alleen in traditionele beroepen als archivaris en bibliothecaris, maar ook als databasemanager, webmaster, document manager, information auditor, kennismanager e.d.

Allemaal worden deze beroepen geconfronteerd met data, documenten en anderssoortige informatie, gerelateerd aan bedrijfsprocessen. Overal zijn deze beroepsbeoefenaars bezig met het organiseren van die data, documenten en informatie. Vaak weten ze van elkaar niet eens af welke data, documenten en informatie ze organiseren. Vaak ontwikkelen ze eigen beleid voor hun eigen data, documenten en informatie, beleid dat hemelsbreed kan verschillen met dat van de andere informatiebeheerders in hun organisatie. Vaak werken ze elkaar bewust en onbewust tegen in het verkrijgen van budgetten of het in stand houden van hun ‘afdelingen’. Want dat is vaak het bepalende: de plaats in de organisatie waar informatiebeheerders en –verwerkers werken. De DIV- en Archiefafdeling is saai, stoffig en niet ter zake doende…. De IT-afdeling is eenzijdig gericht op data, weet niets van de inhoudelijke ordening, kijkt niet verder dan zijn eigen belang en gooit alles weg als de opslagcapaciteit bereikt is…. De webmaster weet helemaal nergens vanaf en doet maar wat….

Zo kan ik nog wel even doorgaan. Terwijl ze toch allemaal met data, documenten en informatie bezig zijn, die nog steeds uit diezelfde bedrijfsprocessen voorkomt. Het is hetzelfde vakgebied, eigenlijk. Toegegeven: het is niet helemaal hetzelfde als het gaat om de media en de middelen die gebruikt worden, maar wel als het om de organisatie van de data, documenten en informatie gaat.

Ik merk vaak hoe verschrikkelijk ‘blind’ we binnen onze eigen domeinen geworden zijn. Zelfs binnen de verschillende beroepen is die vakblindheid te bespeuren. Ik merk bijvoorbeeld regelmatig op dat archivarissen binnen overheidsinstellingen met een zeker dedain neerzien op bedrijfsarchivarissen, die vaak veel grotere archieven beheren, veel meer te maken hebben met digitale archieven en daarover vaak ook veel meer kennis in huis hebben. En waarom ? Omdat het bedreigend is ? Omdat het veilig is om je terug te trekken op het bekende ? Omgekeerd geld overigens vaak ook hetzelfde. We zouden pas werkelijk aan kennismanagement doen als we de muren rond die hokjes eens zouden slechten. We kunnen heel veel van elkaar leren. Vakblindheid is op lange termijn funest, voor ieder…..

Juni 2005